Valdyba niekada nemato visų signalų, kurie kyla organizacijos viduje. Kažkas atrenka, kažkas apibendrina, kažkas nusprendžia, kad kažkas gali palaukti. Ta atranka dažniausiai vyksta netiesiogiai: komunikacijos direktorius, kuris įvertina, kas yra svarbu, sekretorius, kuris pildo darbotvarkę pagal tai, kas buvo aptarta praėjusį kartą, linijos vadovas, kuris signalą sprendžia viduje, dar nesuteikęs jam galimybės pakilti aukščiau. Tai savaime nėra problema. Problema tampa tuomet, kai niekas negali paaiškinti, kodėl vienas signalas pasiekė stalą, o kitas – ne.
„Kokie signalai turėtų pasiekti valdybos stalą“ iš tikrųjų yra du klausimai. Pirmasis yra turinio klausimas: kas yra pakankamai svarbu. Antrasis yra procedūrinis: kas turi mandatą tai nustatyti. Organizacijos paprastai daugiau laiko skiria pirmajam klausimui nei antrajam, nors antrasis dažnai yra pasitikėjimo problemų šaknis. Suinteresuotoji šalis, kuri jaučiasi nepakankamai išklausyta, retai skundžiasi dėl ataskaitų formato trūkumo. Ji skundžiasi dėl jausmo, kad kažkas, kažkur, nusprendė, kad jos signalas nevertas perdavimo toliau.
Ritmą, kuriuo signalai pasiekia valdybą, dažnai nustato kalendorius, o ne turinys. Ketvirtinės ataskaitos, metinės ataskaitos, nuolatiniai darbotvarkės punktai – šios struktūros egzistuoja dėl kitų priežasčių nei signalų fiksavimas tuo momentu, kai jie yra aktualūs. Tai sukelia dviejų tipų klaidas. Pirmoji – skubūs signalai laukia kito posėdžio. Antroji, mažiau aptariama, – rutininiai signalai gauna vietą darbotvarkėje tiesiog todėl, kad ji jiems ten visada buvo skirta, nors niekas jau nebegali pasakyti, ar jie vis dar prideda kokios nors vertės. Kaip šios dvi klaidos susijusios tarpusavyje ir kada signalas nusipelno dėmesio už reguliaraus ritmo ribų, aprašyta puslapyje apie momentą, kada signalas laikomas skubiu, ir kas tai vertina.
Asmuo ar padalinys, kuris filtruoja signalus prieš jiems pasiekiant valdybos stalą, tuo pat metu daro įtaką, kuri retai yra formaliai priskirta. Tai nėra keista – kažkas turi atlikti šį vaidmenį. Klausimas tampa tas, kiek skaidrus tas vaidmuo yra. Ar valdybos narys gali pasiteirauti, kodėl konkretus signalas nebuvo perduotas toliau? Ar posėdyje yra pastovi vieta, kurioje sugrįžtama prie darbo su suinteresuotosiomis šalimis, ar tai priklauso nuo to, kas tą savaitę atsitiktinai ką nors iškėlė? Kaip organizacija tai struktūriškai sutvarko, aprašyta puslapyje apie kaip darbas su suinteresuotosiomis šalimis gauna pastovią vietą darbotvarkėje ir kas nustato tam sąlygas. Ataskaitų teikimo dažnumas ir kas jį nustato, aptariama puslapyje apie kaip dažnai organizacija teikia ataskaitas apie suinteresuotąsias šalis ir kas priima tokį sprendimą.
Trust Baseline nagrinėja ne signalų turinį, o skirtumą tarp to, ką vadovybė mano vyksta, ir to, kas iš tikrųjų sakoma išorėje. Šis skirtumas dažnai kyla tiksliai tame momente, kai signalai yra filtruojami prieš pasiekiant valdybą. Vidinė apklausa parodo, ką organizacija pati laiko svarbiu; išorinė suinteresuotųjų šalių apklausa parodo, kas iš tiesų vyksta. Atotrūkis tarp jų nėra vertinimas, kas teisus. Tai savaime yra signalas: požymis, kad dabar vykstančiai atrankai kažko trūksta.
Be to, priemonė turi įsipareigojimų sekimo funkciją (commitment-tracker). Ji kilo iš pastebėjimo, kuris mažai susijęs su sprendimų dydžiu: nedidelis pažadas, kuris neįvykdomas, dažnai kainuoja daugiau pasitikėjimo nei didelė investicija, kuri neįvyksta. Valdybos stalas, kuriame darbotvarkėje atsiduria tik didelės temos, o mažesni pažadai paliekami linijos vadovybei, dėl to praranda tai, kas sunkiai atgaunama. Sekimo funkcija parodo, kokie pažadai buvo duoti, kam ir ar jie buvo įvykdyti – ne tam, kad būtų teisiama, o tam, kad ta informacija būtų prieinama tuo metu, kai valdybos stalas jos paklausia.
Kas konkrečiai turėtų būti signalų ataskaitoje ir kas nustato tą turinį, yra atskiras klausimas, susijęs su ritmu, tačiau su juo nesutampantis; tas klausimas aptariamas puslapyje apie ką turėtų apimti signalų ataskaita ir kas tai nustato. Organizacijoms, veikiančioms specifiniuose sektoriuose, skiriasi ir tai, kas yra svarbios suinteresuotosios šalys; kas turėtų sėdėti prie stalo statybų sektoriuje, yra kitas klausimas nei tas, kas svarbu įrengimo sektoriuje, ir šie skirtumai aprašyti puslapiuose apie su kuo statybų sektoriuje turėtumėte kalbėtis ir su kuo įrengimo sektoriuje turėtumėte kalbėtis.
Trust Baseline yra kuriamas. Kas norėtų su tuo dirbti jau dabar, gali užsirašyti į laukiančiųjų sąrašą; šiandien pristatymui parengto instrumento nėra, ir mums geriau tai sąžiningai pasakyti, nei siūlyti tai, ko iš tikrųjų dar nėra.
Kai jau aišku, kokie signalai turėtų pasiekti valdybos stalą ir kokiu ritmu, kyla kitas klausimas: kas organizacijoje atlieka darbą, susijusį su tų signalų surinkimu, struktūrizavimu ir paruošimu. Šis darbas susideda iš eilės atskirų užduočių – pokalbių, informacijos rinkimo, santraukų rašymo, eigos stebėjimo. Ne kiekviena šios sekos užduotis reikalauja žmogiškojo vertinimo. FTE TO AI darbo skanavimas (werkscan) apskaičiuoja kiekvienai užduočiai, kokią dalį šio darbo galima perduoti dirbtiniam intelektui, kad laikas žmonių, kurie šiuo metu filtruoja signalus, persikeltų nuo jų rinkimo prie jų vertinimo.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.