En tilsynsmyndighed stiller ikke spørgsmål for at blive overbevist. Den stiller spørgsmål for at kontrollere, om det De siger, stemmer overens med det der sker, og om det der sker, stemmer overens med det der tidligere er tilsagt. Det er et andet forhold end med de fleste andre interessenter. En tilsynsmyndighed skal ikke danne sig en mening om Deres organisation; den skal underbygge en vurdering af overholdelse. Det ændrer hvad en struktureret samtale betyder.
Det spørgsmål der internt oftest stilles, er: hvad forventer tilsynsmyndigheden af os. Det er ikke det spørgsmål der styrer samtalen. Det spørgsmål der styrer samtalen, er: hvilket billede har tilsynsmyndigheden allerede dannet sig, på baggrund af hvilke tidligere udtalelser, rapporteringer eller hændelser, og hvor afviger det billede fra det billede Deres organisation selv har af sit eget dossier. Den afvigelse er det, samtalen i praksis handler om, også selvom dagsordenen angiver noget andet.
For at se den afvigelse skal De først fastlægge, hvad Deres egen ledelse tror der ligger. Ikke hvad compliance-afdelingen ved, men hvad de personer der fører samtalen, faktisk tror stillingen er. Det interne billede er oftere ufuldstændigt end forventet, ikke fordi noget skjules, men fordi tilsagn fra tidligere samtaler ikke altid genfindes i den daglige udførelse.
Organisationer forbereder sig på det store spørgsmål: dossieret, hændelsen, den foranstaltning der tiltrækker opmærksomhed. Tilsynsmyndigheder spørger ofte først om noget mindre. Et tilsagn fra en tidligere samtale, et handlingspunkt der er noteret, en dato der er nævnt. Når det lille punkt ikke er overholdt eller ikke længere kan findes, skifter samtalen. Ikke fordi emnet er tungt, men fordi det giver et signal om, hvordan Deres organisation omgår det, den selv har sagt.
Det er årsagen til, at et lille glemt tilsagn koster mere end en stor investering der ikke gennemføres. En investering der udebliver, er et valg der kan forklares. Et tilsagn der ikke overholdes, er en inkonsistens der ikke kan forklares uden at bekræfte tilsynsmyndighedens billede af, at der er et hul mellem det der siges og det der gøres. Den der vil bryde det mønster, har brug for noget der fastholder tilsagn uafhængigt af, hvem der førte samtalen, eller hvilken afdeling der var ansvarlig.
En struktureret samtale begynder ikke hos tilsynsmyndigheden, men ved spørgsmålet om, hvad Deres egen organisation tror den har tilsagt, hvornår, og til hvem. Den interne afdækning fastlægger, hvad ledelsen forventer der foregår. Dernæst er der brug for et andet lag: hvad er faktisk sagt og fastlagt i tidligere korrespondance eller referater. Forskellen mellem de to — hvad man tror man har sagt, og hvad der faktisk er fastlagt — er ofte større end forventet, og er netop det punkt en tilsynsmyndighed først ser på.
Denne fremgangsmåde giver ikke en udtalelse om, hvad tilsynsmyndigheden mener om Deres organisation. Det ved vi ikke, og det kan vi ikke måle, før tilsynsmyndigheden selv siger det. Det der kan struktureres, er det interne billede og det spor af tilsagn der hænger sammen med det. Det er et andet spørgsmål end hvordan De måler det billede uden at spørge dem der allerede er positive, men de to spørgsmål berører hinanden: en organisation der ikke følger sine egne tilsagn, ved heller ikke rigtig, hvad den har sagt til andre interessenter.
En tilsynsmyndighed arbejder ikke isoleret. Hvad der er sagt til en brancheforening, kan komme tilbage i en tilsynssamtale som referencepunkt, og det samme gælder udtalelser til investorer eller medier. Den der vil være forberedt på en tilsynssamtale, gør derfor klogt i at vide, hvordan den samtale forholder sig til hvordan De fører en struktureret samtale med investorer, til hvordan De fører en struktureret samtale med brancheforeningen, og til hvordan De fører en struktureret samtale med medier. Et tilsagn der er givet til den ene og modsagt over for den anden, er en af de hurtigste måder at bekræfte det billede af inkonsistens, som tilsynsmyndigheder allerede har mistanke om, så snart noget går galt.
Det er også derfor, at den underliggende forskel mellem internt billede og eksternt billede er et tilbagevendende tema; den der vil forstå hvor den forskel kommer fra, kan læse videre om hvorfor Deres billede afviger fra Deres interessenters.
Den Trust Baseline vi bygger, sætter det interne billede og det eksterne billede ved siden af hinanden, og følger derefter med en commitment-tracker, om tilsagn overholdes, i et tempo der opfanger signaler, før de eskalerer til et dossier. For samtalen med tilsynsmyndigheder er det især den tracker der er relevant: ikke fordi den garanterer, at en tilsynsmyndighed er tilfreds, men fordi den synliggør, om Deres organisation selv ved, hvad den har sagt. Denne del af værktøjet er under opbygning. Den der ønsker at bruge dette, så snart det er tilgængeligt, kan tilmelde sig ventelisten.
At fastlægge tilsagn og føre en samtalehistorik er arbejde der for størstedelens vedkommende består af at ordne tekst, datoer og ansvarsområder — netop den type opgave hvoraf en del systematisk kan overdrages. Werkscan fra FTE TO AI beregner pr. opgave, hvilken del af arbejdet der kan overtages af AI, og giver dermed et konkret billede af, hvor den overdragelse kan begynde inden for Deres egen interessentproces.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.