Įsipareigojimas, kuris egzistuoja tik protokolo pdf faile, daugumai jūsų organizacijos žmonių neegzistuoja. Vadovas, kuris jį davė, galbūt jį pamiršo, kolega, kuris turi jį įgyvendinti, jo niekada nematė, o suinteresuotoji šalis, kuri jį išgirdo, laukia. Tuo momentu, kai kas nors iš išorės apie tai paklausia, dažnai paaiškėja, kad niekas negali tvirtai pasakyti, kas buvo pažadėta, kam ir ar tai buvo įvykdyta.
Tai nėra nenoro klausimas. Tai fiksavimo klausimas. Įsipareigojimas, duotas pokalbio, diskusijos ar interviu metu, retai automatiškai patenka į sistemą, kuri stebi, kas yra atsakingas ir kada baigiasi terminas. Jis dingsta tarp kitos temos veiksmų punktų arba lieka pasakytas žodžiu ir niekada niekur nefiksuojamas.
Fiksavimas yra pirmasis žingsnis: kas ką pažadėjo, kam ir per kokį terminą. Neturint nustatyto momento, kada tai vyksta, tai priklauso nuo to, kas atsitiktinai tuo metu rašė užrašus. Kaip fiksuojate įsipareigojimą nulemia, ar tas įsipareigojimas po mėnesio bus surandamas, ar jis egzistuos tik jį davusio asmens atmintyje.
Priežiūra yra kas kita. Įsipareigojimui su terminu reikia atsakingo asmens, kuris rūpinasi eiga, ir momento, kai kas nors patikrina, ar terminas bus laikomasi. Neturint tokios priežiūros, terminas nuslenka į priekį, ir niekas to nepastebi, kol suinteresuotoji šalis pati apie tai nepaklausia. Tai kelia klausimą, kas jūsų organizacijoje prižiūri terminą, ir kas nutinka, kai tas asmuo yra atostogose ar pakeičia pareigas.
Vadovas, kuris nepadaro didelės investicijos, už tai atsiskaito strateginiu lygmeniu. Neįvykdytas mažas įsipareigojimas — nesulaukta atgalinė informacija, nesuplanuotas pokalbis, ataskaita, kuri atkeliauja ketvirčiu vėliau nei žadėta — dažnai kainuoja daugiau pasitikėjimo, nei ta didelė investicija būtų galėjusi kainuoti. Priežastis paprasta: mažas įsipareigojimas yra konkretus ir asmeniškas. Suinteresuotoji šalis, kuri jį gavo, tiksliai prisimena, kas buvo pasakyta ir kada.
Kiek kainuoja mažas įsipareigojimas, kurio neįvykdote parodo, kodėl šis modelis kartojasi: didžioji dalis reputacijos žalos tokiose situacijose kyla ne dėl nepavykusios politikos, o dėl nepastebėto aplaidumo detalių lygmenyje. Tai tiksliai priežastis, kodėl sekimo įrankis turi pridėtinę vertę. Ne tam, kad prižiūrėtų didelius sprendimus — jie vis tiek gauna dėmesio — bet kad išlaikytų matomus mažus įsipareigojimus, kurie kitaip dingtų nepastebimai.
Fiksavimas ir priežiūra sprendžia dalį problemos. Kita dalis yra atsiskaitomybė: gebėjimas įrodyti, tuo momentu, kai to paklausiama, kad įsipareigojimas buvo įvykdytas. Tam reikia formos, kuri yra ne tik suprantama vidiniu požiūriu, bet ir atlaiko kritišką pašalinio asmens žvilgsnį. Kaip atsiskaitote apie įsipareigojimus yra apie tą formą: ką ataskaita turi turėti, kad būtų patikima, ir kas ataskaitą paverčia įtartina.
Ta ataskaita nėra atskira. Ji turi sutapti su tuo, kas jau aptariama valdybos lygmeniu. Ne kiekvienas signalas priklauso valdybos stalui ir ne kiekvienas įsipareigojimas yra svarbus valdybai, tačiau skirtumas tarp to, kas turi ir kas neturi pakilti į viršų, retai kada iš anksto nustatomas. Kokie signalai priklauso valdybos stalui aprašo, kur ta riba yra, ir kodėl tos ribos nebuvimas dažnai veda prie to, kad valdyba apie problemą sužino tik tada, kai ji jau nutekėjo į išorę.
Trust Baseline atskirai prašo jūsų pačių organizacijos ir išorinės suinteresuotųjų šalių grupės pateikti savo požiūrį į esamą padėtį. Skirtumas tarp tų dviejų vaizdų yra pirmasis rezultatas — ne sprendimas, kas teisus, o atskleidimas, kur suvokimas skiriasi. Tada seka įsipareigojimų sekimo įrankis ir signalų ritmas: fiksuoti įsipareigojimai, prižiūrimi terminai ir nustatytas momentas, kada tas vaizdas kartojamas. Kaip dažnai tai turi vykti, priklauso nuo jūsų sektoriaus ir jūsų pažeidžiamumo; kaip dažnai atsiskaitote apie suinteresuotąsias šalis aprašo, nuo ko priklauso tas pasirinkimas.
Ši apklausa nieko nepasako apie tai, ką suinteresuotoji šalis iš tikrųjų mano. To niekas nežino, kol jis pats to nepasako. Ką Trust Baseline atskleidžia, yra skirtumas tarp vidinio vaizdo ir to, kas grąžinama iš išorės — ir tas skirtumas dažnai yra pirmoji vieta, kur įsipareigojimas pasimeta.
Trust Baseline, įsipareigojimų sekimo įrankis ir signalų ritmas dabar yra kuriami. Tie, kurie tuo domisi, gali užsiregistruoti laukimo sąraše; šiandien naudoti dar nėra ko, ir mes tai mieliau nuoširdžiai parašome, nei siūlome tai, ko dar nėra.
Įsipareigojimų fiksavimas ir priežiūra iš dalies susideda iš pastovių, pakartotinai atliekamų žingsnių: termino užrašymas, atsakingo asmens priskyrimas, priminimo išsiuntimas, ataskaitos sudarymas iš pastovių dalių. Kuri dalis šio darbo iš tikrųjų gali būti perimta, o kuri dalis vis tiek reikalauja žmogiško sprendimo, skiriasi kiekvienoje organizacijoje ir kiekvienoje užduotyje. FTE TO AI darbo skanavimas tai apskaičiuoja pagal užduotį ir parodo, kuri dalis darbo, susijusio su įsipareigojimų fiksavimu ir atsiskaitymu, yra tinkama tokiam perėmimui.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.