Un'autorità di vigilanza non pone domande per essere convinta. Pone domande per verificare se ciò che dite corrisponde a ciò che accade, e se ciò che accade corrisponde a ciò che è stato precedentemente promesso. È un rapporto diverso da quello con la maggior parte degli altri stakeholder. Un'autorità di vigilanza non deve formarsi un'opinione sulla vostra organizzazione; deve motivare un giudizio sulla conformità. Questo cambia il significato di un colloquio strutturato.
La domanda che internamente viene posta più spesso è: cosa si aspetta l'autorità di vigilanza da noi. Non è questa la domanda che guida il colloquio. La domanda che guida il colloquio è: quale immagine si è già formata l'autorità di vigilanza, sulla base di quali dichiarazioni precedenti, rapporti o incidenti, e dove questa immagine si discosta dall'immagine che la vostra organizzazione stessa ha del proprio dossier. Questa discrepanza è ciò di cui tratta nella pratica il colloquio, anche se l'agenda indica qualcosa di diverso.
Per individuare questa discrepanza, dovete prima registrare ciò che il vostro management pensa sia in essere. Non ciò che sa il reparto compliance, ma ciò che le persone che conducono il colloquio pensano effettivamente sia lo stato delle cose. Questa immagine interna è più spesso incompleta di quanto ci si aspetti, non perché qualcosa venga nascosto, ma perché gli impegni presi in colloqui precedenti non sempre si riflettono nell'esecuzione quotidiana.
Le organizzazioni si preparano alla grande domanda: il dossier, l'incidente, la misura che attira l'attenzione. Le autorità di vigilanza chiedono spesso prima qualcosa di più piccolo. Un impegno preso in un colloquio precedente, un punto di azione annotato, una data menzionata. Quando questo piccolo punto non è stato rispettato o non si trova più, il colloquio cambia direzione. Non perché l'argomento sia pesante, ma perché fornisce un segnale su come la vostra organizzazione gestisce ciò che ha essa stessa dichiarato.
Questa è la ragione per cui un piccolo impegno mancato costa più di un grande investimento non effettuato. Un investimento che non viene fatto è una scelta che può essere spiegata. Un impegno non rispettato è un'incongruenza che non può essere spiegata senza confermare l'immagine che l'autorità di vigilanza si è formata, secondo cui tra quanto detto e quanto fatto c'è un vuoto. Chi vuole rompere questo schema ha bisogno di qualcosa che tenga traccia degli impegni indipendentemente da chi ha condotto il colloquio o quale reparto fosse responsabile.
Un colloquio strutturato non inizia dall'autorità di vigilanza, ma dalla domanda su cosa la vostra stessa organizzazione pensa di aver promesso, quando e a chi. Questa raccolta interna di informazioni registra ciò che il management si aspetta sia in gioco. Successivamente è necessario un secondo livello: cosa è stato effettivamente detto e registrato in corrispondenza o verbali precedenti. La differenza tra questi due elementi — ciò che si pensa di aver detto e ciò che è effettivamente stato registrato — è spesso maggiore di quanto previsto, ed è esattamente il punto che un'autorità di vigilanza osserva per primo.
Questo approccio non produce alcuna affermazione su cosa pensi l'autorità di vigilanza della vostra organizzazione. Questo non lo sappiamo, e non possiamo misurarlo prima che l'autorità di vigilanza lo dica essa stessa. Ciò che è invece possibile strutturare è l'immagine interna e la traccia degli impegni ad essa collegata. È una domanda diversa da come misurare questa immagine senza chiederlo a chi è già favorevole, ma le due domande si toccano: un'organizzazione che non segue i propri impegni non sa nemmeno bene cosa ha detto ad altri stakeholder.
Un'autorità di vigilanza non opera in isolamento. Ciò che è stato detto a un'associazione di categoria può ritornare in un colloquio di vigilanza come punto di riferimento, e lo stesso vale per le dichiarazioni fatte a finanziatori o media. Chi vuole essere preparato a un colloquio di vigilanza fa quindi bene a sapere come questo colloquio si relaziona con come condurre un colloquio strutturato con i finanziatori, con come condurre un colloquio strutturato con l'associazione di categoria, e con come condurre un colloquio strutturato con i media. Un impegno preso verso una parte e contraddetto verso un'altra è uno dei modi più rapidi per confermare l'immagine di incongruenza che le autorità di vigilanza già sospettano non appena qualcosa va storto.
Questo è anche il motivo per cui la differenza sottostante tra immagine interna e immagine esterna è un tema ricorrente; chi vuole capire da dove nasce questa differenza può leggere ulteriormente su perché la vostra immagine si discosta da quella dei vostri stakeholder.
La Trust Baseline che costruiamo mette a confronto l'immagine interna e l'immagine esterna, e prosegue poi con un commitment-tracker per verificare se gli impegni vengono rispettati, con un ritmo che individua i segnali prima che si trasformino in un dossier. Per il colloquio con le autorità di vigilanza è soprattutto questo tracker a essere rilevante: non perché garantisca che un'autorità di vigilanza sia soddisfatta, ma perché rende visibile se la vostra organizzazione stessa sa cosa ha detto. Questa componente dello strumento è in fase di sviluppo. Chi desidera utilizzarla non appena sarà disponibile può iscriversi alla lista d'attesa.
Registrare gli impegni e mantenere una cronologia dei colloqui è un lavoro che consiste in gran parte nell'ordinare testi, date e responsabilità — esattamente il tipo di compito di cui una parte può essere sistematicamente trasferita. La werkscan di FTE TO AI calcola per ciascuna attività quale parte del lavoro può essere assunta dall'AI, offrendo così un quadro concreto di dove questo trasferimento può iniziare all'interno del vostro stesso processo con gli stakeholder.
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