Järelevalveasutus ei esita küsimusi selleks, et veenduda. Ta esitab küsimusi, et kontrollida, kas see, mida te ütlete, vastab sellele, mis tegelikult toimub, ja kas see, mis toimub, vastab sellele, mis varem on lubatud. See on teistsugune suhe kui enamiku muude sidusrühmadega. Järelevalveasutusel ei ole kujundada arvamust teie organisatsiooni kohta; tal on põhjendada hinnangut nõuetele vastavuse kohta. See muudab seda, mida struktureeritud vestlus tähendab.
Küsimus, mida sisemiselt tavaliselt esitatakse, on: mida järelevalveasutus meilt ootab. See ei ole küsimus, mis vestlust suunab. Küsimus, mis vestlust suunab, on: millise pildi on järelevalveasutus juba kujundanud, milliste varasemate väidete, aruannete või juhtumite põhjal, ja kus see pilt erineb pildist, mis teie organisatsioonil on oma toimiku kohta. See erinevus on see, millest vestlus praktikas käib, ka kui päevakord näitab midagi muud.
Selle erinevuse nägemiseks tuleb teil esmalt kirja panna, mida teie oma juhtkond arvab, et olukord on. Mitte see, mida vastavuse osakond teab, vaid see, mida inimesed, kes vestlust peavad, tegelikult arvavad, et olukord on. See sisemine pilt on tihti puudulikum kui oodatud, mitte seetõttu, et midagi varjatakse, vaid seetõttu, et varasemate vestluste lubadused ei kajastu alati igapäevases täitmises.
Organisatsioonid valmistuvad suurele küsimusele: toimikule, juhtumile, meetmele, mis tähelepanu köidab. Järelevalveasutused küsivad sageli esmalt millegi väiksema kohta. Lubaduse kohta eelmisest vestlusest, tegevuspunkti kohta, mis on kirja pandud, kuupäeva kohta, mis on nimetatud. Kui see väike punkt ei ole täidetud või ei ole enam leitav, nihkub vestlus. Mitte seetõttu, et teema on raske, vaid seetõttu, et see annab signaali selle kohta, kuidas teie organisatsioon suhtub sellesse, mida ta ise on öelnud.
See on põhjus, miks üks väike täitmata jäänud lubadus maksab rohkem kui üks suur investeering, mida ei tehta. Investeering, mis jääb tegemata, on valik, mida saab selgitada. Lubadus, mida ei täidetud, on ebakõla, mida ei saa selgitada, kinnitamata järelevalveasutuse arvamust, et öeldu ja tehtu vahel on lõhe. Kes soovib seda mustrit murda, vajab midagi, mis hoiab lubadusi meeles, sõltumatult sellest, kes vestlust pidas või milline osakond oli vastutav.
Struktureeritud vestlus ei alga järelevalveasutusest, vaid küsimusest, mida teie oma organisatsioon arvab, et on lubanud, millal ja kellele. See sisemine kaardistus dokumenteerib, mida juhtkond ootab, et olukord on. Seejärel on vaja teist kihti: mida on tegelikult öeldud ja kirja pandud varasemas kirjavahetuses või protokollides. Erinevus nende kahe vahel — mida arvatakse, et on öeldud, ja mida on tegelikult kirja pandud — on tihti suurem kui oodatud, ja on täpselt see punkt, millele järelevalveasutus esimesena vaatab.
See lähenemine ei annab hinnangut selle kohta, mida järelevalveasutus teie organisatsioonist arvab. Seda me ei tea, ja seda ei saa mõõta enne, kui järelevalveasutus seda ise ütleb. See, mida on võimalik struktureerida, on sisemine pilt ja sellega seotud lubaduste rada. See on teine küsimus kui kuidas te mõõdate seda pilti, küsimata seda kellelt, kes on juba positiivselt meelestatud, kuid need kaks küsimust puutuvad kokku: organisatsioon, kes ei jälgi oma lubadusi, ei tea ka hästi, mida ta on öelnud teistele sidusrühmadele.
Järelevalveasutus ei tegutse isolatsioonis. See, mida on öeldud erialaliidule, võib järelevalvevestluses tulla tagasi viitepunktina, ja seesama kehtib väidete kohta, mis on suunatud rahastajatele või meediale. Kes soovib olla ette valmistatud järelevalvevestluseks, teeb seetõttu hästi, kui teab, kuidas see vestlus seostub sellega, kuidas te peate struktureeritud vestlust rahastajatega, sellega, kuidas te peate struktureeritud vestlust erialaliiduga, ja sellega, kuidas te peate struktureeritud vestlust meediaga. Lubadus, mis on antud ühele osapoolele ja mida vaidlustatakse teisele öeldes, on üks kiiremaid viise kinnitada ebakõla mulje, mida järelevalveasutused juba kahtlustavad niipea, kui midagi läheb valesti.
See on ka põhjus, miks aluseks olev erinevus sisemise pildi ja välise pildi vahel on korduv teema; kes soovib mõista, kust see erinevus tuleb, saab lugeda edasi teemal miks teie pilt erineb teie sidusrühmade pildist.
Usalduse Baastase (Trust Baseline), mida me ehitame, paneb sisemise pildi ja välise pildi kõrvuti, ning jälgib seejärel kohustuste jälgijaga (commitment-tracker), kas lubadusi täidetakse, rütmis, mis tabab signaale enne, kui need eskaleeruvad toimikuks. Järelevalveasutustega peetava vestluse jaoks on eelkõige see jälgija asjakohane: mitte seetõttu, et see garanteerib, et järelevalveasutus on rahul, vaid seetõttu, et see teeb nähtavaks, kas teie organisatsioon ise teab, mida ta on öelnud. See instrumendi osa on ehitamisel. Kes soovib seda kasutada niipea, kui see on saadaval, saab registreeruda ootenimekirja.
Lubaduste dokumenteerimine ja vestluste ajaloo jälgimine on töö, mis suures osas koosneb teksti, kuupäevade ja vastutuste korrastamisest — täpselt sellist tüüpi ülesanne, millest osa on süstemaatiliselt üle kantav. FTE TO AI töövoo skaneering (werkscan) arvutab iga ülesande kohta, kui suur osa tööst on AI-le üle kantav, ja annab seeläbi konkreetse pildi sellest, kust see üleandmine teie oma sidusrühmaprotsessis alata võib.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.