Dauguma valdybų žino, kada ateis ketvirčio rezultatai. Mažai valdybų, nepagalvojus, gali pasakyti, kada paskutinė suinteresuotųjų šalių signalų ataskaita buvo darbotvarkėje. Ne todėl, kad tema nesvarbi, o todėl, kad jos ritmas dažniausiai priklauso nuo kitų temų. Ataskaita atsiranda, kai kažkas įvyksta, arba kai kas nors jos paprašo. Nustatytas ritmas skiriasi nuo ataskaitos pagal aplinkybes.
Skirtumas atrodo administracinis. Taip nėra. Signalas, kuris tris mėnesius keliauja į valdybos stalą, turi kitokią vertę nei signalas, kuris pasiekiamas per dvi savaites. Kol valdyba jį perskaito, situacija dažnai jau pasikeičia, ir tai, kas atsiduria darbotvarkėje, tampa aprašymu to, kas jau baigėsi, o ne priežastimi imtis veiksmų.
Atsakymas į klausimą, kaip dažnai, priklauso nuo kelių dalykų, kurie skiriasi kiekvienoje organizacijoje: nuo greičio, kuriuo tema gali pasikeisti išorinėje aplinkoje, visuomeninio dėmesio lygio ir nuo to, ar jau egzistuoja nustatytas momentas, kada aptariami su suinteresuotosiomis šalimis susiję klausimai. Organizacijai, kurioje vyksta jautrus procesas dėl konkrečios bylos, reikia kitokio ritmo nei organizacijai, kuriai ši tema yra daugiau antraplanė. Nėra vieno nustatyto intervalo, tinkamo visiems, ir mes neminime konkretaus skaičiaus, nes tai priklauso nuo pačios organizacijos konteksto.
Kas tikra – ritmas, kuris visiškai priklauso nuo atsitiktinumo ar incidentų, nėra ritmas. Tai reakcija. Šis skirtumas aptariamas puslapyje apie kaip darbas su suinteresuotosiomis šalimis įgauna nuolatinę vietą darbotvarkėje, kur kalbama apie žingsnį nuo atsitiktinio dėmesio prie pasikartojančio punkto.
Nustatytas momentas darbotvarkėje nieko neišsprendžia, jei nėra aišku, kas tuomet turi būti aptariama. Ataskaitų teikimas nėra tikslas; tikslas yra, kad tinkami dalykai laiku būtų žinomi tiems, kurie turi su jais veikti. Tai kelia du papildomus klausimus. Pirmasis – kas iš tikrųjų turėtų būti tokioje ataskaitoje, ir šis klausimas plačiau aptariamas puslapyje apie ką turėtų apimti signalų ataskaita. Antrasis – kas nusprendžia, ar kažkas nusipelno valdybos dėmesio, o tai yra kitas klausimas nei tas, kaip dažnai teikiamos ataskaitos. Šis nuosavybės klausimas aptariamas puslapyje apie kokie signalai turi patekti į valdybos stalą ir kas tai nusprendžia.
Ritmas ir turinys yra susiję, tačiau tai nėra viena ir ta pati problema. Organizacija gali teikti ataskaitas kas mėnesį ir vis tiek perduoti netinkamus signalus, arba, atvirkščiai, teikti ataskaitas nereguliariai, bet vis tiek pateikti tinkamus signalus tada, kai tai įvyksta. Todėl klausimas, kaip dažnai, nėra atskiras klausimas; jis yra dalis platesnės problemos apie skubumą, nuosavybę ir turinį, kuri susijungia puslapyje apie kaip dažnai teikiamos ataskaitos ir kas tai nusprendžia.
Yra modelis, kuris pasikartoja dažniau nei galima tikėtis: mažas pažadas, kuris neįvykdomas, kainuoja daugiau pasitikėjimo nei didelė investicija, kuri nepadaroma. Organizacija, kuri žada per tam tikrą terminą atsakyti į kaimyno, žurnalisto ar priežiūros institucijos klausimą, ir to nepadaro, palieka įspūdį, kuris svarbesnis nei neįvykdytas paskelbtas projektas. Pažadai, kurie nėra matomai stebimi, lengvai išnyksta iš tų, kurie juos davė, akiračio. Tai priežastis, kodėl įsipareigojimų sekimo įrankis (commitment-tracker) yra Trust Baseline dalis: ne siekiant stebėti didelius pažadus, o siekiant išvengti, kad maži pažadai tyliai nutiltų.
Šis puslapis aprašo ritmą, kuriuo signalai turėtų pasiekti valdybos stalą. Jame nieko nesakoma apie tai, ką konkreti suinteresuotoji šalis šiuo metu galvoja apie jūsų organizaciją. Mes to nežinome, ir negalime teigti, kad žinome, kol suinteresuotoji šalis pati to nepasakė. Ką Trust Baseline daro – tai padaro matomu skirtumą tarp to, ką vadovybė mano vyksta, ir to, kas sakoma išorėje. Šis skirtumas yra rezultatas, ne patarimas, ir organizacija pati sprendžia, ką su juo daryti.
Trust Baseline yra kuriamas. Norintys sužinoti, kada šis įrankis bus pasiekiamas, gali užsiregistruoti laukimo sąraše. Šiuo metu nėra paslaugos, kurią galima užsisakyti, ir nėra pradedamo konsultacinio proceso; kuriamas vidinis įrankis, kuris kelia klausimus ir sukuria struktūrą, o ne kažkas, kas atvyksta pasakyti, ką reikia daryti.
Nustatytas ataskaitų apie suinteresuotąsias šalis ritmas reikalauja laiko: laiko signalams rinkti, vertinti, apibendrinti ir įtraukti į darbotvarkę. Šį laiką dažnai skiria žmonės, kurie tai daro kartu su kitu darbu, ir tai paaiškina, kodėl ritmas dingsta pirmiausia, kai kyla spaudimas. Norintys sužinoti, kokią dalį šio rinkimo ir apibendrinimo darbo galėtų perimti AI, kad likusi pajėgumo dalis galėtų būti skiriama vertinimui, kuris išlieka žmogaus darbu, gali tai apskaičiuoti naudodami FTE TO AI darbo skenavimo įrankį (werkscan), kuris pagal užduotis nustato, kuri dalis tinkama automatizuoti, o kuri – ne.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.