Kennisbank

Mitä olette luvanneet, ja kuka sen enää muistaa

Sitoumus, joka on olemassa vain pöytäkirjan pdf-tiedostossa, ei ole olemassa suurimmalle osalle organisaationne ihmisistä. Johtaja, joka teki sen, on saattanut unohtaa sen, kollega, joka joutuu sen toteuttamaan, ei ole koskaan nähnyt sitä, ja sidosryhmä, joka kuuli siitä, odottaa. Sillä hetkellä, kun joku organisaation ulkopuolelta kysyy siitä, käy usein ilmi, ettei kukaan pysty varmasti sanomaan, mitä on luvattu, kenelle, ja onko se toteutunut.

Kyse ei ole haluttomuudesta. Kyse on kirjaamisesta. Sitoumus, joka syntyy keskustelun, paneelin tai haastattelun aikana, ei useinkaan päädy automaattisesti järjestelmään, joka seuraa, kuka on omistaja ja milloin määräaika on. Se häviää toisen aiheen toimenpiteiden väliin, tai se jää suulliseksi ja sitä ei kirjata koskaan minnekään.

Ero kirjaamisen ja seurannan välillä

Kirjaaminen on ensimmäinen vaihe: kuka lupasi mitä, kenelle ja millä määräajalla. Ilman vakiintunutta hetkeä, jolloin tämä tapahtuu, se riippuu siitä, kuka sattui kirjoittamaan muistiin. Miten sitoumus kirjataan määrittää, onko sitoumus kuukauden kuluttua yhä löydettävissä, vai onko se olemassa vain sen henkilön muistissa, joka sen teki.

Seuranta on toinen asia. Sitoumuksella, jolla on määräaika, tarvitaan omistaja, joka vastaa etenemisestä, ja hetki, jolloin joku tarkistaa, että määräaika täyttyy. Ilman tätä valvontaa määräaika siirtyy, eikä kukaan huomaa sitä ennen kuin sidosryhmä itse kysyy siitä. Tämä nostaa esiin kysymyksen siitä, kuka valvoo määräaikaa organisaatiossanne, ja mitä tapahtuu, jos kyseinen henkilö on lomalla tai vaihtaa tehtävää.

Miksi pieni sitoumus painaa enemmän kuin se näyttää

Johtaja, joka ei tee suurta investointia, joutuu siitä vastuuseen strategisella tasolla. Pienen sitoumuksen laiminlyönti — palaute, jota ei tule, keskustelu, jota ei sovita, raportti, joka tulee vuosineljänneksen myöhässä luvatusta — vie usein enemmän luottamusta kuin se suuri investointi olisi koskaan voinut viedä. Syy on yksinkertainen: pieni sitoumus on konkreettinen ja henkilökohtainen. Sidosryhmä, joka sen sai, muistaa täsmälleen, mitä sanottiin ja milloin.

Mitä maksaa pieni sitoumus, jota ette täytä osoittaa, miksi tämä kuvio toistuu: suurin osa tällaisten tilanteiden mainehaitasta ei synny epäonnistuneesta politiikasta, vaan huomaamatta jääneestä laiminlyönnistä yksityiskohtien tasolla. Juuri tästä syystä seurantatyökalulla on lisäarvoa. Ei suurten päätösten valvomiseksi — ne saavat huomiota joka tapauksessa — vaan pitämään näkyvissä pienet sitoumukset, jotka muuten katoaisivat huomaamatta.

Osoittaminen, että se on tapahtunut

Kirjaaminen ja seuranta ratkaisevat osan ongelmasta. Toinen osa on vastuun osoittaminen: pystyminen osoittamaan sillä hetkellä, kun sitä kysytään, että sitoumus on täytetty. Tämä vaatii muotoa, joka ei ole luettava vain sisäisesti, vaan kestää myös kriittisesti tarkastelevan ulkopuolisen katseen alla. Miten raportoitte sitoumuksista käsittelee juuri tätä muotoa: mitä raportin on sisällettävä, jotta se on uskottava, ja mikä tekee raportista päinvastoin epäluotettavan.

Tämä raportointi ei ole erillinen asia. Sen tulee liittyä siihen, mistä hallituksen tasolla jo keskustellaan. Ei kaikki signaalit kuulu hallituksen pöydälle, eikä kaikki sitoumukset ole hallitukselle relevantteja, mutta raja sen välillä, mikä pitää nostaa ylös ja mikä ei, on harvoin ennalta määritelty. Mitkä signaalit kuuluvat hallituksen pöydälle kuvaa, missä tämä raja kulkee, ja miksi rajan puuttuminen johtaa usein siihen, että hallitus kuulee ongelmasta vasta, kun se on jo vuotanut ulos.

Mihin Trust Baseline liittyy

Trust Baseline pyytää organisaatiotanne ja ulkoista sidosryhmää erikseen antamaan kuvansa tilanteesta. Näiden kahden kuvan ero on ensimmäinen tulos — ei arvio siitä, kuka on oikeassa, vaan paljastus siitä, missä käsitykset eroavat toisistaan. Tämän jälkeen seuraa sitoumusten seurantatyökalu ja signaalirytmi: sitoumukset, jotka on kirjattu, määräajat, joita valvotaan, ja vakiintunut hetki, jolloin tämä kuva toistetaan. Kuinka usein tämän on tapahduttava, riippuu toimialastanne ja altistuksestanne; kuinka usein raportoitte sidosryhmistä kuvaa, mistä tämä valinta riippuu.

Tämä kysely ei kerro mitään siitä, mitä sidosryhmä todella ajattelee. Sitä ei tiedä kukaan, ennen kuin hän sanoo sen itse. Se, mitä Trust Baseline paljastaa, on ero sisäisen kuvan ja ulkoisesti palautetun kuvan välillä — ja tämä ero on usein ensimmäinen paikka, jossa sitoumus katoaa.

Työkalu on rakenteilla

Trust Baseline, sitoumusten seurantatyökalu ja signaalirytmi rakennetaan nyt. Kuka tästä on kiinnostunut, voi ilmoittautua jonotuslistalle; tänään ei ole vielä mitään käytettävää, ja mieluummin kirjoitamme tämän rehellisesti kuin tarjoamme jotain, jota ei vielä ole olemassa.

Sitoumusten kirjaaminen ja seuranta on työtä, joka koostuu osittain vakiintuneista, toistettavista vaiheista: määräajan kirjaaminen, omistajan liittäminen, muistutuksen lähettäminen, raportin kokoaminen vakio-osista. Se, mikä osa tästä työstä todella voidaan siirtää muualle, ja mikä osa vaatii yhä ihmisen harkintaa, vaihtelee organisaatiosta ja tehtävästä riippuen. FTE TO AI:n työscan laskee tämän tehtäväkohtaisesti ja osoittaa, mikä osa sitoumusten kirjaamiseen ja niistä vastuun osoittamiseen liittyvästä työstä soveltuu tähän siirtoon.