Tillsynsmyndigheter är en intressentgrupp med en dubbel position. De bedömer om ni följer reglerna, och de bygger samtidigt upp en bild av er organisation som omsätts i det utrymme ni får vid tveksamma fall. Den andra bilden är vad denna artikel handlar om. Inte prövningen i sig, utan förtroendet som föregår prövningen.
De flesta organisationer strukturerar kontakten med en tillsynsmyndighet kring efterlevnad: rapporter, revisioner, korrigeringsbegäranden. Vad som saknas där är en direkt fråga till tillsynsmyndigheten själv om hur den ser er organisation. Inte som en formell begäran om ett omdöme, utan som en fråga som hjälper er att förstå var tillsynsmyndighetens bild avviker från er egen bild.
Tre frågor kan här urskiljas.
För det första: vilken bild har tillsynsmyndigheten av er efterlevnad, oberoende av de formella rapporterna. Tillsynsmyndigheter bygger upp ett intryck över åren, baserat på mönster i hur ni reagerar på frågor, hur snabbt ni korrigerar, och om ni själva rapporterar eller först agerar efter en signal utifrån. Det intrycket står ofta fristående från den senaste rapporten.
För det andra: vad väger tyngre än ni tror. För en tillsynsmyndighet räknas ofta inte omfattningen av en överträdelse, utan om den överträdelsen ansluter till ett mönster eller framstår som ett undantag. En liten avvikelse som upprepas läses annorlunda än en stor avvikelse som är enstaka och omedelbart rapporteras.
För det tredje: var finns utrymmet för tolkning. Regelverk lämnar ofta marginal för uttolkning. Frågan till tillsynsmyndigheten är då inte om något är tillåtet, utan hur den ser på avsikten bakom en handling när regelns ordalydelse tillåter flera tolkningar.
Den som för första gången strukturerat för ett samtal med en tillsynsmyndighet om förtroende, i stället för om efterlevnad, märker ofta två saker.
Det första är att tillsynsmyndigheter sällan reagerar på omfattningen av en felaktighet. De reagerar på mönstret i hur en organisation hanterar signaler. En organisation som själv rapporterar, själv korrigerar och själv återkopplar bygger upp en annan bild än en organisation som först reagerar efter en tillsynsåtgärd, även om den underliggande överträdelsen är jämförbar.
Det andra är att den interna bilden av den egna efterlevnadsstatusen ofta är mer positiv än den bild som tillsynsmyndigheten har byggt upp. Den skillnaden uppstår inte därför att en av de två parterna är felaktigt informerad, utan därför att interna team känner kontexten bakom ett beslut medan tillsynsmyndigheten bara ser resultatet. Den kontextkännedomen snedvrider självbilden.
Trust Baseline är byggd för att synliggöra denna skillnad, inte för att förklara eller lösa den. Upplägget är samma för varje intressentgrupp: en intern förfrågan om hur ledningen tror att tillsynsmyndigheten ser organisationen, tillsammans med en extern förfrågan till tillsynsmyndigheten själv. Skillnaden mellan de två bilderna är det första resultatet.
Vad vi inte gör är att formulera ett uttalande om vad en tillsynsmyndighet faktiskt tycker innan den själv har sagt det. En intern uppskattning av tillsynsmyndighetens bild är ett antagande, även när den uppskattningen görs av personer med mångårig erfarenhet av kontakten. Förfrågan ersätter det antagandet med en uppmätt skillnad.
Därutöver håller en commitment-tracker koll på vilka åtaganden som gjorts gentemot en tillsynsmyndighet och om de har efterlevts. Det är mer relevant än det verkar. Ett litet åtagande som inte hålls, en anpassad rapporteringsfrist, en utlovad intern kontroll, kostar mer förtroende än att inte göra en stor investering som ingen hade förväntat sig. Tillsynsmyndigheter minns uteblivna småöverenskommelser längre än uteblivna stora ambitioner, eftersom små överenskommelser är den direkta måttstocken för frågan om en organisation gör vad den säger.
Ett signalrytm ser slutligen till att denna förfrågan inte förblir en engångsövning, utan upprepas vid en tidpunkt som passar tillsynens karaktär: efter en rapporteringsperiod, efter en ändring i regelverket, eller efter en period utan kontakt.
Tillsynsmyndigheter utgör en av flera grupper som denna systematik är uppbyggd för. Liknande frågor gäller för vad ni vill veta av intresseorganisationer, för vad ni vill veta av finansiärer, och för de strukturerade samtal som riktar sig till omgivande grannar och till medarbetare. Den som vill veta hur metoden som helhet är uppbyggd kan läsa vad en Trust Baseline exakt mäter.
Trust Baseline är under uppbyggnad. Det finns ännu ingen fungerande produkt som ni idag kan använda för samtalet med en tillsynsmyndighet. Den som är intresserad av detta kan anmäla sig till väntelistan; vi skriver hellre ärligt om vad som ännu inte finns än erbjuder något som ännu inte existerar.
Att kartlägga samtalet med en tillsynsmyndighet väcker ofta en anslutande fråga: hur mycket av det interna arbetet kring rapportering, uppföljning och dokumentation för tillsyn egentligen behöver utföras av människor. Arbetsanalysen från FTE TO AI räknar per uppgift ut vilken andel av detta som kan övertas av AI, oberoende av frågan hur ni själva utformar samtalet med tillsynsmyndigheten.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.