Ein Wechsel im Vorstand macht eine Zusage nicht ungültig. Wer die Zusage außerhalb der Organisation gehört hat, erinnert sich an das Versprechen, nicht an die Funktionsbezeichnung der Person, die es gegeben hat. Für einen Stakeholder ist die Organisation die Partei, die etwas versprochen hat, und diese Organisation besteht nach einem Wechsel einfach weiter. Das Problem ist, dass die Zusage oft nur im Kopf der scheidenden Person existierte, in einem Mailverlauf, den niemand wiederfindet, oder in einem Protokoll, das nie mit dem Nachfolger geteilt wurde.
Genau deshalb wiegt das Festhalten einer Zusage in dem Moment, in dem sie gemacht wird schwerer, als es scheint. Nicht als bürokratischer Reflex, sondern weil eine Zusage, die nur im Gedächtnis eines einzelnen Vorstandsmitglieds existiert, mit diesem Vorstandsmitglied geht. Ein Nachfolger, der die Organisation übernimmt, übernimmt auch die offenen Versprechen — kann das aber nur, wenn diese Versprechen irgendwo festgehalten sind.
Ein neuer CEO, CSO oder Corporate-Affairs-Verantwortlicher, der antritt, erbt eine Liste von Erwartungen, die die Außenwelt an die Organisation hat. Manche davon wurden explizit zugesagt, andere sind entstanden, weil ein Vorgänger etwas suggerierte, ohne es als Zusage zu meinen. Die Unterscheidung ist für einen Stakeholder oft nicht relevant: Was gesagt wurde, ist gesagt.
Die erste Frage, die sich ein Nachfolger stellen muss, ist nicht „Was habe ich versprochen“, sondern „Was wurde im Namen dieser Organisation versprochen, von wem auch immer, und wem gegenüber“. Ohne einen laufenden Überblick lässt sich diese Frage nur durch das Gedächtnis der Menschen beantworten, die bereits da waren, und Gedächtnis ist genau das Instrument, das ein Vorstandswechsel unterbricht.
Das Festhalten einer Zusage ist ein Schritt. Die Überwachung der Frist, innerhalb der sie eingehalten werden muss, ist ein anderer. Wer eine Frist überwacht, wenn die zusagende Person selbst nicht mehr in dieser Funktion ist, ist eine Frage, die nur selten vorab beantwortet wurde. In der Praxis fällt diese Verantwortung oft zwischen die Funktionen: Der Nachfolger fühlt sich nicht an ein Versprechen gebunden, das er nicht selbst gegeben hat, und die Organisation als Ganzes fühlt sich zu nichts verpflichtet, weil niemand sich als Eigentümer der Zusage betrachtet.
Genau in dieser Lücke verschwindet Vertrauen, ohne dass jemand einen Fehler macht, den man benennen könnte. Es gibt keinen Moment des Bruchs; es gibt nur einen Moment, in dem der Stakeholder merkt, dass nichts geschehen ist, und niemand erklären kann, warum nicht.
Die zweite Hälfte der Frage — wie Sie nachweisen, dass eine Zusage eingehalten wurde — ist ebenso schwierig wie die erste. Eine Einhaltung, die nicht festgehalten wurde, ist für einen Außenstehenden nicht von einer Einhaltung zu unterscheiden, die nie stattgefunden hat. Eine Organisation, die nachweisen kann, wann eine Zusage gemacht wurde, von wem, und wann und wie sie erfüllt wurde, führt ein anderes Gespräch mit einem Stakeholder als eine Organisation, die nur sagen kann „das haben wir getan“, ohne etwas dazu vorlegen zu können.
Dies ist auch der Grund, warum das Nichteinhalten einer kleinen Zusage teurer ist als das Ausbleiben einer großen Investition: Eine große Investition, die ausbleibt, wird oft den Umständen zugeschrieben. Eine kleine Zusage, die zwischen einem Vorstandswechsel verschwindet, wird der Unzuverlässigkeit zugeschrieben — zuerst der Person, danach der Organisation.
Die Übergabe von Zusagen ist bei einem Vorstandswechsel meist kein Tagesordnungspunkt. Finanzen, Personal und laufende Dossiers erhalten Aufmerksamkeit; eine Liste mit Versprechen an externe Parteien steht dort selten, obwohl diese Liste zu einem großen Teil bestimmt, wie der neue Vorstand von Menschen beurteilt wird, die ihn noch nicht kennen. Welche Signale wohl auf den Vorstandstisch gehören ist eine Frage, die sich jeder Nachfolger stellen sollte, bevor die erste externe Anfrage zu etwas eingeht, das ein Vorgänger einst zugesagt hat.
Eine Zusage festhalten, eine Frist überwachen und eine Einhaltung nachweisen sind allesamt Aufgaben, die mit einer festen Struktur ausgeführt werden können, unabhängig davon, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt auf dem Vorstandssessel sitzt. Das ist auch der Grund, warum die Trust Baseline einen Commitment-Tracker enthält: nicht um ein Urteil darüber abzugeben, was versprochen wurde, sondern um sicherzustellen, dass eine Zusage nach einem Wechsel nicht stillschweigend verschwindet.
Das Tool, das dies unterstützt, befindet sich im Aufbau. Wer daran interessiert ist, kann sich für die Warteliste anmelden; es gibt noch nichts zu bestellen, wohl aber etwas, auf das man warten kann.
Das Festhalten und Überwachen von Zusagen ist zum Teil administrative Arbeit: Übersichten pflegen, Fristen signalisieren, Dokumentation ordnen. Wer wissen möchte, welcher Teil dieser Art von Arbeit von KI übernommen werden kann, kann das mit dem Werkscan von FTE TO AI pro Aufgabe berechnen lassen.
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