Μια δέσμευση αξίζει κάτι μόνο από τη στιγμή που μπορείτε να δείξετε τι έγινε με αυτήν. Μέχρι τότε είναι μια δήλωση, που έγινε κατά τη διάρκεια μιας συζήτησης, μιας ετήσιας έκθεσης ή μιας συζήτησης πάνελ, και έμεινε κάπου στην άκρη. Το ερώτημα που αυτό δημιουργεί δεν είναι μόνο αν η δέσμευση τηρήθηκε, αλλά αν μπορείτε να το αποδείξετε σε κάποιον που δεν ήταν παρών.
Η αναφορά σχετικά με δεσμεύσεις σημαίνει τρία πράγματα που συχνά είναι οργανωμένα ξεχωριστά μεταξύ τους: την καταγραφή του τι ακριβώς ειπώθηκε, την παρακολούθηση του πότε πρέπει να συμβεί, και την απόδειξη ότι συνέβη. Αν ένα από αυτά τα τρία λείπει, η δέσμευση δεν είναι πλήρης, ακόμα και αν το περιεχόμενό της έχει εκτελεστεί. Όποιος μπορεί να αφηγηθεί ότι κάτι έγινε, αλλά δεν μπορεί να δείξει πότε, από ποιον και βάσει ποιας συμφωνίας, δεν έχει αναφορά. Έχει μια ανάμνηση.
Οι δεσμεύσεις προκύπτουν συχνά έξω από το σύστημα που θα έπρεπε να τις παρακολουθεί. Μια δήλωση σε μια συνέντευξη, μια απάντηση σε μια ερώτηση από το κοινό, μια φράση σε ένα στρατηγικό έγγραφο που ένας ενδιαφερόμενος φορέας διαβάζει ως υπόσχεση, ακόμα και αν δεν είχε αυτή την πρόθεση. Σχετικά με πώς καταγράφετε μια δέσμευση δεν υπάρχει καθορισμένη διαδικασία που λειτουργεί για κάθε οργανισμό, επειδή εξαρτάται από το πού γίνονται οι δεσμεύσεις και από ποιον. Το σίγουρο είναι: αν η καταγραφή εξαρτάται από τη μνήμη ενός μόνο ατόμου, είναι ευάλωτη σε αλλαγή προσωπικού, αλλαγή θέσης ή απλά ξέχασμα.
Μια δέσμευση που έχει καταγραφεί αλλά δεν έχει κάποιον υπεύθυνο, εξαφανίζεται με διαφορετικό τρόπο: όχι από κακή θέληση, αλλά επειδή κανείς δεν αισθάνεται υπεύθυνος για την προθεσμία. Ποιος παρακολουθεί μια προθεσμία είναι ένα ερώτημα που πολλοί οργανισμοί δεν απαντούν ρητά. Η υπόθεση είναι συχνά ότι το τμήμα που έκανε τη δέσμευση είναι επίσης εκείνο που την παρακολουθεί. Αυτό δεν είναι πάντα έτσι, ειδικά όχι όταν η δέσμευση έγινε σε επίπεδο διοίκησης αλλά η εκτέλεση βρίσκεται κάπου αλλού στον οργανισμό.
Η απόδειξη ότι κάτι έγινε διαφέρει από το να λέει κανείς ότι έγινε. Η απόδειξη απαιτεί ένα ίχνος: μια ημερομηνία, μια κατάσταση, μια αλλαγή που μπορεί να συνδεθεί με την αρχική δέσμευση. Χωρίς αυτό το ίχνος, μια αναφορά παραμένει ισχυρισμός. Αυτός είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο μια μικρή δέσμευση που δεν τηρείται βαραίνει περισσότερο από μια μεγάλη επένδυση που δεν πραγματοποιείται. Στην επένδυση δεν υπήρξε ποτέ μια σαφή υπόσχεση, μόνο μια πρόθεση. Στη μικρή δέσμευση υπήρξε μια δήλωση, και η μη τήρησή της είναι αποδεικνύσιμη — και για όποιον το παρατηρήσει.
Αυτό το πρόβλημα γίνεται πιο έντονο σε αλλαγές διοίκησης. Ένας νέος CEO ή CSO κληρονομεί δεσμεύσεις που δεν ήταν τα δικά του λόγια, αλλά που φέρουν το όνομά του από τη στιγμή που αναλαμβάνει καθήκοντα. Τι κάνετε με μια δέσμευση ενός προκατόχου και πώς το αποδεικνύετε είναι ένα ερώτημα που συχνά παραλείπεται κατά τις μεταβιβάσεις, ενώ οι ενδιαφερόμενοι φορείς δεν κάνουν διάκριση μεταξύ του ποιος έκανε τη δέσμευση και ποιος είναι υπεύθυνος για αυτήν τώρα.
Δεν χρειάζεται κάθε δέσμευση που έχει καθυστερήσει να φτάνει αμέσως στο τραπέζι της διοίκησης. Ορισμένες είναι λειτουργικές και επιλύονται εντός της γραμμής. Άλλες αγγίζουν τη φήμη ή μια σχέση με έναν ενδιαφερόμενο φορέα που μπορεί να παρατηρήσει τη διαφορά μεταξύ αυτού που ειπώθηκε και αυτού που έγινε. Ποια σήματα ανήκουν στο τραπέζι της διοίκησης είναι ένα ερώτημα που απαιτεί διάκριση, όχι αναφορά όλων προς τα πάνω από προσοχή. Μια δομή αναφοράς που κλιμακώνει τα πάντα χάνει τη διάκριση μεταξύ αυτού που είναι επείγον και αυτού που απλά προχωρά κανονικά.
Η συχνότητα αναφοράς δεν είναι θέμα ενός σταθερού ημερολογίου που ταιριάζει παντού. Εξαρτάται από τον τύπο της δέσμευσης, τον ενδιαφερόμενο φορέα για τον οποίο έγινε και τον κίνδυνο αν παραμείνει σε αδράνεια. Πόσο συχνά αναφέρετε σχετικά με ενδιαφερόμενους φορείς είναι λοιπόν περισσότερο ένα ερώτημα σχετικά με ρυθμό παρά με συχνότητα: πότε η σιωπή είναι από μόνη της ένα σήμα, και πότε είναι απλά ακόμα όχι η στιγμή να αναφερθεί κάτι.
Η Trust Baseline είναι δομημένη γύρω από αυτή τη διάκριση μεταξύ καταγραφής, παρακολούθησης και απόδειξης. Μια εσωτερική έρευνα και μια εξωτερική έρευνα ενδιαφερόμενων φορέων τοποθετούν δίπλα δίπλα τι πιστεύει η διοίκηση ότι συμβαίνει και τι λέγεται έξω· η διαφορά μεταξύ τους είναι το πρώτο αποτέλεσμα. Ένας commitment-tracker παρακολουθεί ποια δέσμευση πρέπει να συμβεί πότε και αν αυτό έχει αποδειχθεί. Ένας ρυθμός σημάτων καθορίζει πότε κάτι πρέπει να φτάσει στο τραπέζι. Αυτό βρίσκεται ακόμα υπό κατασκευή. Όποιος θέλει να το χρησιμοποιήσει μόλις γίνει διαθέσιμο, μπορεί να εγγραφεί στη λίστα αναμονής.
Η καταγραφή και η παρακολούθηση δεσμεύσεων αποτελείται σε μεγάλο βαθμό από επαναλαμβανόμενη εργασία: την παρακολούθηση καταστάσεων, τη σηματοδότηση προσεγγιζόμενων προθεσμιών, τη σύνοψη αυτού που ειπώθηκε σε σχέση με αυτό που έγινε. Όποιος θέλει να γνωρίζει ποιο μέρος αυτής της εργασίας μπορεί να αναλάβει η AI και ποιο μέρος παραμένει εξαρτημένο από ανθρώπινη κρίση, μπορεί να χρησιμοποιήσει τη werkscan του FTE TO AI. Αυτή υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος της δουλειάς είναι κατάλληλο για ανάληψη, χωρίς να συνδέει με αυτό κάποια δήλωση σχετικά με τι σημαίνει αυτό για τον οργανισμό ως σύνολο.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.