Johdon vaihtuminen ei tekee mitätöi mitään aiemmin sanottua. Lupaus, joka on annettu lähiasukkaalle, valvojalle, ammattiliitolle tai sijoittajalle, pysyy voimassa, vaikka sen antaja ei ole enää läsnä muistamassa, mitä tarkalleen on sovittu. Perit lupauksen. Kysymys on, periikö te myös sen, mikä siihen kuuluu: kontekstin, määräajan ja todisteen siitä, että sen suhteen on tehty jotain.
Käytännössä juuri tämä jälkimmäinen on usein ongelma. Lupaukset annetaan keskustelussa, kirjeessä, puheessa, vastauksessa kysymykseen parlamentissa. Ne löytyvät harvoin paikasta, jossa seuraaja voi löytää ne järjestelmällisesti. Kun puoli vuotta virkaan astumisen jälkeen kohtaa sidosryhmän, joka sanoo "sitä oli kuitenkin luvattu", on pakko improvisoida. Improvisointi on juuri se hetki, jolloin luottamus vähenee edelleen, ei se hetki, jolloin se palautuu.
Lupaus ei raukea siksi, että siitä ei ole dossieria. Se on epämiellyttävä totuus henkilölle, joka on juuri astunut virkaan ja haluaisi mieluummin aloittaa puhtaalta pöydältä. Sidosryhmät erottavat harvoin "organisaation" ja "henkilön, joka nyt on ohjaksissa" välillä. Se, mitä edeltäjä on sanonut, luetaan teille kuuluvaksi, kunnes itse sanotte tai näytätte jotain muuta.
Tämä ei tarkoita, että teidän täytyy omaksua kaikki, mitä koskaan on luvattu. Se tarkoittaa kylläkin, että teidän on tiedettävä, mitä on luvattu, ennen kuin voitte päättää, mitä sille tehdä. Ilman tätä yleiskuvaa teette päätöksen asiasta, jota ette täysin tunne.
Luovutuksessa painopiste on tavallisesti strategiassa, käynnissä olevissa dossiereissa ja organisaatiossa itsessään. Ulkopuolisille tahoille annetut lupaukset ovat harvoin erikseen listalla, vaikka ne ovatkin yksi harvoista asioista, joista sidosryhmä puhuttelee teitä henkilökohtaisesti. Jos haluatte käsitellä tätä rakenteellisesti, katsokaa miten lupaus kirjataan ja miten osoitetaan, että se on toteutunut: ei reaktiona insidenttiin, vaan vakiona osana joka luovutusta.
Rekonstruktio itsessään on usein vaikein osa. Lupaus voi olla sähköpostissa, kokouksen pöytäkirjassa, artikkelin lainauksessa, tai vain sellaisen työntekijän muistissa, joka oli siihen aikaan paikalla. Jokaista löytämäänne lupausta kohti teidän on oletettava, että on vielä yksi, jota ette löydä. Juuri tästä syystä tarvitaan tapa selvittää, miten estetään sellaisten lupausten olemassaolo, joita kukaan ei tunne: ei takaamalla, että löydätte kaiken, vaan rakenteella, joka helpottaa etsimistä ja tekee siitä toistettavan seuraavaa luovutusta varten.
Kun lupaus on tunnistettu, seuraa valinta. Voitte omaksua sen sellaisenaan kuin se annettiin, muokata sitä muuttuneiden olosuhteiden mukaan, tai perua sen. Sitä ette voi tehdä, on jättää se huomiotta niin, että kukaan ei huomaa. Sidosryhmä, joka ei kuule enää mitään, tekee omat johtopäätöksensä, ja ne johtopäätökset ovat harvoin myötämielisiä.
Valintanne ei tarvitse olla identtinen sen kanssa, mitä edeltäjänne oli mielessään. Olosuhteet muuttuvat, budjetit siirtyvät, painopisteet asetetaan uudelleen. Se, mikä ratkaisee, on että ilmaisette lupauksen ennen kuin sidosryhmä esittää sen teille. Se, joka itse ottaa aloitteen vahvistaakseen, muokatakseen tai peruakseen aiemman lupauksen, tekee sen toisesta asemasta kuin se, jota muistutetaan asiasta.
Lupaukseen liittyy usein implisiittinen tai eksplisiittinen määräaika: vuoden loppuun mennessä, seuraavaan kokoukseen mennessä, raportin valmistumiseen mennessä. Se määräaika ei pysähdy siksi, että ovessa on uusi nimi. Se, joka omaksuu lupauksen tietämättä määräaikaa, riskeeraa jättää väliin deadlinen, josta hän ei edes tiennyt. Siksi osio siitä, kuka valvoo määräaikaa ja miten osoitetaan, että se on toteutunut, on yhtä relevantti luovutuksessa kuin käynnissä olevassa toimikaudessa: valvonta ei muutu miehityksen mukana.
On taipumus järjestää perityt lupaukset koon mukaan: suuri investointilupaus saa huomiota, pieni, epämuodollinen lupaus paikalliselle taholle katoaa. Se on virhe. Pieni lupaus, joka unohdetaan, painaa sidosryhmälle usein enemmän kuin suuri investointi, joka ei toteudu, juuri siksi että pieni lupaus oli konkreettinen ja henkilökohtainen. Se, mitä tämä tarkoittaa perittyjen lupausten arvioinnille, on kuvattu kohdassa mitä maksaa pieni lupaus, jota ei täytetä, ja miten se osoitetaan.
Impact Promisen Trust Baseline on tarkoitettu tukemaan tällaisia luovutuksia: sisäinen kysely rinnakkain ulkoisen sidosryhmäkyselyn kanssa, sekä sitoumusten seurantatyökalu, joka pitää lupaukset kirjattuna riippumatta siitä, kuka on ohjaksissa. Työkalu ei ota kantaa siihen, mitä sidosryhmä todella ajattelee; sitä emme tiedä ennen kuin hän sanoo sen itse. Se, mitä se tarjoaa, on kiinteä paikka, jossa lupaus pysyy kirjattuna, määräaikoineen ja tilanteineen, jotta seuraaja ei ole riippuvainen siitä, mitä joku vielä muistaa. Lisää siitä, miten tästä raportoidaan, löytyy kohdasta miten raportoidaan lupauksista ja miten osoitetaan, että se on toteutunut, ja erityisesti perittyjen lupausten osalta kohdasta mitä tehdä edeltäjän tekemälle lupaukselle ja miten se osoitetaan.
Työkalu on rakenteilla. Ken haluaa työskennellä tämän kanssa, voi ilmoittautua jonotuslistalle; mitään ei tarjota, joka ei nyt jo ole olemassa.
Perittyjen lupausten rekonstruoiminen, kirjaaminen ja valvominen on työtä, joka koostuu suurelta osin etsimisestä, järjestämisestä ja merkkien havaitsemisesta. Se on juuri sitä työtä, josta FTE TO AI:n työskentelyanalyysi laskee tehtäväkohtaisesti, mikä osa on siirrettävissä AI:n hoidettavaksi.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.