Ангажимент има стойност единствено в момента, в който можете да покажете какво се е случило с него. До този момент той е само изявление, направено по време на разговор, годишен отчет или панелна дискусия, което е останало някъде забравено. Въпросът, който това поражда, не е само дали ангажиментът е изпълнен, а дали можете да го докажете на някой, който не е присъствал.
Отчитането на поети ангажименти означава три отделни неща, които често се организират отделно едно от друго: документиране на това какво точно е казано, следене кога трябва да се случи, и доказване, че се е случило. Ако едно от тези три липсва, ангажиментът не е завършен, дори ако съдържанието му е изпълнено. Който може да разкаже, че нещо е направено, но не може да покаже кога, от кого и на базата на каква договорка, няма отчет. Той има спомен.
Ангажиментите често възникват извън системата, която би трябвало да ги следи. Изявление в интервю, реакция на въпрос от публиката, изречение в стратегически документ, което заинтересована страна тълкува като обещание, дори ако то не е било предвидено така. Относно как документирате ангажимент не съществува фиксирана процедура, която да работи за всяка организация, защото зависи от къде се правят ангажименти и от кого. Едно нещо обаче е сигурно: ако документирането зависи от паметта на един човек, то е уязвимо на текучество, смяна на длъжност или просто забравяне.
Ангажимент, който е документиран, но не е с определен собственик, изчезва по друг начин: не поради нежелание, а защото никой не се чувства отговорен за срока. Кой следи срок е въпрос, на който много организации не отговарят изрично. Предположението често е, че отделът, който е направил ангажимента, е и този, който го изпълнява. Това не винаги е така, особено ако ангажиментът е направен на управленско ниво, но изпълнението се намира някъде другаде в организацията.
Доказването, че нещо се е случило, се различава от разказването, че се е случило. Доказването изисква следа: дата, статус, промяна, която може да се проследи до първоначалния ангажимент. Без тази следа отчетът остава твърдение. Точно затова малък ангажимент, който не е изпълнен, тежи по-много от голяма инвестиция, която не е направена. При инвестицията никога не е имало твърдо обещание, само намерение. При малкия ангажимент е имало изявление, и неговото неизпълнение е доказуемо — дори за онзи, който го забелязва.
Този проблем се изостря при смяна на ръководството. Нов главен изпълнителен директор или директор по устойчивост наследява ангажименти, които не са негови собствени думи, но които стоят на негово име в момента, в който заеме позицията. Какво правите с ангажимент на предшественик и как показвате това е въпрос, който често се пропуска при предаването на властта, докато заинтересованите страни не правят разлика между кой е поел ангажимента и кой е отговорен за него сега.
Не всеки ангажимент, който изостава, трябва веднага да достигне до управленската маса. Някои са операционни и се решават в рамките на линията. Други засягат репутация или отношения със заинтересована страна, която може да забележи разликата между казаното и направеното. Кои сигнали трябва да достигнат до управленската маса е въпрос, който изисква разграничение, а не ескалиране на всичко от предпазливост. Структура на отчитане, която ескалира всичко, губи разграничението между това, което е неотложно, и това, което просто протича.
Честотата на отчитане не е въпрос на фиксиран календар, който важи навсякъде. Тя зависи от типа на ангажимента, заинтересованата страна, за която е направен, и риска, ако остане без движение. Колко често отчитате за заинтересовани страни е по-скоро въпрос на ритъм, отколкото на честота: кога мълчанието само по себе си е сигнал, и кога просто още не е моментът за отчитане.
Trust Baseline е изградена около това разграничение между документиране, следене и доказване. Вътрешно проучване и външно проучване на заинтересованите страни поставят едно до друго какво мисли ръководството, че се случва, и какво се говори отвън; разликата между тях е първият резултат. Инструмент за следене на ангажименти следи кой ангажимент кога трябва да се случи и дали това е доказано. Ритъм на сигнали определя кога нещо трябва да достигне до масата. Това все още е в изграждане. Който иска да го използва веднага след появата му, може да се запише за списъка на чакащите.
Документирането и следенето на ангажименти в голяма степен се състои от повтаряема работа: поддържане на статуси, сигнализиране на наближаващи срокове, обобщаване на казаното спрямо направеното. Който иска да разбере коя част от тази работа може да бъде поета от изкуствен интелект и коя част остава зависима от човешка преценка, може да използва работния скенер на FTE TO AI. Той изчислява за всяка задача каква част от работата е подходяща за поемане, без да прави твърдение за това какво означава това за организацията като цяло.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.