O autoritate de supraveghere nu pune întrebări pentru a fi convinsă. Ea pune întrebări pentru a verifica dacă ceea ce spuneți corespunde cu ceea ce se întâmplă, și dacă ceea ce se întâmplă corespunde cu ceea ce s-a promis anterior. Aceasta este o relație diferită față de cea cu majoritatea celorlalte părți interesate. O autoritate de supraveghere nu are de format o opinie despre organizația dvs.; ea are de fundamentat o judecată privind conformitatea. Acest lucru schimbă ce înseamnă un dialog structurat.
Întrebarea care se pune de obicei intern este: ce se așteaptă autoritatea de supraveghere de la noi. Aceasta nu este întrebarea care conduce discuția. Întrebarea care conduce discuția este: ce imagine și-a format deja autoritatea de supraveghere, pe baza căror declarații, rapoarte sau incidente anterioare, și unde diferă această imagine de imaginea pe care organizația dvs. o are despre propriul dosar. Această diferență este, în practică, subiectul real al discuției, chiar dacă agenda menționează altceva.
Pentru a vedea această diferență, trebuie mai întâi să consemnați ce crede propria dvs. conducere că există. Nu ce știe departamentul de conformitate, ci ce cred efectiv persoanele care conduc discuția că este situația actuală. Această imagine internă este mai des incompletă decât se anticipează, nu pentru că se ascunde ceva, ci pentru că angajamentele din discuții anterioare nu se reflectă întotdeauna în execuția zilnică.
Organizațiile se pregătesc pentru întrebarea mare: dosarul, incidentul, măsura care atrage atenția. Autoritățile de supraveghere întreabă adesea mai întâi despre ceva mai mic. Un angajament dintr-o discuție anterioară, un punct de acțiune care a fost notat, o dată care a fost menționată. Când acest punct mic nu a fost respectat sau nu mai poate fi găsit, discuția se schimbă de direcție. Nu pentru că subiectul este grav, ci pentru că oferă un semnal despre modul în care organizația dvs. gestionează ceea ce a afirmat ea însăși.
Aceasta este motivul pentru care un mic angajament neîndeplinit costă mai mult decât o investiție mare care nu se realizează. O investiție care nu are loc este o alegere care poate fi explicată. Un angajament neîndeplinit este o inconsecvență care nu poate fi explicată fără a confirma imaginea autorității de supraveghere conform căreia există o discrepanță între ce se spune și ce se face. Cine dorește să rupă acest tipar are nevoie de ceva care să păstreze angajamentele, indiferent de cine a condus discuția sau care departament a fost responsabil.
Un dialog structurat nu începe cu autoritatea de supraveghere, ci cu întrebarea ce crede propria dvs. organizație că a promis, când, și cui. Această cartografiere internă consemnează ce se așteaptă conducerea că este în discuție. Apoi este necesar un al doilea nivel: ce s-a spus și consemnat efectiv în corespondența sau rapoartele anterioare. Diferența dintre cele două — ce se crede că s-a spus și ce s-a consemnat efectiv — este adesea mai mare decât se anticipează, și este exact punctul la care o autoritate de supraveghere se uită prima.
Această abordare nu produce o afirmație despre ce părere are autoritatea de supraveghere despre organizația dvs. Acest lucru nu îl știm, și nu îl putem măsura înainte ca autoritatea de supraveghere să îl exprime ea însăși. Ceea ce se poate structura este imaginea internă și traseul angajamentelor care îi este asociat. Aceasta este o întrebare diferită de cum măsurați această imagine fără a o cere celor care sunt deja pozitivi, dar cele două întrebări se intersectează: o organizație care nu își urmărește propriile angajamente nici nu știe bine ce a spus altor părți interesate.
O autoritate de supraveghere nu lucrează în izolare. Ce s-a spus către o asociație de ramură poate reapărea într-o discuție de supraveghere ca punct de referință, și același lucru este valabil pentru declarațiile către finanțatori sau mass-media. Cine dorește să fie pregătit pentru o discuție de supraveghere face bine să știe cum se raportează această discuție la cum purtați un dialog structurat cu finanțatorii, la cum purtați un dialog structurat cu asociația de ramură, și la cum purtați un dialog structurat cu mass-media. Un angajament făcut către o parte și contrazis către alta este una dintre cele mai rapide modalități de a confirma imaginea de inconsecvență pe care autoritățile de supraveghere o suspectează deja de îndată ce ceva merge greșit.
Aceasta este și motivul pentru care diferența subiacentă dintre imaginea internă și imaginea externă este o temă recurentă; cine dorește să înțeleagă de unde provine această diferență poate citi mai departe despre de ce imaginea dvs. diferă de cea a părților dvs. interesate.
Trust Baseline pe care îl construim pune imaginea internă și imaginea externă una lângă alta, și continuă apoi cu un tracker de angajamente pentru a urmări dacă acestea sunt respectate, într-un ritm care captează semnalele înainte ca acestea să escaladeze într-un dosar. Pentru discuția cu autoritățile de supraveghere, acest tracker este cel mai relevant: nu pentru că garantează că o autoritate de supraveghere este satisfăcută, ci pentru că face vizibil dacă organizația dvs. știe ea însăși ce a spus. Această componentă a instrumentului este în construcție. Cine dorește să o folosească de imediat ce va fi disponibilă se poate înscrie pe lista de așteptare.
Consemnarea angajamentelor și păstrarea unui istoric al discuțiilor este o muncă formată în mare parte din ordonarea textelor, datelor și responsabilităților — exact tipul de sarcină din care o parte poate fi transferată sistematic. Scanul de activități al FTE TO AI calculează, pentru fiecare sarcină, ce parte din muncă poate fi preluată de AI, oferind astfel o imagine concretă a locului de unde poate începe acest transfer în cadrul propriului dvs. proces cu părțile interesate.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.