Valvoja ei esitä kysymyksiä tullakseen vakuutetuksi. Hän esittää kysymyksiä tarkistaakseen, vastaako se, mitä sanotte, sitä, mitä tapahtuu, ja vastaako se, mitä tapahtuu, sitä, mitä on aiemmin luvattu. Se on erilainen suhde kuin useimpien muiden sidosryhmien kanssa. Valvojan ei tarvitse muodostaa mielipidettä organisaatiostanne; hänen on perusteltava arvio vaatimustenmukaisuudesta. Se muuttaa, mitä rakenteellinen keskustelu tarkoittaa.
Kysymys, joka sisäisesti useimmiten esitetään, on: mitä valvoja odottaa meiltä. Se ei ole kysymys, joka ohjaa keskustelua. Kysymys, joka ohjaa keskustelua, on: minkälaisen käsityksen valvoja on jo muodostanut, mihin aiempiin lausuntoihin, raportteihin tai poikkeamiin perustuen, ja missä kohdin tämä käsitys eroaa käsityksestä, joka organisaatiollanne itsellään on omasta asiastaan. Tämä poikkeama on se, mistä keskustelu käytännössä käy, vaikka esityslistalla mainittaisiin jotain muuta.
Nähdäksenne tämän poikkeaman, teidän on ensin kirjattava, mitä oma johtonne uskoo tilanteen olevan. Ei sitä, mitä compliance-osasto tietää, vaan sitä, mitä henkilöt, jotka keskustelua käyvät, todella luulevat tilanteen olevan. Tämä sisäinen käsitys on useammin puutteellinen kuin odotettu, ei siksi, että jotain salattaisiin, vaan siksi, että aiempien keskustelujen lupaukset eivät aina näy päivittäisessä toteutuksessa.
Organisaatiot valmistautuvat isoon kysymykseen: asiaan, poikkeamaan, huomiota herättävään toimenpiteeseen. Valvojat kysyvät usein ensin jotain pienempää. Edellisen keskustelun lupausta, kirjattua toimenpidettä, mainittua päivämäärää. Kun tätä pientä asiaa ei ole hoidettu tai sitä ei enää löydy, keskustelu siirtyy. Ei siksi, että aihe olisi painava, vaan siksi, että se antaa signaalin siitä, miten organisaationne suhtautuu siihen, mitä se itse on sanonut.
Tämä on syy siihen, että pieni unohdettu lupaus maksaa enemmän kuin suuri investointi, jota ei tehdä. Investointi, jota ei tehdä, on valinta, joka voidaan selittää. Lupaus, jota ei pidetä, on epäjohdonmukaisuus, jota ei voida selittää vahvistamatta valvojan käsitystä siitä, että sanotun ja tehdyn välillä on kuilu. Kuka haluaa katkaista tämän kaavan, tarvitsee jotain, joka pitää kiinni lupauksista riippumatta siitä, kuka keskustelua kävi tai mikä osasto oli vastuussa.
Rakenteellinen keskustelu ei ala valvojasta, vaan kysymyksestä, mitä oma organisaationne luulee luvanneensa, milloin ja kenelle. Tämä sisäinen kysely kirjaa, mitä johto odottaa olevan meneillään. Sen jälkeen tarvitaan toinen kerros: mitä on todellisuudessa sanottu ja kirjattu aiemmassa kirjeenvaihdossa tai pöytäkirjoissa. Ero näiden kahden välillä — mitä luullaan sanotun ja mitä on todella kirjattu — on usein suurempi kuin odotettu, ja se on juuri se kohta, jota valvoja katsoo ensimmäisenä.
Tämä lähestymistapa ei tuota johtopäätöstä siitä, mitä valvoja ajattelee organisaatiostanne. Sitä me emme tiedä, eikä sitä voi mitata ennen kuin valvoja itse sen sanoo. Se, mitä voidaan jäsentää, on sisäinen käsitys ja siihen liittyvä lupausten jälki. Se on eri kysymys kuin miten mittaatte tätä käsitystä kysymättä siltä, joka on jo myönteinen, mutta nämä kaksi kysymystä koskettavat toisiaan: organisaatio, joka ei seuraa omia lupauksiaan, ei myöskään tiedä kunnolla, mitä se on sanonut muille sidosryhmille.
Valvoja ei toimi eristyksissä. Se, mitä toimialajärjestölle on sanottu, voi palautua valvontakeskustelussa vertailukohtana, ja samaa pätee rahoittajille tai medialle esitettyihin lausuntoihin. Kuka haluaa valmistautua valvontakeskusteluun, tekee siksi hyvin tietäessään, miten tämä keskustelu suhteutuu siihen, miten käytte rakenteellisen keskustelun rahoittajien kanssa, siihen, miten käytte rakenteellisen keskustelun toimialajärjestön kanssa, ja siihen, miten käytte rakenteellisen keskustelun median kanssa. Lupaus, joka on annettu yhdelle taholle ja josta toiselle taholle esitetty tieto on ristiriidassa, on yksi nopeimmista tavoista vahvistaa epäjohdonmukaisuuden kuva, jota valvojat epäilevät jo, kun jotain menee vikaan.
Tämä on myös syy siihen, että sisäisen käsityksen ja ulkoisen käsityksen välinen taustalla oleva ero on toistuva teema; kuka haluaa ymmärtää, mistä tämä ero johtuu, voi lukea lisää aiheesta miksi käsityksenne poikkeaa sidosryhmienne käsityksestä.
Trust Baseline, jonka rakennamme, asettaa sisäisen käsityksen ja ulkoisen käsityksen rinnakkain, ja seuraa sen jälkeen commitment-trackerin avulla, pidetäänkö lupaukset, tahdissa, joka poimii signaalit ennen kuin ne kasvavat asiaksi. Valvojien kanssa käytävässä keskustelussa erityisesti tämä tracker on olennainen: ei siksi, että se takaisi valvojan tyytyväisyyden, vaan siksi, että se tekee näkyväksi, tietääkö organisaationne itse, mitä se on sanonut. Tämä instrumentin osa on rakenteilla. Kuka haluaa käyttää sitä sen valmistuessa, voi ilmoittautua odotuslistalle.
Lupausten kirjaaminen ja keskusteluhistorian ylläpito on työtä, joka koostuu suurelta osin tekstin, päivämäärien ja vastuiden järjestämisestä — juuri sellaista tehtävää, josta osa on systemaattisesti siirrettävissä. FTE TO AI:n työscan laskee tehtäväkohtaisesti, kuinka suuri osa työstä on siirrettävissä AI:lle, ja antaa siten konkreettisen kuvan siitä, mistä tämä siirtymä voi alkaa omassa sidosryhmäprosessissanne.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.