Le autorità di controllo sono un gruppo di stakeholder con una posizione duplice. Valutano se lei rispetta le regole, e allo stesso tempo si formano un'immagine della sua organizzazione che si traduce nello spazio che le viene concesso nei casi dubbi. È di questa seconda immagine che tratta questo articolo. Non la verifica in sé, ma la fiducia che precede la verifica.
La maggior parte delle organizzazioni struttura il contatto con un'autorità di controllo attorno alla compliance: rapporti, audit, richieste di correzione. Ciò che manca è una domanda diretta all'autorità di controllo stessa su come vede la sua organizzazione. Non come richiesta formale di un giudizio, ma come domanda che l'aiuta a capire dove l'immagine dell'autorità di controllo si discosta dalla sua propria immagine.
Si possono distinguere tre domande.
Prima: quale immagine ha l'autorità di controllo della sua conformità, indipendentemente dai rapporti formali. Le autorità di controllo si formano un'impressione nel corso degli anni, basata su schemi in come lei reagisce alle domande, con quale rapidità corregge, e se segnala lei stesso o solo dopo un segnale esterno. Quell'impressione spesso è indipendente dall'ultimo rapporto.
Seconda: cosa pesa più di quanto lei pensi. Per un'autorità di controllo spesso non conta l'entità di un'infrazione, ma se quell'infrazione si inserisce in uno schema o appare come un'eccezione. Una piccola deviazione che si ripete viene letta diversamente da una grande deviazione che è unica e viene segnalata immediatamente.
Terza: dove si trova lo spazio per l'interpretazione. La normativa lascia spesso margine per l'interpretazione. La domanda all'autorità di controllo non è quindi se qualcosa è consentito, ma come essa guarda all'intenzione dietro un'azione quando la lettera della regola permette più letture.
Chi per la prima volta affronta in modo strutturato con un'autorità di controllo il tema della fiducia, invece che della conformità, nota spesso due cose.
La prima è che le autorità di controllo raramente reagiscono all'entità di un errore. Reagiscono allo schema di come un'organizzazione gestisce i segnali. Un'organizzazione che segnala da sé, corregge da sé e comunica di sua iniziativa costruisce un'immagine diversa rispetto a un'organizzazione che reagisce solo dopo un'azione di controllo, anche se l'infrazione sottostante è comparabile.
La seconda è che l'immagine interna del proprio stato di conformità è spesso più positiva dell'immagine che l'autorità di controllo si è formata. Quella differenza non nasce perché una delle due parti è informata in modo errato, ma perché i team interni conoscono il contesto di una decisione mentre l'autorità di controllo vede solo il risultato. Questa conoscenza del contesto distorce l'autopercezione.
La Trust Baseline è costruita per rendere visibile questa differenza, non per spiegarla o risolverla. La struttura è uguale per ogni gruppo di stakeholder: un'indagine interna su come il management pensa che l'autorità di controllo veda l'organizzazione, accanto a un'indagine esterna all'autorità di controllo stessa. La differenza tra queste due immagini è il primo risultato.
Ciò che non facciamo è formulare un'affermazione su cosa pensa effettivamente un'autorità di controllo prima che essa lo abbia detto lei stessa. Una stima interna dell'immagine dell'autorità di controllo è un'ipotesi, anche se quella stima viene fatta da persone con anni di esperienza nel contatto. L'indagine sostituisce quell'ipotesi con una differenza misurata.
Inoltre, un commitment-tracker registra quali impegni sono stati presi nei confronti di un'autorità di controllo e se sono stati rispettati. Questo è più rilevante di quanto sembri. Un piccolo impegno non rispettato, un termine di rendicontazione modificato, un controllo interno promesso, costa più fiducia del non fare un grande investimento che nessuno si aspettava. Le autorità di controllo ricordano più a lungo gli accordi piccoli mancati che le grandi ambizioni mancate, perché gli accordi piccoli sono il banco di prova diretto per la domanda se un'organizzazione fa ciò che dice.
Un ritmo di segnalazione garantisce infine che questa indagine non resti un esercizio unico, ma venga ripetuta in un momento che si adatta alla natura del controllo: dopo un periodo di rendicontazione, dopo una modifica normativa, o dopo un periodo senza contatto.
Le autorità di controllo costituiscono uno dei diversi gruppi per i quali è stata concepita questa metodologia. Domande simili valgono per cosa vuole sapere dalle organizzazioni di categoria, per cosa vuole sapere dai finanziatori, e per i dialoghi strutturati rivolti ai residenti locali e ai dipendenti. Chi vuole sapere come è costruito il metodo nel suo insieme, può leggere cosa misura esattamente una Trust Baseline.
La Trust Baseline è in fase di sviluppo. Non esiste ancora un prodotto funzionante che possa impiegare oggi per il dialogo con un'autorità di controllo. Chi è interessato può iscriversi alla lista d'attesa; preferiamo scrivere onestamente su ciò che non c'è ancora piuttosto che offrire qualcosa che non esiste ancora.
Mappare il dialogo con un'autorità di controllo suscita spesso una domanda correlata: quanta parte del lavoro interno relativo a rendicontazione, monitoraggio e costituzione del dossier per il controllo debba effettivamente essere svolta da persone. La werkscan di FTE TO AI calcola per ogni compito quale parte di esso possa essere assunta dall'AI, indipendentemente dalla domanda su come lei stesso organizzi il dialogo con l'autorità di controllo.
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