Beveik kiekvienoje organizacijoje kartais rengiamos ataskaitos apie suinteresuotąsias šalis. Ketvirtinė ataskaita, metinis reputacijos vertinimas, rizikos memorandumas priežiūros tarybai. Bet klausimas, kas nustato tų ataskaitų ritmą, retai užduodamas. Ar tai planavimo ir kontrolės ciklo kalendorius? Ar tai komunikacijos skyrius, kuris signalizuoja, kai kažkas vyksta? Ar tai atsitiktinumas — incidentas, kuris iškelia klausimą į viršų, po kurio vėl viskas nurimsta iki kito incidento?
Dauguma organizacijų rengia ataskaitas apie suinteresuotąsias šalis savo vidinio ciklo ritmu, o ne tuo ritmu, kuriuo kinta išorinis pasaulis. Tai nėra priekaištas. Tai logiška pasekmė to, kaip formuojamos darbotvarkės: aplink tai, kas matuojama ir pasikartojanti, o ne aplink tai, kas skubu konkrečiu atsitiktiniu momentu.
Dažnai painiojami du dalykai. Pirmasis — dažnis, kuriuo matuojate: kaip dažnai atliekamos apklausos, vidinės ir išorinės. Antrasis — dažnis, kuriuo tas matavimas pasiekia valdybos stalą. Šie du dalykai automatiškai nesutampa. Organizacija gali nuolat gauti signalus — per ryšių su klientais valdytojus, per skundų liniją, per spaudą — o tie signalai niekada neatsiduria fiksuotoje formoje pas vadovybę. Ir atvirkščiai, ketvirtinė ataskaita gali pasirodyti punktualiai laiku, tačiau jos turinys nieko nepasako apie tai, kas pasikeitė tarp ataskaitų teikimo momentų.
Taigi klausimas „kaip dažnai jūs rengiate ataskaitas“ yra nepilnas be klausimo „kas nusprendžia, kada kažkas verta paminėti“. Pastarasis nustato ritmą labiau nei kalendorius. Tai, kas priklauso valdybos stalui, retai būna aiškiai apibrėžta; tai dažnai formuojasi savaime, priklausomai nuo to, kas atsitiktinai pakelia telefoną, kai skambina suinteresuotoji šalis.
Praktikoje dažnai nėra sąmoningo šio ritmo savininko. Vienas skyrius renka, kitas vertina, trečias sprendžia dėl įtraukimo į darbotvarkę — ir tarp šių perdavimų dingsta skubotumas, kurį signalas kadaise turėjo. Išorinė šalis, kuri prieš tris mėnesius pranešė apie leidimų procesą, iki ataskaitos pasirodymo momento gali jau būti priėmusi kitokį sprendimą. Ataskaitų teikimo ritmas tuomet pasako daugiau apie vidinę organizaciją nei apie santykius su išoriniu pasauliu.
Klausimas kaip suinteresuotųjų šalių darbas įgauna fiksuotą vietą darbotvarkėje ir kas tai nustato, todėl nėra vien proceso klausimas. Tai klausimas apie nuosavybę: kas yra atsakingas už momentą, kai išorinis signalas paverčiamas vidiniu darbotvarkės punktu. Kol tai nepriskirta, sprendžia atsitiktinumas — arba tas, kas garsiausiai šaukia.
Ne kiekvienas signalas nusipelno to pačio ritmo. Kai kurie dalykai gali palaukti iki kitos reguliarios ataskaitos; kiti reikalauja tiesioginio dėmesio, net jei kalendorius tam nenumato. Šių dviejų kategorijų atskyrimas retai atliekamas iš anksto. Dažnai tik po to tampa aišku, kad kažkas buvo skubu — tuo metu, kai tai jau eskaluojasi. Klausimas kada signalas yra skubus ir kas tai nustato, susijęs su pačia ritmo problemos šerdimi: fiksuotas ketvirtinis ritmas neveikia tam, kas nesilaiko ketvirčio.
Tai skirtingai veikia priklausomai nuo sektoriaus. Kas statybų sektoriuje turi žinoti, su kuo reikia bendrauti — aplinkosaugos tarnybomis, tiekimo grandinės partneriais, vietinių gyventojų grupėmis — susiduria su kitokiu ritmu nei tas, kas dirba įrengimų pramonėje ir turi žinoti, kurie pokalbių partneriai tame sektoriuje yra lemiami. Santykio pobūdis taip pat lemia, kaip dažnai reikalingas atnaujinimas; leidimų išdavėjas reikalauja kitokio ritmo nei tiekėjas.
Jei ataskaitų ritmas neaiškus, tai dažnai neaiškus ir jų turinys. Kas turėtų būti joje — vien incidentai, ar taip pat laipsniški tono ir lūkesčių pokyčiai? Ir kas nustato šią atranką: tas, kuris pagauna signalą, ar tas, kuris jį gauna? Klausimas kas turėtų būti signalų ataskaitoje ir kas tai nustato, yra tiesiogiai susijęs su ritmo klausimu. Ataskaita, kurioje yra per daug, paskęsta triukšme; ataskaita, kurioje per mažai, praranda tuos signalus, kurie tikrai svarbūs.
Mes negalime nustatyti, koks yra teisingas ataskaitų teikimo dažnis konkrečiai organizacijai, ir mes neteikiame nuomonės apie tai, ką jūsų suinteresuotosios šalys šiuo metu mano. Ką Trust Baseline daro, tai parodo skirtumą tarp to, ką vadovybė mano žinanti, ir to, kas sakoma išorėje — kaip pradinį tašką, ne kaip galutinį vertinimą. Įsipareigojimų sekimo įrankis ir signalų ritmas priklauso prie to: ne tam, kad patartų, kada turėtumėte rengti ataskaitas, o tam, kad parodytų, ar įsipareigojimai vykdomi ir ar signalai laiku pasiekia stalą. Mažas neįvykdytas įsipareigojimas dažnai kainuoja daugiau pasitikėjimo nei didelė investicija, kuri neįvyksta — tai tiksliai kodėl tas ritmas yra svarbus.
Šis įrankis dar kuriamas. Kas norėtų jį naudoti jau dabar, gali užsirašyti į laukiančiųjų sąrašą; mes nesiūlome nieko, ko dar nėra.
Signalų ritmo stebėjimas, vidinių ir išorinių apklausų rinkimas, įsipareigojimų priežiūra — dalis šio darbo yra pasikartojanti ir vyksta pagal fiksuotą modelį, net jei šiuo metu jaučiasi kaip individualiai pritaikytas darbas. Kas norėtų sužinoti, kurią dalį tokių užduočių gali perimti DI, ir kuri dalis lieka priklausoma nuo žmogaus vertinimo, FTE TO AI darbo skenavime ras užduotimis pagrįstą įvertinimą: ne patarimą, o užduočių suskirstymą į tai, ką gali sušvelninti automatizacija, ir kas lieka žmogaus darbas.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.