Un changement de direction n'annule rien de ce qui a été dit auparavant. Un engagement envers un riverain, un organisme de contrôle, un syndicat ou un investisseur reste valable, même si celui qui l'a pris n'est plus là pour se souvenir de ce qui a été exactement convenu. Vous héritez de l'engagement. La question est de savoir si vous héritez aussi de ce qui l'accompagne : le contexte, le délai, et la preuve que quelque chose en a été fait.
En pratique, c'est souvent ce dernier point qui pose problème. Les engagements sont pris lors d'une conversation, dans une lettre, un discours, une réponse à une question parlementaire. Ils se trouvent rarement à un endroit où un successeur peut les retrouver systématiquement. Celui qui, six mois après son entrée en fonction, est confronté à une partie prenante qui dit "cela avait pourtant été promis", doit alors improviser. Improviser est précisément le moment où la confiance diminue davantage, pas le moment où elle se regagne.
Un engagement ne s'éteint pas parce qu'il n'en existe pas de dossier. C'est une vérité désagréable pour celui qui vient d'entrer en fonction et préfère repartir de zéro. Les parties prenantes font rarement la distinction entre "l'organisation" et "la personne qui est aujourd'hui aux commandes". Ce qu'un prédécesseur a dit vous est imputé, jusqu'au moment où vous dites ou montrez vous-même autre chose.
Cela ne signifie pas que vous devez reprendre tout ce qui a un jour été promis. Cela signifie en revanche que vous devez savoir ce qui a été promis, avant de pouvoir décider de ce que vous en faites. Sans cette vue d'ensemble, vous prenez une décision sur quelque chose que vous ne connaissez pas complètement.
Lors d'une transmission, l'accent est généralement mis sur la stratégie, les dossiers en cours et l'organisation elle-même. Les engagements envers des parties externes figurent rarement séparément sur cette liste, alors qu'ils font pourtant partie des rares sujets sur lesquels une partie prenante vous interpelle personnellement. Celui qui souhaite aborder cela de manière structurelle se penche sur comment vous consignez un engagement et comment vous démontrez qu'il a été honoré: non pas en réaction à un incident, mais comme un élément fixe de chaque transmission.
La reconstruction elle-même est souvent la partie la plus délicate. Un engagement peut figurer dans un e-mail, dans le procès-verbal d'une réunion, dans une citation d'un article, ou uniquement dans la mémoire d'un collaborateur qui était présent à l'époque. Pour chaque engagement que vous retrouvez, vous devez partir du principe qu'il en existe un autre que vous ne trouvez pas. C'est précisément la raison pour laquelle il est nécessaire de disposer d'une méthode permettant d'établir comment vous évitez que des engagements existent que personne ne connaît : non pas en garantissant que vous trouvez tout, mais en disposant d'une structure qui simplifie la recherche et la rend reproductible pour la transmission suivante.
Dès qu'un engagement est identifié, un choix s'impose. Vous pouvez le reprendre tel qu'il a été formulé, l'adapter aux circonstances modifiées, ou le retirer. Ce que vous ne pouvez pas faire, c'est l'ignorer sans que personne ne le remarque. Une partie prenante qui ne reçoit plus aucune nouvelle en tire sa propre conclusion, et cette conclusion est rarement bienveillante.
Le choix que vous faites ne doit pas nécessairement être identique à ce que votre prédécesseur avait envisagé. Les circonstances changent, les budgets évoluent, les priorités sont redéfinies. Ce qui compte, en revanche, c'est que vous formuliez vous-même l'engagement avant que la partie prenante ne vous le soumette. Celui qui prend lui-même l'initiative de confirmer, d'adapter ou de retirer un engagement antérieur agit depuis une position différente de celui qui se voit rappelé à l'ordre.
Un engagement comporte souvent un délai implicite ou explicite : avant la fin de l'année, avant la prochaine réunion, avant la livraison d'un rapport. Ce délai ne s'arrête pas parce qu'un nouveau nom figure sur la porte. Celui qui reprend un dossier sans connaître le délai risque de manquer une échéance dont il ignorait même l'existence. C'est pourquoi la partie consacrée à qui surveille un délai et comment vous démontrez qu'il a été respecté est tout aussi pertinente lors d'une transmission que dans le cadre d'un mandat en cours : la surveillance ne change pas en fonction de l'occupant du poste.
On a tendance à classer les engagements hérités selon leur ampleur : le grand engagement d'investissement retient l'attention, la petite promesse informelle faite à un acteur local disparaît. C'est une erreur. Un petit engagement oublié pèse souvent plus lourd aux yeux d'une partie prenante qu'un grand investissement qui n'aboutit pas, précisément parce que le petit engagement était concret et personnel. Ce que cela implique pour votre évaluation des promesses héritées est décrit dans ce que coûte un petit engagement que vous ne respectez pas et comment vous le démontrez.
La Trust Baseline d'Impact Promise est conçue pour soutenir ce type de transmissions : une enquête interne complétée par une enquête externe auprès des parties prenantes, avec un suivi des engagements (commitment-tracker) qui conserve les engagements, quel que soit celui qui est aux commandes. L'outil ne se prononce pas sur ce qu'une partie prenante pense réellement ; nous ne le savons pas tant qu'elle ne le dit pas elle-même. Ce qu'il offre en revanche, c'est un emplacement fixe où un engagement reste consigné, avec son délai et son statut, de sorte qu'un successeur ne dépende pas de ce dont quelqu'un se souvient encore. Vous en apprendrez davantage sur la manière dont cela est rapporté dans comment vous rendez compte des engagements et comment vous démontrez qu'ils ont été honorés, et spécifiquement pour les engagements hérités dans ce que vous faites d'un engagement d'un prédécesseur et comment vous le démontrez.
L'outil est en cours de développement. Ceux qui souhaitent l'utiliser peuvent s'inscrire sur la liste d'attente ; rien n'est proposé qui existerait déjà à ce jour.
Reconstruire, consigner et surveiller les engagements hérités est un travail qui consiste en grande partie à rechercher, organiser et signaler. C'est précisément le genre de travail dont le scan de travail de FTE TO AI calcule, tâche par tâche, quelle part peut être reprise par l'IA.
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