Tilsynsmyndigheder er en interessentgruppe med en dobbelt position. De vurderer, om De opfylder reglerne, og de danner samtidig et billede af Deres organisation, som omsættes til den plads, De får i tvivlstilfælde. Det andet billede er, hvad denne artikel handler om. Ikke selve kontrollen, men den tillid, der går forud for kontrollen.
De fleste organisationer indretter kontakten med en tilsynsmyndighed omkring compliance: rapporteringer, audits, anmodninger om korrektion. Hvad der ofte mangler, er et direkte spørgsmål til tilsynsmyndigheden selv om, hvordan den ser Deres organisation. Ikke som en formel anmodning om en bedømmelse, men som et spørgsmål der hjælper Dem med at forstå, hvor tilsynsmyndighedens billede afviger fra Deres eget billede.
Her kan man skelne mellem tre spørgsmål.
For det første: hvilket billede har tilsynsmyndigheden af Deres regelefterlevelse, uafhængigt af de formelle rapporteringer. Tilsynsmyndigheder opbygger et indtryk over årene, baseret på mønstre i, hvordan De reagerer på spørgsmål, hvor hurtigt De korrigerer, og om De selv melder det eller først reagerer efter et signal udefra. Dette indtryk er ofte uafhængigt af den seneste rapportering.
For det andet: hvad vejer tungere, end De tror. For en tilsynsmyndighed tæller ofte ikke omfanget af en overtrædelse, men om den overtrædelse følger et mønster eller ser ud som en undtagelse. En lille afvigelse, der gentager sig, læses anderledes end en stor afvigelse, der sker én gang og straks meldes.
For det tredje: hvor er der plads til fortolkning. Lovgivning giver ofte plads til udlægning. Spørgsmålet til tilsynsmyndigheden er derfor ikke, om noget er tilladt, men hvordan den ser hensigten bag en handling, når selve reglens ordlyd giver plads til flere læsninger.
Den, der for første gang går struktureret i dialog med en tilsynsmyndighed om tillid i stedet for regelefterlevelse, opdager ofte to ting.
Det første er, at tilsynsmyndigheder sjældent reagerer på omfanget af en fejltrin. De reagerer på mønstret i, hvordan en organisation håndterer signaler. En organisation, der selv melder det, selv korrigerer og selv følger op, opbygger et andet billede end en organisation, der først reagerer efter en håndhævelsesindsats, selv hvis den underliggende overtrædelse er sammenlignelig.
Det andet er, at det interne billede af den egen compliance-status ofte er mere positivt end det billede, tilsynsmyndigheden har opbygget. Denne forskel skyldes ikke, at en af de to parter er fejlinformeret, men at interne teams kender konteksten for en beslutning, mens tilsynsmyndigheden kun ser resultatet. Denne kontekstviden forvrider selvbilledet.
Trust Baseline er bygget til at synliggøre denne forskel, ikke til at forklare eller løse den. Opsætningen er ens for hver interessentgruppe: en intern forespørgsel om, hvordan ledelsen tror, at tilsynsmyndigheden ser organisationen, sammen med en ekstern forespørgsel til tilsynsmyndigheden selv. Forskellen mellem disse to billeder er det første resultat.
Hvad vi ikke gør, er at formulere en udtalelse om, hvad en tilsynsmyndighed faktisk mener, før den selv har sagt det. En intern vurdering af tilsynsmyndighedens billede er en antagelse, også når den vurdering foretages af mennesker med mangeårig erfaring i kontakten. Forespørgslen erstatter denne antagelse med en målt forskel.
Derudover holder en commitment-tracker styr på, hvilke tilsagn der er givet til en tilsynsmyndighed, og om de er efterlevet. Det er mere relevant, end det lyder. Et lille tilsagn, der ikke bliver efterlevet - en ændret rapporteringsfrist, en lovet intern kontrol - kostet mere tillid end det ikke at gøre en stor investering, som ingen havde forventet. Tilsynsmyndigheder husker glemte små aftaler længere end glemte store ambitioner, fordi små aftaler er den direkte prøvesten for spørgsmålet om, hvorvidt en organisation gør, hvad den siger.
Et signal-rytme sørger til sidst for, at denne forespørgsel ikke forbliver en engangsøvelse, men gentages på et tidspunkt, der passer til tilsynets karakter: efter en rapporteringsperiode, efter en ændring i lovgivningen, eller efter en periode uden kontakt.
Tilsynsmyndigheder udgør en af flere grupper, som denne systematik er opbygget til. Sammenlignelige spørgsmål gælder for hvad De vil vide fra interesseorganisationer, for hvad De vil vide fra investorer, og for de strukturerede samtaler, der retter sig mod omkringboende og mod medarbejdere. Den, der vil vide, hvordan metoden som helhed er opbygget, kan læse hvad en Trust Baseline præcist måler.
Trust Baseline er under opbygning. Der findes endnu ikke et fungerende produkt, som De i dag kan tage i brug til samtalen med en tilsynsmyndighed. Den, der er interesseret i dette, kan tilmelde sig ventelisten; vi foretrækker at skrive ærligt om, hvad der endnu ikke findes, i stedet for at tilbyde noget, der endnu ikke eksisterer.
At kortlægge samtalen med en tilsynsmyndighed rejser ofte et tilstødende spørgsmål: hvor meget af det interne arbejde omkring rapportering, overvågning og sagsopbygning til tilsyn egentlig skal udføres af mennesker. Arbejdsscanningen fra FTE TO AI beregner for hver opgave, hvor stor en del af den, der kan overtages af AI, uafhængigt af spørgsmålet om, hvordan De selv indretter samtalen med tilsynsmyndigheden.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.