Gemeenten en provincies zijn geen stakeholder zoals een klant of investeerder. Een wethouder heeft een portefeuille, een raad die controleert, en een horizon die door verkiezingen wordt afgebroken. Een gedeputeerde werkt met een coalitieakkoord dat woordelijk wordt nagelezen. Wie met deze partijen in gesprek gaat zonder dat te verdisconteren, krijgt reacties die niet aansluiten op de vraag die is gesteld. Dat is meestal geen onwil. Het is een ander soort logica.
Achter de wens om "het gesprek aan te gaan" met een gemeente of provincie zit vaak een specifiekere vraag. Ziet de gemeente uw organisatie als partner in een opgave, of als partij die iets moet leveren waar de gemeente verantwoordelijk voor is? Is er ambtelijk draagvlak, bestuurlijk draagvlak, of allebei? Ligt uw onderwerp op de agenda van de portefeuillehouder, of moet het daar nog op komen? Deze vragen zijn niet uitwisselbaar. Een organisatie die ambtelijk goed ligt maar bestuurlijk onbekend is, heeft een ander gesprek nodig dan een organisatie die bestuurlijk bekend is maar ambtelijk weerstand ondervindt.
Bij commerciële stakeholders is een toezegging vaak een toezegging. Bij gemeenten en provincies is een toezegging een positie in een proces met andere actoren: een college dat moet instemmen, een raad die kan amenderen, een ambtelijke organisatie die uitvoert wat bestuurlijk is besloten en niet altijd meer. Een ambtenaar die welwillend klinkt, kan bestuurlijk geen ruimte hebben. Een bestuurder die een intentie uitspreekt, kan daar in de praktijk niet op worden aangesproken zonder dat dit als politiek onhandig wordt gezien. Wie dit gesprek voert zoals een gesprek met een leverancier of een financier, verwacht een helderheid die de bestuurlijke praktijk niet altijd biedt.
Dit is een van de redenen dat het gesprek met financiers een andere opbouw vraagt dan het gesprek met een overheid: bij een financier is het toetsingskader vaak expliciet gemaakt, bij een gemeente ligt het verspreid over coalitieakkoord, ambtelijk advies en politieke gevoeligheid van het moment.
Een gestructureerd gesprek begint met een onderscheid tussen wat u aan een ambtenaar vraagt en wat u aan een bestuurder vraagt. Aan de ambtelijke organisatie kunt u vragen naar het proces: welke stukken lopen er, welke afdeling is eigenaar, wat is de gangbare route voor een onderwerp als het uwe. Aan de bestuurder vraagt u naar positie: hoe past uw onderwerp in de portefeuille, is er een politiek risico verbonden aan steun of afwijzing, en binnen welke termijn kan überhaupt iets worden gezegd.
De volgorde van vragen is hier net zo belangrijk als de vragen zelf. Een organisatie die eerst bestuurlijk aanklopt zonder ambtelijk voorwerk, loopt het risico dat de bestuurder om ambtelijk advies vraagt dat nog niet bestaat en de zaak stil komt te liggen. Een organisatie die alleen ambtelijk blijft hangen, krijgt precisie zonder politiek gewicht. Beide routes zijn nodig, in een volgorde die past bij het onderwerp.
Er is een verschil tussen een gemeente die uw organisatie kent en een gemeente die uw organisatie steunt. Bekendheid ontstaat door herhaald contact, aanwezigheid in overleggen, deelname aan trajecten. Steun ontstaat door een expliciete afweging waarbij een bestuurder iets op het spel zet. Veel organisaties verwarren de eerste voor de tweede, en zijn verbaasd wanneer een gemeente die altijd welwillend leek, bij een concreet besluit toch afhoudend blijkt. Dat is geen inconsistentie. Het is het verschil tussen een goede relatie en een politiek risico dat een bestuurder wel of niet wil nemen.
Dit onderscheid tussen beeld en werkelijkheid is precies waar waarom uw beeld afwijkt van dat van uw stakeholders over gaat: het interne beeld van een relatie en de externe realiteit van een positie lopen bij overheden vaker uiteen dan bij andere stakeholdergroepen, precies omdat welwillendheid en steun zo makkelijk voor elkaar worden aangezien.
De kwetsbaarheid zit niet in het uitblijven van steun, maar in het intrekken ervan. Een gemeente die een intentie uitspreekt in een overleg en die intentie later niet kan waarmaken omdat de politieke wind is gedraaid, beschadigt het vertrouwen meer dan een gemeente die van het begin af aan terughoudend was. Voor organisaties die met overheden werken is het daarom zinvoller om kleine, geverifieerde toezeggingen te volgen dan te bouwen op de sfeer van een gesprek. Wat een wethouder in een informeel overleg zegt, is niet wat een college besluit, en dat is weer niet wat een raad uiteindelijk vaststelt.
Deze bestuurlijke laag verschilt van gesprekken met toezichthouders, waar bevoegdheden formeel vastliggen, en van gesprekken met belangenorganisaties, waar de achterban meestal bepalender is dan de politieke actualiteit.
Een structuur om het verschil tussen ambtelijke bekendheid en bestuurlijke steun scherp te krijgen, en om toezeggingen van gemeenten en provincies te volgen tot ze zijn nagekomen of ingetrokken, is onderdeel van wat wij bouwen. De tool is nog niet beschikbaar. Wie hier gebruik van wil maken zodra dat wel het geval is, kan zich aanmelden voor de wachtlijst.
Wie eerst wil weten hoeveel tijd binnen de eigen organisatie aan dit soort bestuurlijke afstemming, verslaglegging en opvolging gaat, vindt daarvoor een ander instrument: de werkscan van FTE TO AI rekent per taak uit welk deel van het werk door AI is over te nemen, en maakt zo zichtbaar hoeveel capaciteit er overblijft voor het gesprek zelf.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.