Organy nadzoru to grupa interesariuszy o podwójnej pozycji. Oceniają, czy Pan/Pani spełnia przepisy, a jednocześnie kształtują obraz Pana/Pani organizacji, który przekłada się na przestrzeń, jaką otrzymuje Pan/Pani w przypadkach wątpliwych. Ten drugi obraz jest tematem niniejszego artykułu. Nie samo badanie, lecz zaufanie, które temu badaniu poprzedza.
Większość organizacji organizuje kontakt z organem nadzoru wokół zgodności z przepisami: raportowania, audytów, żądań korekty. Czego przy tym brakuje, to bezpośrednie pytanie do samego organu nadzoru o to, jak postrzega on Pana/Pani organizację. Nie jako formalna prośba o ocenę, lecz jako pytanie, które pomaga Panu/Pani zrozumieć, gdzie obraz organu nadzoru odbiega od Pana/Pani własnego obrazu.
Można wyróżnić trzy pytania.
Po pierwsze: jaki obraz ma organ nadzoru dotyczący Pana/Pani zgodności z przepisami, niezależnie od formalnych raportów. Organy nadzoru budują wrażenie na przestrzeni lat, oparte na wzorcach w tym, jak Pan/Pani reaguje na pytania, jak szybko dokonuje Pan/Pani korekt oraz czy sam Pan/Pani zgłasza problem, czy dopiero po sygnale z zewnątrz. Wrażenie to jest często niezależne od ostatniego raportu.
Po drugie: co waży bardziej, niż Pan/Pani myśli. Dla organu nadzoru często nie liczy się skala naruszenia, lecz to, czy naruszenie wpisuje się we wzorzec, czy wygląda na wyjątek. Niewielkie odstępstwo, które się powtarza, jest odczytywane inaczej niż duże odstępstwo, które jest jednorazowe i zostaje niezwłocznie zgłoszone.
Po trzecie: gdzie leży przestrzeń na interpretację. Regulacje często pozostawiają margines na wykładnię. Pytanie do organu nadzoru nie brzmi więc, czy coś jest dozwolone, lecz jak on patrzy na intencję stojącą za danym działaniem, gdy litera przepisu pozwala na kilka odczytań.
Kto po raz pierwszy podejmuje ustrukturyzowaną rozmowę z organem nadzoru o zaufaniu, a nie o zgodności z przepisami, zauważa zazwyczaj dwie rzeczy.
Pierwsza to fakt, że organy nadzoru rzadko reagują na skalę uchybienia. Reagują na wzorzec tego, jak organizacja postępuje z sygnałami. Organizacja, która sama zgłasza, sama koryguje i sama informuje o postępach, buduje inny obraz niż organizacja, która reaguje dopiero po działaniu egzekucyjnym, nawet jeśli samo naruszenie jest porównywalne.
Druga to fakt, że wewnętrzny obraz własnego stanu zgodności z przepisami jest często bardziej pozytywny niż obraz, który zbudował sobie organ nadzoru. Różnica ta nie powstaje dlatego, że jedna ze stron jest błędnie informowana, lecz dlatego, że zespoły wewnętrzne znają kontekst decyzji, a organ nadzoru widzi tylko wynik. Ta znajomość kontekstu zniekształca samoocenę.
Trust Baseline został zbudowany, aby ukazać tę różnicę, a nie by ją wyjaśniać lub rozwiązywać. Konstrukcja jest taka sama dla każdej grupy interesariuszy: wewnętrzne badanie dotyczące tego, jak zarząd sądzi, że organ nadzoru postrzega organizację, wraz z zewnętrznym badaniem skierowanym do samego organu nadzoru. Różnica między tymi dwoma obrazami jest pierwszym wynikiem.
Czego nie robimy, to formułowania stwierdzenia o tym, co organ nadzoru faktycznie uważa, zanim sam to powiedział. Wewnętrzne oszacowanie obrazu, jaki ma organ nadzoru, jest przypuszczeniem, nawet jeśli oszacowania tego dokonują osoby z wieloletnim doświadczeniem w kontaktach z tym organem. Badanie zastępuje to przypuszczenie zmierzoną różnicą.
Dodatkowo tracker zobowiązań rejestruje, jakie zobowiązania zostały złożone wobec organu nadzoru i czy zostały spełnione. Jest to bardziej istotne, niż się wydaje. Niewielkie zobowiązanie, które nie zostaje wypełnione — zmieniony termin raportowania, obiecana kontrola wewnętrzna — kosztuje więcej zaufania niż niewykonanie dużej inwestycji, której nikt nie oczekiwał. Organy nadzoru pamiętają niespełnione drobne ustalenia dłużej niż niespełnione wielkie ambicje, ponieważ drobne ustalenia są bezpośrednim probierzem tego, czy organizacja robi to, co mówi.
Rytm sygnałów zapewnia wreszcie, że badanie to nie pozostaje jednorazowym ćwiczeniem, lecz jest powtarzane w momencie odpowiadającym charakterowi nadzoru: po okresie raportowania, po zmianie w przepisach lub po okresie bez kontaktu.
Organy nadzoru są jedną z kilku grup, dla których ta systematyka została opracowana. Podobne pytania dotyczą tego, co chce Pan/Pani wiedzieć od organizacji reprezentujących interesy, tego, co chce Pan/Pani wiedzieć od finansujących, a także ustrukturyzowanych rozmów skierowanych do mieszkańców okolicznych terenów oraz do pracowników. Kto chce dowiedzieć się, jak zbudowana jest ta metoda jako całość, może przeczytać co właściwie mierzy Trust Baseline.
Trust Baseline jest w budowie. Nie istnieje jeszcze działający produkt, który mógłby Pan/Pani wykorzystać już dziś do rozmowy z organem nadzoru. Kto jest tym zainteresowany, może zapisać się na listę oczekujących; woleliśmy pisać uczciwie o tym, czego jeszcze nie ma, niż zaproponować coś, co jeszcze nie istnieje.
Mapowanie rozmowy z organem nadzoru często rodzi pytanie towarzyszące: jaka część wewnętrznej pracy związanej z raportowaniem, monitorowaniem i prowadzeniem dokumentacji na potrzeby nadzoru właściwie musi być wykonywana przez ludzi. Skan pracy FTE TO AI oblicza dla każdego zadania, jaka jego część może zostać przejęta przez AI, niezależnie od tego, jak Pan/Pani organizuje samą rozmowę z organem nadzoru.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.