Priežiūros institucija neklausia klausimų, siekdama būti įtikinta. Ji klausia, siekdama patikrinti, ar tai, ką sakote, atitinka tai, kas vyksta iš tikrųjų, ir ar tai, kas vyksta, atitinka tai, kas buvo pažadėta anksčiau. Tai kitokie santykiai nei su dauguma kitų suinteresuotųjų šalių. Priežiūros institucijai nereikia susidaryti nuomonės apie jūsų organizaciją; jai reikia pagrįsti vertinimą dėl reikalavimų laikymosi. Tai pakeičia tai, ką reiškia struktūruotas pokalbis.
Klausimas, kuris vidiniuose pokalbiuose dažniausiai užduodamas, yra: ko priežiūros institucija iš mūsų tikisi. Tai nėra klausimas, kuris nulemia pokalbio eigą. Klausimas, kuris nulemia pokalbio eigą, yra: kokį vaizdą priežiūros institucija jau susidarė, kokių ankstesnių pareiškimų, ataskaitų ar incidentų pagrindu, ir kur tas vaizdas nukrypsta nuo vaizdo, kurį jūsų organizacija pati turi apie savo bylą. Šis skirtumas praktikoje ir yra pokalbio esmė, net jei darbotvarkėje nurodyta kas kita.
Kad pamatytumėte šį skirtumą, pirmiausia turite užrašyti, ką jūsų pačių vadovybė mano, kad yra padaryta. Ne tai, ką žino atitikties skyrius, bet tai, ką pokalbį vedantys žmonės iš tiesų mano apie esamą padėtį. Šis vidinis vaizdas dažniau būna nepilnas, nei tikimasi, ne todėl, kad kažkas slepiama, bet todėl, kad ankstesniuose pokalbiuose duoti pažadai ne visada atsispindi kasdieniame darbe.
Organizacijos ruošiasi didžiajam klausimui: bylai, incidentui, priemonei, kuri patraukia dėmesį. Priežiūros institucijos dažnai pirmiausia klausia apie kažką mažesnio. Pažadą iš ankstesnio pokalbio, užfiksuotą veiksmų punktą, paminėtą datą. Kai tas mažas punktas nebuvo įvykdytas arba jo neįmanoma rasti, pokalbis pakrypsta kita linkme. Ne todėl, kad tema svarbi, bet todėl, kad tai duoda signalą, kaip jūsų organizacija elgiasi su tuo, ką ji pati pasakė.
Dėl to menkas nesuvaldytas pažadas kainuoja daugiau nei didelė neįvykdyta investicija. Investicija, kurios nebuvo, yra pasirinkimas, kurį galima paaiškinti. Pažadas, kuris nebuvo įvykdytas, yra nesuderinamumas, kurio negalima paaiškinti neįtvirtinant priežiūros institucijos susidaryto vaizdo, kad tarp to, kas sakoma, ir to, kas daroma, yra spraga. Tam, kas norėtų nutraukti šį modelį, reikia kažko, kas fiksuotų pažadus, nepaisant to, kas vedė pokalbį ar kuris skyrius buvo atsakingas.
Struktūruotas pokalbis nepradedamas nuo priežiūros institucijos, bet nuo klausimo, ką jūsų pačių organizacija mano, kad yra pažadėjusi, kada ir kam. Ši vidinė apklausa fiksuoja, ką vadovybė tikisi, kad vyksta. Toliau reikalingas antras lygmuo: kas iš tikrųjų buvo pasakyta ir užfiksuota ankstesniame susirašinėjime ar protokoluose. Skirtumas tarp šių dviejų dalykų — to, ką žmonės mano, kad pasakė, ir to, kas iš tikrųjų užfiksuota — dažnai yra didesnis, nei tikimasi, ir tai tiksliai tas punktas, į kurį priežiūros institucija pirmiausia atkreipia dėmesį.
Šis metodas neduoda atsakymo į tai, ką priežiūros institucija galvoja apie jūsų organizaciją. Mes to nežinome ir negalime to įvertinti, kol priežiūros institucija patys to nepasako. Ką galima struktūrizuoti, yra vidinis vaizdas ir su juo susijęs pažadų pėdsakas. Tai kitas klausimas nei kaip matuoti šį vaizdą, neklausiant apie tai tų, kurie jau yra teigiamai nusiteikę, bet šie du klausimai susiję: organizacija, kuri neseka savo pačios pažadų, taip pat gerai nežino, ką ji pasakė kitoms suinteresuotosioms šalims.
Priežiūros institucija nedirba izoliuotai. Kas buvo pasakyta pramonės asociacijai, gali sugrįžti priežiūros pokalbyje kaip atskaitos taškas, ir tas pats taikoma pareiškimams, skirtiems finansuotojams ar žiniasklaidai. Todėl tam, kas norėtų būti pasirengęs priežiūros pokalbiui, verta žinoti, kaip šis pokalbis siejasi su kaip vesti struktūruotą pokalbį su finansuotojais, su kaip vesti struktūruotą pokalbį su pramonės asociacija ir su kaip vesti struktūruotą pokalbį su žiniasklaida. Pažadas, duotas vienai šaliai ir paneigtas kitai, yra vienas iš greičiausių būdų sutvirtinti nesuderinamumo vaizdą, kurį priežiūros institucijos jau įtaria, kai kas nors nepavyksta.
Tai taip pat paaiškina, kodėl esminis skirtumas tarp vidinio ir išorinio vaizdo yra pasikartojanti tema; kas norėtų suprasti, iš kur šis skirtumas kyla, gali skaityti daugiau apie kodėl jūsų vaizdas skiriasi nuo suinteresuotųjų šalių vaizdo.
Mūsų kuriamas Trust Baseline sugretina vidinį ir išorinį vaizdą, o po to su pažadų sekimo įrankiu (commitment-tracker) stebi, ar pažadai yra įvykdomi, tokiu ritmu, kuris pagauna signalus, kol jie neišsivysto į bylą. Pokalbiui su priežiūros institucijomis svarbiausias yra tas sekimo įrankis: ne todėl, kad jis garantuoja priežiūros institucijos pasitenkinimą, bet todėl, kad jis parodo, ar jūsų organizacija pati žino, ką ji yra pasakiusi. Šis įrankio komponentas dar kuriamas. Tie, kas norėtų juo pasinaudoti, kai jis bus pasiekiamas, galite užsiregistruoti į laukiančiųjų sąrašą.
Pažadų fiksavimas ir pokalbių istorijos sekimas yra darbas, kurį daugiausia sudaro teksto, datų ir atsakomybių tvarkymas — tiksliai tokio pobūdžio užduotis, kurios dalį galima sistemingai perduoti. FTE TO AI darbo analizė (werkscan) kiekvienai užduočiai apskaičiuoja, kokią darbo dalį galima perduoti dirbtiniam intelektui, ir tuo suteikia konkretų vaizdą, nuo ko toks perdavimas jūsų suinteresuotųjų šalių procese gali pradėti.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.