Kennisbank

Mida olete lubanud ja kes seda veel mäletab

Lubadus, mis eksisteerib ainult koosoleku protokolli pdf-failis, ei eksisteeri enamiku teie organisatsiooni inimeste jaoks. Juht, kes lubaduse andis, on selle võib-olla unustanud, kolleeg, kes peab selle täitma, ei ole seda kunagi näinud, ja huvirühm, kes seda kuulis, ootab. Hetkel, kui väljastpoolt keegi selle kohta küsib, selgub sageli, et keegi ei suuda kindlalt öelda, mida on lubatud, kellele, ja kas see on juhtunud.

See ei ole tahtmatuse küsimus. See on dokumenteerimise küsimus. Lubadus, mis antakse vestluse, paneeli või intervjuu ajal, jõuab harva automaatselt süsteemi, mis jälgib, kes on omanik ja millal on tähtaeg. See kaob teise teema tegevuspunktide vahele, või jääb see suuliseks ja ei jõua kuhugi kirja panduks.

Erinevus dokumenteerimise ja jälgimise vahel

Dokumenteerimine on esimene sammu: kes on mida lubanud, kellele, ja millise tähtaja jooksul. Kui puudub kindel hetk, mil see toimub, sõltub see sellest, kes juhtumisi kaasa kirjutas. Kuidas te lubadust dokumenteerite määrab, kas see lubadus on kuu pärast veel leitav, või eksisteerib see ainult selle mälus, kes lubaduse andis.

Jälgimine on midagi muud. Tähtajaga lubadus vajab omanikku, kes vastutab edenemise eest, ja hetke, mil keegi kontrollib, kas see tähtaeg peetakse. Selle kontrolli puudumisel nihkub tähtaeg edasi, ja keegi ei märka seda enne, kui huvirühm ise selle kohta küsib. See tõstatab küsimuse, kes jälgib tähtaega teie organisatsioonis, ja mis juhtub, kui see isik on puhkusel või vahetab ametikohta.

Miks väike lubadus kaalub rohkem, kui see näib

Juhti, kes ei tee suurt investeeringut, hinnatakse selle eest strateegilisel tasandil. Väikese lubaduse täitmata jätmine — tagasiside, mis jääb tulemata, vestlus, mida ei planeerita, aruanne, mis tuleb kvartal hiljem kui lubatud — maksab sageli rohkem usaldust, kui see suur investeering üldse oleks saanud maksma minna. Põhjus on lihtne: väike lubadus on konkreetne ja isiklik. Huvirühm, kes selle sai, mäletab täpselt, mida öeldi ja millal.

Mis maksab väike lubadus, mida ei täidetud näitab, miks see muster kordub: suurem osa maine kahjust selliste olukordade puhul ei teki ebaõnnestunud poliitikast, vaid tähelepanuta jäänud hooletusest detaili tasandil. Just seetõttu on jälgimissüsteemil lisaväärtus. Mitte suurte otsuste jälgimiseks — need saavad niikuinii tähelepanu — vaid selleks, et hoida nähtaval väikeseid lubadusi, mis muidu vaikselt kaovad.

Tõestamine, et see on toimunud

Dokumenteerimine ja jälgimine lahendavad osa probleemist. Teine osa on aruandmine: suutmine tõestada, hetkel, mil selle kohta küsitakse, et lubadus on täidetud. See eeldab vormi, mis on loetav mitte üksnes sisemiselt, vaid peab vastu ka väljastpoolt kriitiliselt kaasavaataja ees. Kuidas te lubadustest aru annate käsitleb sellist vormi: mida aruanne peab sisaldama, et olla usutav, ja mis muudab aruande kahtlaseks.

See aruandmine ei seisa omaette. See peab olema kooskõlas sellega, mida juba juhatuse tasandil arutatakse. Mitte igal signaalil ei ole kohta juhatuse laual, ja mitte iga lubadus ei ole juhatuse jaoks oluline, kuid vahet, mis peab jõudma üles ja mis mitte, ei ole harva ette kindlaks määratud. Millised signaalid kuuluvad juhatuse lauale kirjeldab, kus see piir asub, ja miks selle piiri puudumine viib sageli selleni, et juhatus kuuleb probleemist vaid siis, kui see on juba väljapoole lekkinud.

Kuhu Trust Baseline sobitub

Trust Baseline küsib teie organisatsioonilt ja väliselt huvirühmalt eraldi nende arusaama olukorrast. Erinevus nende kahe arusaama vahel on esimene tulemus — mitte hinnang selle kohta, kellel on õigus, vaid selle paljastamine, kus arusaam erineb. Sellele järgnevad kohustuste jälgimissüsteem ja signaalirütm: dokumenteeritud lubadused, jälgitavad tähtajad, ja kindel hetk, mil see pilt kordub. Kui sageli see peab toimuma, sõltub teie sektorist ja teie riskitasemest; kui sageli te huvirühmadest aru annate kirjeldab, millest see valik sõltub.

See küsimustik ei ütle midagi selle kohta, mida huvirühm tegelikult arvab. Seda ei tea keegi enne, kui ta seda ise ütleb. Mida Trust Baseline aga paljastab, on erinevus sisemise arusaama ja välise tagasiside vahel — ja see erinevus on sageli esimene kohta, kus lubadus kaduma läheb.

Tööriist on ehitamisel

Trust Baseline, kohustuste jälgimissüsteem ja signaalirütm on praegu ehitamisel. Kes on sellest huvitatud, saab registreeruda ootenimekirja; täna ei ole veel midagi kasutada, ja seda kirjutame me meelsamini ausalt üles, kui et pakume midagi, mida veel ei ole.

Lubaduste dokumenteerimine ja jälgimine on töö, mis koosneb osaliselt kindlatest, korratavatest sammudest: tähtaja märkimine, omaniku sidumine, meeldetuletuse saatmine, aruande koostamine kindlatest osadest. Milline osa sellest töös on tegelikult üle võetav ja milline osa vajab endiselt inimlikku kaalutlust, erineb organisatsiooni ja ülesande kaupa. FTE TO AI tööskaneering arvutab seda ülesandepõhiselt välja ja näitab, milline osa lubaduste dokumenteerimise ja aruandmisega seotud tööst sobib sellisele ülevõtmisele.