Un administrator spune, în timpul unei discuții cu un locuitor din vecinătate, că se va analiza problema poluării fonice. Un purtător de cuvânt promite unei organizații de cartier o reacție până la finalul trimestrului. Un membru al conducerii menționează într-un interviu o dată-țintă pentru o măsură. Niciuna dintre aceste afirmații nu apare într-un raport anual. Niciuna dintre aceste afirmații nu ajunge într-un document de strategie. Dar sunt reținute, și nu de către organizația dvs.
Daunele produse de o mică promisiune nerespectată nu sunt mici. Cel care întârzie o investiție mare poate explica acest lucru: condițiile de piață, prioritățile, capitalul. Cel care lasă pur și simplu o mică promisiune neîndeplinită nu oferă nicio explicație, pentru că nu a existat nimeni care să vadă acest lucru venind. Partea interesată care aștepta trage propria concluzie. Această concluzie nu se referă la acea singură promisiune. Se referă la faptul dacă cuvântul dvs. înseamnă ceva.
Proiectele au proprietari, comitete de conducere și linii de raportare. Promisiunile față de părțile interesate externe nu au, de obicei, așa ceva. Ele apar într-o discuție, o scrisoare, o discuție de tip panel, un răspuns la o întrebare din sală. Sunt făcute de oameni care își continuă apoi agenda, iar promisiunea se pierde în notițe, e-mailuri, sau nicăieri.
Aceasta este o problemă diferită de managementul defectuos al proiectelor. Este o problemă de înregistrare: nu există niciun loc unde aceste afirmații să ajungă automat. Fără acel loc, nimeni nu știe cum preveniți promisiunile pe care nu le cunoaște nimeni, pentru că primul pas nu este respectarea promisiunii, ci recunoașterea faptului că s-a promis ceva.
A scrie o promisiune nu este dificil. A putea găsi din nou o promisiune luni sau ani mai târziu, cu contextul corect, termenul corect și proprietarul corect, asta este dificil. Mai ales atunci când persoana care a făcut promisiunea are între timp o altă funcție, sau a părăsit organizația.
Acest lucru se manifestă la fiecare predare. Un nou director, un nou manager de afaceri corporative, un nou purtător de cuvânt preia o colecție de promisiuni pe care nu le-a făcut el însuși și despre care nu cunoaște contextul. Întrebarea ce faceți cu o promisiune a unui predecesor nu este atunci teoretică. Răspunsul determină dacă organizația demonstrează continuitate sau are o memorie care începe de la zero la fiecare schimbare.
Înregistrarea unei promisiuni este un moment. Monitorizarea acesteia este o perioadă: cineva trebuie să știe când se apropie un termen, și acea persoană nu trebuie să fie, din întâmplare, cel care își amintește. Demonstrarea faptului că o promisiune a fost respectată este un al treilea pas, separat de primii doi, și adesea pasul care lipsește.
O organizație care a respectat o promisiune, dar nu poate demonstra acest lucru, nu se află într-o poziție mai bună decât o organizație care nu a respectat promisiunea. Pentru o parte interesată care întreabă dacă s-a făcut ceva, „da, am făcut asta” fără susținere nu este cu mult diferit de o nouă promisiune. Cel care dorește să știe cum înregistrați o promisiune și cum demonstrați că a fost respectată se confruntă exact cu această diferență dintre a face și a demonstra.
Un termen fără proprietar nu este un termen, este o dată care trece. Odată ce o promisiune este înregistrată, trebuie să fie clar cine este responsabil pentru urmărire și cine este tras la răspundere dacă nu se întâmplă nimic. Fără această atribuire, responsabilitatea se pierde în spațiul dintre departamente, și exact acolo mor promisiunile.
Întrebarea cine monitorizează un termen și cum demonstrați că s-a întâmplat nu este, prin urmare, doar o întrebare organizatorică. Este o întrebare care trebuie să aibă răspuns dinainte, nu ulterior, atunci când un jurnalist sau un organism de supraveghere întreabă despre asta.
Nu există o obligație legală de a arăta lumii exterioare care promisiuni au fost făcute și care au fost respectate. Acest lucru face din ea o alegere. Organizațiile care fac această alegere în mod conștient oferă părților interesate ceva pe care se pot baza: nu un cuvânt spus într-o discuție, ci o pistă care poate fi urmărită. Cum se prezintă această pistă și ce randament oferă depinde de organizație și de părțile sale interesate; cel care dorește să aprofundeze acest subiect poate continua citind despre cum raportați despre promisiuni într-un mod care se aliniază cu ceea ce este deja înregistrat.
Întrebarea completă, de la costuri până la dovezi, se reunește pe pagina despre cât costă o mică promisiune pe care nu o respectați și cum demonstrați că una viitoare va fi respectată.
Trust Baseline pune alături imaginea internă a ceea ce s-a promis și imaginea externă a ceea ce spun părțile interesate despre acest lucru. Diferența dintre cele două este primul rezultat, nu o judecată despre cine are dreptate. În plus, un instrument de urmărire a angajamentelor (commitment-tracker) menține evidența promisiunilor, termenelor și proprietarilor, iar un ritm de semnalizare asigură că un termen care se apropie nu depinde de memoria cuiva. Instrumentul este în curs de dezvoltare. Cel care dorește să lucreze cu acesta imediat ce va fi disponibil se poate înscrie pe lista de așteptare.
Urmărirea promisiunilor, monitorizarea termenelor și întocmirea dovezilor sunt, la rândul lor, sarcini, cu modele fixe și repetare. Cel care dorește să știe ce parte din această muncă poate fi preluată de AI și ce parte continuă să necesite atenția unui om găsește la scanul de lucru al FTE TO AI un calcul pe sarcină.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.