Suinteresuotų šalių darbas retai išnyksta dėl nenoro. Jis išnyksta, nes neturi nuolatinės vietos. Nėra pasikartojančio momento, kuriame kas nors užduotų klausimą, kas buvo pasakyta, išgirsta ar pažadėta išorėje. Be to momento suinteresuotų šalių darbas tampa vedamas incidentų: jis patenka į darbotvarkę, kai kas nors nutinka blogai, ir vėl išnyksta, kai spaudimas atslūgsta.
Toks modelis suprantamas. Valdybos darbotvarkė yra pilna, o temos be konkrečių skaičių pralaimi kovą už laiką temoms, kurios turi rezultatą, riziką ar terminą. Suinteresuotų šalių darbui tokio aštrumo dažniausiai trūksta, iki tos akimirkos, kai jau būna per vėlu.
Darbotvarkės vieta nėra vien svarbos klausimas. Tai ritmo klausimas. Tema, kuri kartojasi tam tikru periodiškumu, tampa dalimi to, kaip organizacija veikia. Tema, kuri iškyla tik eskalacijos metu, išlieka išimtimi. Šis skirtumas nulemia, ar suinteresuotų šalių darbas yra tai, ką valdyba daro, ar tai, kas kartais užgriūva valdybą.
Klausimas kaip dažnai jūs teikiate ataskaitas apie suinteresuotas šalis ir kas tai nusprendžia atskleidžia šio dalyko esmę. Ritmas, kurį nustato viena funkcija, dažnai nustoja egzistuoti, kai ta funkcija pasikeičia arba yra užsiėmusi. Ritmas, sutartas valdybos lygmeniu, tokį pasikeitimą pergyvena lengviau.
Nuolatinė darbotvarkės vieta be aiškaus turinio mažai ką sprendžia. Jei kiekvieno posėdžio metu iš naujo reikia sugalvoti, kas bus aptariama, tema greitai nusilpsta iki formalumo. Klausimas kas turi būti signalų ataskaitoje ir kas tai nusprendžia yra apie tą turinį: kokie signalai verti aptarimo, ir kas tai nusprendžia, kol valdyba su tuo susiduria.
Ne kiekvienas signalas priklauso šiam lygiui. Klausimas kokie signalai priklauso valdybos stalui ir kas tai nusprendžia padeda atskirti, kas sprendžiama operatyviai, ir kas reikalauja valdybos dėmesio. Be šio skirtumo darbotvarkės vieta perkraunama detalėmis arba, atvirkščiai, palaikoma tuščia iš atsargumo.
Yra modelis, kuris dažnai nepakankamai įvertinamas: mažo įsipareigojimo nesilaikymas kainuoja daugiau pasitikėjimo nei didelės investicijos nedarymas. Organizacija, kuri atideda didelį projektą, tai gali paaiškinti. Organizacija, kuri neįvykdo paprasto, viešai duoto pažado, už tai atsakoma, net jei pažadas pats savaime buvo nedidelis.
Taip pat ir todėl darbotvarkės vieta turi būti ne tik apie naujus signalus, bet ir apie anksčiau duotus pažadus. Be nuolatinės vietos peržiūrėti įsipareigojimus, jie išnyksta iš organizacijos atminties, tačiau neišnyksta iš atminties suinteresuotos šalies, kuri juos prisiminė.
Ne visos temos, patenkančios į darbotvarkę, turi tokį pat skubumą. Nuolatinis ritmas veikia tik tuomet, kai yra ir būdas nuo šio ritmo nukrypti, kai to reikia. Klausimas kada signalas yra skubus ir kas tai nusprendžia yra apie šį skirtumą: kas gali palaukti iki kito numatyto aptarimo, o kas reikalauja tarpinio momento.
Be šio skirstymo kyla dvi problemos vienu metu. Arba visas signalas laikomas skubiu, todėl valdyba nuolat trikdoma. Arba nė vienas signalas nelaikomas skubiu, todėl signalai laukia iki kito posėdžio, net jei tai būna per vėlu.
Nuolatinė darbotvarkės vieta pasako kažką apie pokalbio organizavimą, ne apie tai, ką suinteresuotos šalys mano iš tikrųjų. Mes matuojame skirtumą tarp to, ką vadovybė mano, kad vyksta, ir to, kas sakoma organizacijos viduje. Ką suinteresuota šalis iš tikrųjų mano, mes nežinome, kol ji pati to nepasako. Darbotvarkės vieta sukuria erdvę tai išgirsti; ji nepakeičia paties girdėjimo.
Trust Baseline, įsipareigojimų sekimo priemonė (commitment-tracker) ir signalų ritmas, kurie prie to prisideda, dar yra kūrimo stadijoje. Kas norėtų dirbti su tuo, gali registruotis laukimo sąraše. Šiuo metu paslaugos, kurią galėtume suteikti, dar nėra, ir mes verčiau tai atvirai užrašome, nei ponuojame kažką, ko dar neturime.
Nuolatinė darbotvarkės vieta suinteresuotų šalių darbui nekeičia darbo kiekio, reikalingo signalams rinkti, atsekti ir paverčiais tekstu, kuris gali atsidurti ant stalo. Tas darbas užima laiką, ir dalis jo yra pasikartojančio pobūdžio. Kas norėtų žinoti, kokią dalį šio rinkimo ir apibendrinimo galėtų perimti DI, o kokia dalis lieka priklausoma nuo žmogiškojo sprendimo, tai gali paskaičiuoti naudojant FTE TO AI darbo skanavimo įrankį (werkscan).
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.