Valvontaviranomaiset ovat sidosryhmä, jolla on kaksoisasema. He arvioivat, täytättekö säännöt, ja samalla muodostavat kuvan organisaatiostanne, joka kääntyy siihen liikkumavaraan, jonka saatte epäselvissä tapauksissa. Tästä toisesta kuvasta tämä artikkeli kertoo. Ei itse tarkastuksesta, vaan luottamuksesta, joka edeltää tarkastusta.
Useimmat organisaatiot rakentavat yhteydenpidon valvontaviranomaisen kanssa compliance-asioiden ympärille: raportointeihin, auditointeihin, korjauspyyntöihin. Mitä tässä puuttuu, on suora kysymys valvontaviranomaiselle itselleen siitä, miten hän näkee organisaationne. Ei muodollisena pyyntönä arvioon, vaan kysymyksenä, joka auttaa teitä ymmärtämään, missä valvontaviranomaisen kuva poikkeaa omasta kuvastanne.
Tässä on erotettavissa kolme kysymystä.
Ensiksi: millainen kuva valvontaviranomaisella on noudattamisestanne, irrallaan muodollisista raportoinneista. Valvontaviranomaiset muodostavat vaikutelman vuosien mittaan, perustuen malleihin siinä, miten reagoitte kysymyksiin, kuinka nopeasti korjaatte asioita, ja ilmoitatteko itse vai vasta ulkopuolisen signaalin jälkeen. Tämä vaikutelma on usein irrallaan viimeisimmästä raportoinnista.
Toiseksi: mikä painaa enemmän kuin ajattelette. Valvontaviranomaiselle merkitsee usein enemmän se, sopiiko rikkomus tunnistettavaan malliin vai näyttääkö se poikkeukselta, kuin rikkomuksen laajuus. Pieni poikkeama, joka toistuu, luetaan eri tavalla kuin suuri poikkeama, joka tapahtuu kerran ja ilmoitetaan välittömästi.
Kolmanneksi: missä on tulkinnanvaraa. Sääntely jättää usein tilaa tulkinnalle. Kysymys valvontaviranomaiselle ei siis ole, onko jokin sallittua, vaan miten hän katsoo toiminnan taustalla olevaa tarkoitusta, kun säännön kirjain sallii useita tulkintoja.
Joka käy ensimmäistä kertaa jäsennellyn keskustelun valvontaviranomaisen kanssa luottamuksesta, ei noudattamisesta, huomaa usein kaksi asiaa.
Ensimmäinen on, että valvontaviranomaiset reagoivat harvoin väärinkäytöksen laajuuteen. He reagoivat malliin siitä, miten organisaatio käsittelee signaaleja. Organisaatio, joka ilmoittaa itse, korjaa itse ja raportoi itse takaisin, rakentaa erilaisen kuvan kuin organisaatio, joka reagoi vasta valvontatoimenpiteen jälkeen, vaikka taustalla oleva rikkomus olisi vertailukelpoinen.
Toinen on, että sisäinen kuva omasta compliance-tilanteesta on usein positiivisempi kuin kuva, jonka valvontaviranomainen on muodostanut. Tämä ero ei syynny siitä, että jompikumpi osapuoli olisi virheellisesti informoitu, vaan siitä, että sisäiset tiimit tuntevat päätöksen kontekstin ja valvontaviranomainen näkee vain tuloksen. Tämä kontekstin tuntemus vääristää itsekuvaa.
Trust Baseline on rakennettu tekemään tämä ero näkyväksi, ei selittämään tai ratkaisemaan sitä. Rakenne on samanlainen kaikille sidosryhmille: sisäinen kysely siitä, miten johto uskoo valvontaviranomaisen näkevän organisaation, rinnalla ulkoinen kysely valvontaviranomaiselle itselleen. Näiden kahden kuvan välinen ero on ensimmäinen tulos.
Mitä me emme tee, on muodostaa lausumaa siitä, mitä valvontaviranomainen todellisuudessa ajattelee, ennen kuin hän on itse sanonut sen. Sisäinen arvio valvontaviranomaisen näkemyksestä on olettamus, myös silloin, kun sen tekevät ihmiset, joilla on vuosien kokemus yhteydenpidosta. Kysely korvaa tämän olettamuksen mitatulla erolla.
Lisäksi commitment-tracker seuraa, mitä lupauksia valvontaviranomaiselle on annettu ja onko niitä noudatettu. Tämä on merkityksellisempää kuin miltä se vaikuttaa. Pieni lupaus, jota ei pidetä, muutettu raportointiaika, luvattu sisäinen tarkastus, maksaa enemmän luottamusta kuin se, että jättää tekemättä suuren investoinnin, jota kukaan ei odottanutkaan. Valvontaviranomaiset muistavat pettyneet pienet sopimukset pidempään kuin pettyneet suuret ambitiot, koska pienet sopimukset ovat suora koetinkivi kysymykselle siitä, tekeekö organisaatio, mitä se sanoo.
Signaalirytmi varmistaa lopuksi, että tämä kysely ei jää kertaluonteiseksi harjoitukseksi, vaan toistetaan ajankohtana, joka sopii valvonnan luonteeseen: raportointikauden jälkeen, sääntelyn muutoksen jälkeen tai yhteydenpidottoman ajanjakson jälkeen.
Valvontaviranomaiset muodostavat yhden useista ryhmistä, joille tämä systematiikka on rakennettu. Vastaavat kysymykset koskevat sitä, mitä haluatte tietää etujärjestöiltä, sitä, mitä haluatte tietää rahoittajilta, sekä jäsenneltyjä keskusteluja, jotka kohdistuvat lähialueen asukkaisiin ja työntekijöihin. Joka haluaa tietää, miten menetelmä kokonaisuudessaan on rakennettu, voi lukea mitä Trust Baseline tarkalleen mittaa.
Trust Baseline on rakenteilla. Toimivaa tuotetta, jota voisitte ottaa käyttöön tänään keskusteluun valvontaviranomaisen kanssa, ei vielä ole. Joka on kiinnostunut tästä, voi ilmoittautua jonotuslistalle; kirjoitamme mieluummin rehellisesti siitä, mitä ei vielä ole, kuin tarjoamme jotain, jota ei vielä ole olemassa.
Keskustelun kartoittaminen valvontaviranomaisen kanssa herättää usein liittyvän kysymyksen: kuinka suuri osa raportointiin, seurantaan ja valvontaan liittyvän dokumentaation sisäisestä työstä pitäisi todella tehdä ihmisten. FTE TO AI:n työscan laskee tehtäväkohtaisesti, kuinka suuri osa siitä voidaan siirtää AI:lle, riippumatta siitä, miten järjestätte itse keskustelun valvontaviranomaisen kanssa.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.