Un angajament care există doar într-un pdf cu procese-verbale nu există, pentru majoritatea oamenilor din organizația dvs. Directorul care l-a făcut l-a uitat probabil, colegul care trebuie să-l îndeplinească nu l-a văzut niciodată, iar partea interesată care l-a auzit așteaptă. În momentul în care cineva din exterior întreabă despre el, se constată de multe ori că nimeni nu poate spune cu certitudine ce s-a promis, cui și dacă s-a întâmplat.
Aceasta nu este o problemă de rea-voință. Este o problemă de consemnare. Un angajament asumat în timpul unei discuții, al unui panel sau al unui interviu ajunge rareori automat într-un sistem care ține evidența cine este responsabil și când este termenul-limită. Se pierde printre punctele de acțiune ale unui alt subiect, sau rămâne verbal și nu este notat nicăieri.
Consemnarea este primul pas: cine a promis ce, cui și în ce termen. Fără un moment fix în care se face acest lucru, totul depinde de cine a notat, din întâmplare, discuția. Cum consemnați un angajament determină dacă acel angajament mai poate fi găsit peste o lună, sau dacă există doar în memoria celui care l-a făcut.
Monitorizarea este altceva. Un angajament cu un termen-limită are nevoie de un responsabil care răspunde de progres și de un moment în care cineva verifică dacă acel termen este respectat. Fără această supraveghere, un termen-limită se decalează, și nimeni nu observă până când partea interesată nu întreabă chiar ea. Aceasta ridică întrebarea cine monitorizează un termen în organizația dvs. și ce se întâmplă dacă acea persoană este în concediu sau își schimbă funcția.
Un director care nu face o investiție mare este tras la răspundere pentru aceasta la nivel strategic. Neîndeplinirea unui angajament mic — un răspuns care nu vine, o discuție care nu este programată, un raport care ajunge cu un trimestru mai târziu decât s-a promis — costă de multe ori mai multă încredere decât ar fi putut costa vreodată acea investiție mare. Motivul este simplu: angajamentul mic este concret și personal. Partea interesată care l-a primit își amintește exact ce s-a spus și când.
Ce costă un angajament mic pe care nu îl respectați arată de ce acest tipar se repetă: cea mai mare parte a daunelor de reputație în astfel de situații nu provine dintr-o politică eșuată, ci dintr-o neglijență neobservată la nivel de detaliu. Exact acesta este motivul pentru care un instrument de urmărire are valoare adăugată. Nu pentru a monitoriza deciziile mari — acestea primesc atenție în orice caz — ci pentru a menține vizibile angajamentele mici care altfel se pierd fără zarvă.
Consemnarea și monitorizarea rezolvă o parte din problemă. Cealaltă parte este raportarea: capacitatea de a demonstra, în momentul în care se cere acest lucru, că un angajament a fost respectat. Aceasta necesită o formă care nu este citibilă doar intern, ci care rezistă și în fața unei persoane din exterior care privește critic. Cum raportați despre angajamente se referă la acea formă: ce trebuie să conțină un raport pentru a fi credibil și ce anume face un raport suspect.
Acel raport nu este de sine stătător. Ar trebui să se alinieze la ceea ce se discută deja la nivel de consiliu. Nu fiecare semnal aparține pe masa consiliului, și nu fiecare angajament este relevant pentru consiliu, dar distincția dintre ce trebuie și ce nu trebuie să ajungă mai sus este rareori stabilită în avans. Ce semnale aparțin pe masa consiliului descrie unde se află această limită și de ce absența acesteia duce de multe ori la situația în care un consiliu aude despre o problemă abia după ce aceasta s-a scurs deja în exterior.
Trust Baseline solicită separat organizației dvs. și unui grup extern de părți interesate imaginea lor asupra situației actuale. Diferența dintre aceste două imagini este primul rezultat — nu o judecată asupra cui are dreptate, ci o expunere a locului unde percepțiile diverg. Un instrument de urmărire a angajamentelor și un ritm al semnalelor urmează după aceea: angajamente care sunt consemnate, termene-limită care sunt monitorizate și un moment fix în care această imagine este repetată. Cât de des trebuie să se întâmple acest lucru depinde de sectorul dvs. și de expunerea dvs.; cât de des raportați despre părțile interesate descrie de ce depinde această alegere.
Această sondare nu spune nimic despre ce crede de fapt o parte interesată. Asta nu știe nimeni până când nu o spune ea însăși. Ceea ce expune Trust Baseline este diferența dintre imaginea internă și ceea ce se primește ca răspuns din exterior — și această diferență este de multe ori primul loc în care un angajament se pierde.
Trust Baseline, instrumentul de urmărire a angajamentelor și ritmul semnalelor sunt în curs de construire acum. Cei interesați se pot înscrie pe lista de așteptare; nu există încă nimic de utilizat astăzi, și preferăm să scriem acest lucru sincer decât să oferim ceva care nu există încă.
Consemnarea și monitorizarea angajamentelor este o muncă care constă, în parte, din pași fixi și repetabili: notarea unui termen-limită, asocierea unui responsabil, trimiterea unei notificări, alcătuirea unui raport din componente fixe. Care parte din această muncă se poate prelua efectiv și care parte continuă să necesite discernământ uman diferă de la o organizație la alta și de la o sarcină la alta. Scanul de lucru al FTE TO AI calculează acest lucru per sarcină și arată care parte din munca legată de consemnarea și raportarea angajamentelor se pretează pentru această preluare.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.