Os supervisores são um grupo de stakeholders com uma posição dupla. Avaliam se cumpre as regras, e ao mesmo tempo formam uma imagem da sua organização que se traduz no espaço que lhe é dado em casos de dúvida. É sobre essa segunda imagem que trata este artigo. Não a fiscalização em si, mas a confiança que precede a fiscalização.
A maioria das organizações organiza o contacto com um supervisor em torno da conformidade: relatórios, auditorias, pedidos de correção. O que falta nisso é uma pergunta direta ao próprio supervisor sobre como vê a sua organização. Não como um pedido formal de um parecer, mas como uma pergunta que a ajuda a entender onde a imagem do supervisor se desvia da sua própria imagem.
Distinguem-se três perguntas.
Em primeiro lugar: que imagem tem o supervisor da sua conformidade, independentemente dos relatórios formais. Os supervisores formam uma impressão ao longo dos anos, com base em padrões de como reage a perguntas, com que rapidez corrige, e se comunica por iniciativa própria ou apenas depois de um sinal externo. Essa impressão está muitas vezes desligada do último relatório.
Em segundo lugar: o que pesa mais do que pensa. Para um supervisor, muitas vezes não conta a dimensão de uma infração, mas se essa infração se encaixa num padrão ou parece uma excepção. Um pequeno desvio que se repete é lido de forma diferente de um grande desvio que ocorre uma única vez e é comunicado de imediato.
Em terceiro lugar: onde está a margem de interpretação. A regulamentação deixa muitas vezes margem para explicação. A pergunta ao supervisor não é então se algo é permitido, mas como este vê a intenção subjacente a um ato quando a letra da regra permite várias leituras.
Quem pela primeira vez conversa de forma estruturada com um supervisor sobre confiança, em vez de sobre conformidade, nota muitas vezes duas coisas.
A primeira é que os supervisores raramente reagem à dimensão de um erro. Reagem ao padrão de como uma organização lida com sinais. Uma organização que comunica por iniciativa própria, corrige por iniciativa própria e dá retorno por iniciativa própria constrói uma imagem diferente de uma organização que só reage depois de uma ação de fiscalização, mesmo que a infração subjacente seja comparável.
A segunda é que a imagem interna do próprio estado de conformidade é muitas vezes mais positiva do que a imagem que o supervisor construiu. Essa diferença não surge porque uma das duas partes está mal informada, mas porque as equipas internas conhecem o contexto de uma decisão e o supervisor vê apenas o resultado. Esse conhecimento do contexto distorce a auto-imagem.
A Trust Baseline foi construída para tornar essa diferença visível, não para a explicar ou resolver. A estrutura é igual para cada grupo de stakeholders: um inquérito interno sobre como a gestão pensa que o supervisor vê a organização, ao lado de um inquérito externo ao próprio supervisor. A diferença entre essas duas imagens é o primeiro resultado.
O que não fazemos é formular uma afirmação sobre o que um supervisor realmente pensa antes de ele próprio o ter dito. Uma estimativa interna da imagem do supervisor é uma suposição, mesmo que essa estimativa seja feita por pessoas com anos de experiência no contacto. O inquérito substitui essa suposição por uma diferença medida.
Além disso, um rastreador de compromissos regista que compromissos foram assumidos junto de um supervisor e se foram cumpridos. Isso é mais relevante do que parece. Um pequeno compromisso não cumprido, um prazo de relatório ajustado, um controlo interno prometido, custa mais confiança do que a não realização de um grande investimento que ninguém esperava. Os supervisores recordam acordos pequenos falhados por mais tempo do que grandes ambições falhadas, porque os acordos pequenos são a pedra de toque direta para a pergunta se uma organização faz o que diz.
Um ritmo de sinalização garante, por fim, que este inquérito não permanece um exercício único, mas é repetido num momento adequado à natureza da fiscalização: após um período de relatório, após uma alteração na regulamentação, ou após um período sem contacto.
Os supervisores formam um dos vários grupos para os quais esta sistemática foi criada. Perguntas semelhantes aplicam-se a o que quer saber das organizações de defesa de interesses, a o que quer saber dos financiadores, e às conversas estruturadas dirigidas a residentes locais e a colaboradores. Quem quiser saber como o método está estruturado como um todo, pode ler o que uma Trust Baseline mede exatamente.
A Trust Baseline está em construção. Ainda não existe um produto funcional que possa utilizar hoje para a conversa com um supervisor. Quem estiver interessado pode inscrever-se na lista de espera; preferimos escrever de forma honesta sobre o que ainda não existe do que oferecer algo que ainda não existe.
Mapear a conversa com um supervisor levanta muitas vezes uma pergunta subsequente: quanto do trabalho interno em torno de relatórios, monitorização e formação de dossiês para fiscalização deve, na realidade, ser feito por pessoas. O scan de trabalho da FTE TO AI calcula, por tarefa, que parte pode ser assumida pela IA, independentemente da forma como organiza a própria conversa com o supervisor.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
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