Un angajament are valoare doar în momentul în care puteți arăta ce s-a făcut cu el. Până atunci este o afirmație, făcută în timpul unei discuții, într-un raport anual sau într-o dezbatere de tip panel, care a rămas undeva neatinsă. Întrebarea pe care aceasta o ridică nu este doar dacă angajamentul a fost respectat, ci dacă puteți demonstra acest lucru cuiva care nu a fost prezent.
Raportarea angajamentelor înseamnă trei lucruri care sunt adesea organizate separat: înregistrarea exactă a ceea ce s-a spus, monitorizarea termenului la care trebuie să se întâmple, și demonstrarea faptului că s-a întâmplat. Dacă unul dintre aceste trei elemente lipsește, angajamentul nu este complet, chiar dacă conținutul său a fost executat. Cine poate relata că ceva a fost făcut, dar nu poate arăta când, de către cine și pe baza cărei înțelegeri, nu are o raportare. Are o amintire.
Angajamentele apar frecvent în afara sistemului care ar trebui să le monitorizeze. O afirmație într-un interviu, un răspuns la o întrebare din sală, o frază într-un document de strategie care este citită de un stakeholder ca o promisiune, chiar dacă nu a fost intenționată astfel. Despre cum înregistrați un angajament nu există o procedură fixă care să funcționeze pentru fiecare organizație, pentru că depinde de locul unde se fac angajamentele și de către cine. Ce este cert: dacă înregistrarea depinde de memoria unei singure persoane, este vulnerabilă la fluctuația de personal, schimbarea de funcție sau simpla uitare.
Un angajament care este înregistrat, dar nu are un proprietar, dispare într-un alt mod: nu din lipsă de voință, ci pentru că nimeni nu se simte responsabil pentru termen. Cine monitorizează un termen este o întrebare la care multe organizații nu răspund explicit. Se presupune adesea că departamentul care a făcut angajamentul este și cel care îl urmărește. Acest lucru nu este întotdeauna așa, mai ales nu atunci când angajamentul a fost făcut la nivel de conducere, dar execuția se află în altă parte a organizației.
Demonstrarea faptului că ceva s-a întâmplat diferă de a povesti că s-a întâmplat. Demonstrarea necesită o traseu: o dată, un status, o schimbare care poate fi urmărită înapoi la angajamentul original. Fără acest traseu, o raportare rămâne o afirmație. Exact de aceea un angajament mic care nu este respectat contează mai mult decât o investiție mare care nu este făcută. La investiție nu a existat niciodată o promisiune fermă, doar o intenție. La angajamentul mic a existat o afirmație, iar nerespectarea acesteia este demonstrabilă — inclusiv pentru cel care o observă.
Această problemă devine mai acută la schimbările de conducere. Un nou CEO sau CSO primește angajamente care nu au fost cuvintele sale, dar care îi sunt atribuite din momentul în care își asumă funcția. Ce faceți cu un angajament al unui predecesor și cum demonstrați acest lucru este o întrebare care este adesea omisă la predarea funcției, în timp ce stakeholderii nu fac distincție între cine a făcut angajamentul și cine este responsabil pentru el în prezent.
Nu fiecare angajament întârziat trebuie să ajungă imediat pe masa conducerii. Unele sunt operaționale și se rezolvă în cadrul liniei de execuție. Altele afectează reputația sau o relație cu un stakeholder care poate observa diferența dintre ce s-a spus și ce s-a făcut. Care semnale trebuie să ajungă pe masa conducerii este o întrebare care necesită discernământ, nu escaladarea a tot din prudență. O structură de raportare care escaladează totul pierde distincția dintre ce este urgent și ce se desfășoară normal.
Frecvența raportării nu este o chestiune de calendar fix care se aplică universal. Depinde de tipul angajamentului, de stakeholderul pentru care a fost făcut și de riscul dacă rămâne neatins. Cât de des raportați despre stakeholderi este, prin urmare, mai degrabă o întrebare despre ritm decât despre frecvență: când este tăcerea un semnal în sine, și când este pur și simplu încă nu este momentul de a raporta.
Trust Baseline este construit în jurul acestei distincții între înregistrare, monitorizare și demonstrare. O anchetă internă și o anchetă externă către stakeholderi pun una lângă alta ce crede conducerea că se întâmplă și ce se spune în exterior; diferența dintre acestea este primul rezultat. Un commitment-tracker urmărește ce angajament trebuie să se întâmple și când, și dacă acest lucru a fost demonstrat. Un ritm de semnalizare determină când ceva trebuie să ajungă pe masă. Acesta este încă în construcție. Cine dorește să folosească acest lucru imediat ce va fi disponibil, se poate înscrie pe lista de așteptare.
Înregistrarea și monitorizarea angajamentelor constă în mare parte din muncă repetabilă: urmărirea statusurilor, semnalarea termenelor care se apropie, rezumarea a ceea ce s-a spus față de ceea ce s-a făcut. Cine dorește să afle ce parte din această muncă poate fi preluată de AI și ce parte rămâne dependentă de judecata umană, poate folosi scanul de lucru al FTE TO AI. Acesta calculează, pe sarcină, ce parte din muncă este eligibilă pentru preluare, fără a face vreo afirmație despre ce ar însemna acest lucru pentru organizație ca întreg.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.