Zmiana w zarządzie nie unieważnia zobowiązania. Kto poza organizacją usłyszał obietnicę, zapamiętuje obietnicę, nie nazwę funkcji osoby, która ją złożyła. Dla interesariusza organizacja jest stroną, która coś obiecała, a ta organizacja po zmianie po prostu istnieje dalej. Problem polega na tym, że zobowiązanie często istniało tylko w głowie osoby odchodzącej, w wymianie e-maili, której nikt nie odnajdzie, albo w sprawozdaniu, które nigdy nie zostało przekazane następcy.
Właśnie dlatego zapisanie zobowiązania w momencie, w którym jest ono składane waży więcej, niż się wydaje. Nie jako biurokratyczny odruch, ale ponieważ zobowiązanie, które istnieje jedynie w pamięci jednego członka zarządu, odchodzi wraz z tym członkiem zarządu. Następca, który przejmuje organizację, przejmuje również otwarte obietnice — ale może to zrobić jedynie wtedy, gdy te obietnice są gdzieś zapisane.
Nowy CEO, CSO lub osoba odpowiedzialna za corporate affairs, która wchodzi na stanowisko, dziedziczy listę oczekiwań, jakie świat zewnętrzny ma wobec organizacji. Niektóre z nich zostały wyraźnie obiecane, inne powstały, ponieważ poprzednik zasugerował coś, nie mając na myśli zobowiązania. Dla interesariusza to rozróżnienie często nie ma znaczenia: co zostało powiedziane, zostało powiedziane.
Pierwsze pytanie, jakie następca powinien sobie zadać, nie brzmi „co ja obiecałem”, lecz „co zostało obiecane w imieniu tej organizacji, przez kogokolwiek, i komu”. Bez aktualnego przeglądu na to pytanie można odpowiedzieć tylko za pomocą pamięci osób, które już tam były, a pamięć jest właśnie instrumentem, który zmiana w zarządzie przerywa.
Zapisanie zobowiązania to jeden krok. Nadzorowanie terminu, w którym musi zostać wykonane, to inny. Kto nadzoruje termin, gdy osoba, która złożyła zobowiązanie, już nie zajmuje danej funkcji, to pytanie, na które rzadko udzielono odpowiedzi z góry. W praktyce ta odpowiedzialność często wypada między funkcjami: następca nie czuje się związany obietnicą, której nie złożył sam, a organizacja jako całość nie czuje się do niczego zobowiązana, ponieważ nikt nie uważa się za właściciela tego zobowiązania.
Ta szczelina jest właśnie tym miejscem, w którym zaufanie zanika, choć nikt nie popełnia błędu, który można by wskazać. Nie ma momentu zerwania; jest jedynie moment, w którym interesariusz zdaje sobie sprawę, że nic się nie wydarzyło, i nikt nie może wyjaśnić, czemu tak się stało.
Druga część pytania — jak wykazać, że zobowiązanie zostało wykonane — jest równie trudna jak pierwsza. Wykonania, które nie zostało udokumentowane, osoba z zewnątrz nie odróżni od wykonania, które nigdy nie miało miejsca. Organizacja, która może wykazać, kiedy zobowiązanie zostało złożone, przez kogo, oraz kiedy i jak zostało zrealizowane, prowadzi inną rozmowę z interesariuszem niż organizacja, która potrafi jedynie powiedzieć „zrobiliśmy to”, nie mogąc przy tym niczego pokazać.
To także powód, dla którego niewykonanie małego zobowiązania jest kosztowniejsze niż niedokonanie dużej inwestycji: brak dużej inwestycji jest często przypisywany okolicznościom. Małe zobowiązanie, które gubi się między zmianą w zarządzie, przypisywane jest niewiarygodności — najpierw osoby, potem organizacji.
Przekazanie zobowiązań zazwyczaj nie jest punktem porządku dziennego przy zmianie w zarządzie. Finanse, personel i biegące dossier otrzymują uwagę; lista obietnic złożonych stronom zewnętrznym rzadko się na niej znajduje, mimo że ta lista w dużej mierze decyduje o tym, jak nowy członek zarządu zostanie oceniony przez osoby, które go jeszcze nie znają. Jakie sygnały powinny znaleźć się na stole zarządu to pytanie, które każdy następca powinien sobie zadać, zanim nadejdzie pierwsze pytanie z zewnątrz o coś, co poprzednik kiedyś obiecał.
Zapisanie zobowiązania, nadzorowanie terminu i wykazanie wykonania to zadania, które można wykonywać w oparciu o stałą strukturę, niezależnie od tego, kto w danym momencie zajmuje fotel w zarządzie. To także powód, dla którego Trust Baseline zawiera moduł śledzenia zobowiązań (commitment-tracker): nie po to, by wydawać ocenę na temat tego, co zostało obiecane, ale by zapewnić, że zobowiązanie nie zniknie po zmianie w milczeniu.
Narzędzie, które to wspiera, jest w budowie. Kto jest tym zainteresowany, może zapisać się na listę oczekujących; nie ma jeszcze niczego do zamówienia, jest jednak coś, na co można czekać.
Zapisywanie i nadzorowanie zobowiązań to częściowo praca administracyjna: prowadzenie przeglądów, sygnalizowanie terminów, porządkowanie dokumentacji. Kto chce wiedzieć, jaką część tego typu pracy można przejąć za pomocą AI, może to obliczyć zadanie po zadaniu za pomocą werkscan FTE TO AI.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.