Et bestyrelsesskifte ophæver ikke et tilsagn. Den, der uden for organisationen hørte tilsagnet, husker løftet, ikke titlen på den, der gav det. For en interessent er organisationen den part, der lovede noget, og den organisation bestÅr uændret efter et skifte. Problemet er, at tilsagnet ofte kun har eksisteret i hovedet på den afgående, i en mailkorrespondance, ingen kan finde igen, eller i et referat, der aldrig blev delt med efterfølgeren.
Det er præcis derfor, dokumentation af et tilsagn i det øjeblik det gives vejer tungere, end det ser ud til. Ikke som en bureaukratisk refleks, men fordi et tilsagn, der kun findes i hukommelsen hos én bestyrelsesleder, forsvinder med den bestyrelsesleder. En efterfølger, der overtager organisationen, overtager også de udestående løfter — men kan kun gøre det, hvis disse løfter står skrevet et sted.
En ny CEO, CSO eller ansvarlig for corporate affairs, der tiltræder, arver en liste med forventninger, som omverdenen har til organisationen. Nogle af dem er givet som eksplicitte tilsagn, andre er opstået, fordi en forgænger antydede noget, uden at mene det som et tilsagn. For en interessent er dette skel ofte irrelevant: det, der er sagt, er sagt.
Det første spørgsmål, en efterfølger skal kunne stille sig selv, er ikke "hvad har jeg lovet", men "hvad er der lovet på denne organisations vegne, af hvem, og til hvem". Uden et løbende overblik kan dette spørgsmål kun besvares ved hjælp af hukommelsen hos de mennesker, der allerede var der, og hukommelse er præcis det instrument, et bestyrelsesskifte bryder.
At dokumentere et tilsagn er ét skridt. At overvåge fristen for dets efterlevelse er et andet. Hvem der overvåger en frist, når den, der gav tilsagnet, ikke længere sidder i den funktion, er et spørgsmål, der kun sjældent er besvaret på forhånd. I praksis falder dette ansvar ofte mellem funktioner: efterfølgeren føler sig ikke bundet af et løfte, vedkommende ikke selv gav, og organisationen som helhed føler sig ikke forpligtet til noget, fordi ingen føler sig som ejer af tilsagnet.
Dette hul er præcis, hvor tillid forsvinder, uden at nogen begår en fejl, man kan pege på. Der er ikke et bristepunkt; der er kun et øjeblik, hvor interessenten indser, at der ikke er sket noget, og hvor ingen kan forklare hvorfor.
Den anden halvdel af spørgsmålet — hvordan dokumenterer De, at et tilsagn er efterlevet — er lige så vanskelig som den første. Efterlevelse, der ikke er dokumenteret, kan for en udenforstående ikke skelnes fra efterlevelse, der aldrig har fundet sted. En organisation, der kan dokumentere, hvornår et tilsagn blev givet, af hvem, og hvornår og hvordan det er blevet indfriet, har en anden samtale med en interessent end en organisation, der kun kan sige "det har vi gjort" uden at kunne vise noget for det.
Det er også derfor, manglende efterlevelse af et lille tilsagn er dyrere end at undlade en stor investering: en stor investering, der udebliver, tilskrives ofte omstændighederne. Et lille tilsagn, der forsvinder mellem et bestyrelsesskifte, tilskrives upålidelighed — først hos personen, dernæst hos organisationen.
Overdragelsen af tilsagn er normalt ikke et punkt på dagsordenen ved et bestyrelsesskifte. Økonomi, personale og løbende sager får opmærksomhed; en liste med løfter til eksterne parter er der sjældent, selv om denne liste i vid udstrækning bestemmer, hvordan den nye bestyrelsesleder bedømmes af mennesker, der endnu ikke kender vedkommende. Hvilke signaler der hører til på bestyrelsesbordet er et spørgsmål, hver efterfølger bør stille sig selv, før det første eksterne spørgsmål kommer ind om noget, en forgænger engang lovede.
At dokumentere et tilsagn, overvåge en frist og dokumentere efterlevelse er hver for sig opgaver, der kan udføres med en fast struktur, uafhængigt af hvem der på et givet tidspunkt sidder på bestyrelsesposten. Det er også derfor, Trust Baseline indeholder en commitment-tracker: ikke for at bedømme, hvad der er blevet lovet, men for at sikre, at et tilsagn ikke forsvinder tavst efter et skifte.
Værktøjet, der understøtter dette, er under udvikling. Den, der har interesse i dette, kan tilmelde sig ventelisten; der er endnu intet at bestille, men noget at se frem til.
At dokumentere og overvåge tilsagn er delvist administrativt arbejde: føre overblik, signalere frister, ordne dokumentation. For den, der vil vide, hvilken del af den type arbejde AI kan overtage, beregner FTE TO AI's arbejdsscan det opgave for opgave.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.