Gandrīz katrā organizācijā kādreiz tiek ziņots par ieinteresētajām pusēm. Ceturkšņa pārskats, gada reputācijas mērījums, riska memo uzraudzības padomei. Bet jautājums, kas nosaka šīs ziņošanas ritmu, tiek uzdots reti. Vai to nosaka plānošanas un kontroles cikla kalendārs? Vai komunikācijas nodaļa, kas signalizē, kad kaut kas notiek? Vai tas ir nejaušības jautājums — incidents, kas izceļ šo tēmu, pēc kura atkal iestājas klusums līdz nākamajam incidentam?
Lielākā daļa organizāciju ziņo par ieinteresētajām pusēm savas iekšējās cikla ritmā, ne ritmā, kādā mainās apkārtējā pasaule. Tas nav pārmetums. Tā ir loģiska sekas tam, kā tiek veidotas darba kārtības: apkārt tam, ko var mērīt un atkārtot, ne apkārt tam, kas ir aktuāls kādā konkrētā brīdī.
Bieži tiek sajauktas divas lietas. Pirmā ir biežums, ar kādu jūs mērāt: cik bieži notiek iztaujāšana, iekšēji un ārēji. Otrā ir biežums, ar kādu šis mērījums sasniedz valdes galdu. Šie divi automātiski nesakrīt. Organizācija var pastāvīgi saņemt signālus — ar attiecību pārvaldnieku starpniecību, pa sūdzību līniju, ar preses starpniecību — bez tā, ka šie signāli kādreiz noteiktā formā nonāk pie vadības. Un pretēji — ceturkšņa pārskats var pareizi laikā parādīties, kamēr tā satura ziņā tas neko nesaka par to, kas ir mainījies starp pārskatu sniegšanas momentiem.
Jautājums "cik bieži jūs ziņojat" tātad ir nepilnīgs bez jautājuma "kas nolemj, kad kaut kas ir vērts ziņot". Tas pēdējais nosaka ritmu vairāk nekā kalendārs. Tas, kas pieder pie valdes galda, reti tiek skaidri noteikts; tas bieži izveidojas pats no sevis, atkarībā no tā, kurš nejauši paceļ tālruni, kad ieinteresētā puse piezvana.
Praksē bieži nav apzināta šī ritma īpašnieka. Viena nodaļa apkopo, otra novērtē, trešā izlemj par darba kārtību — un šo nodošanu starplaikā pazūd steidzamība, kas signālam kādreiz piemita. Ārējā puse, kas trīs mēnešus iepriekš ziņojusi par kaut ko attiecībā uz atļaujas procesu, līdz brīdim, kad pārskats parādās, jau var būt nonākusi pie cita lēmuma. Ziņošanas ritms tad pasaka vairāk par iekšējo organizāciju nekā par attiecībām ar ārpasauli.
Jautājums kā darbs ar ieinteresētajām pusēm iegūst pastāvīgu vietu darba kārtībā, un kas to nosaka, tāpēc nav vienkārši procesa jautājums. Tas ir jautājums par piederību: kas ir atbildīgs par brīdi, kad signāls no ārpuses tiek pārtulkots par darba kārtības punktu iekšienē. Kamēr tas nav noteikts, to nosaka nejaušība — vai persona, kas kliedz visskaļāk.
Ne katrs signāls pelna vienādu ritmu. Dažas lietas var gaidīt līdz nākamajam kārtējam pārskatam; citas pieprasa tūlītēju uzmanību, pat ja kalendārs to neparedz. Nošķīrums starp šīm divām kategorijām reti tiek veikts iepriekš. Bieži vien tikai pēc tam noskaidrojas, ka kaut kas bija steidzams — brīdī, kad tas jau bija eskalējies. Jautājums kad signāls ir steidzams, un kas to nosaka, pieskaras ritma problēmas pamatam: pastāvīgs ceturkšņa ritms nedarbojas kaut kam, kas neseko ceturkšņa loģikai.
Tas dažādās nozarēs izpaužas atšķirīgi. Kam būvniecībā jāzina, ar kuru ir jārunā — vides dienestiem, ķēdes partneriem, vietējām iedzīvotāju grupām — ir citāds ritms nekā tam, kurš darbojas instalāciju nozarē un jāzina, kuri sarunu partneri tur ir izšķiroši. Attiecību raksturs daļēji nosaka, cik bieži nepieciešams atjauninājums; atļauju izdevējs prasa citu ritmu nekā piegādātājs.
Ja ziņošanas ritms nav skaidrs, bieži nav skaidrs arī šī pārskata saturs. Kas tajā jāiekļauj — vien incidenti, vai arī pakāpeniskas izmaiņas tonī un gaidās? Un kas nosaka šo atlasi: tas, kurš saņem signālu, vai tas, kurš to izlasa? Jautājums kas jāiekļauj signāla pārskatā, un kas to nosaka, ir tieši saistīts ar ritma jautājumu. Pārskats, kurā ir pārāk daudz, noslīkst trokšņos; pārskats, kurā ir pārāk maz, palaiž garām tieši tos signālus, kuriem ir nozīme.
Mēs nevaram noteikt, kāds ir pareizais ziņošanas biežums konkrētai organizācijai, un mēs neizteiksimies par to, ko jūsu ieinteresētās puses domā šobrīd. Ko Trust Baseline dara, ir padarīt redzamu atšķirību starp to, ko vadība domā zinot, un to, ko saka ārpasaulē — kā sākumpunktu, ne kā galīgu spriedumu. Pie tā pieder saistību uzraudzības rīks (commitment-tracker) un signāla ritms: ne lai ieteiktu, kad jums ziņot, bet lai padarītu redzamu, vai solījumi tiek pildīti un vai signāli laikus sasniedz galdu. Maza saistība, kas netiek pildīta, bieži izmaksā vairāk uzticības nekā liels ieguldījums, kas netiek veikts — tieši tāpēc šis ritms ir svarīgs.
Šim rīkam vēl notiek izstrāde. Kas vēlas to izmantot jau tagad, var pierakstīties gaidīšanas sarakstā; mēs nepiedāvājam nekas tādu, kas jau nav gatavs.
Signāla ritma uzturēšana, iekšējo un ārējo iztaujāšanu apkopošana, saistību uzraudzība — daļa no šī darba ir atkārtojama un seko noteiktam modelim, kaut arī tagad tas šķiet pielāgots. Kas vēlas zināt, kuru daļu no šāda veida uzdevumiem var pārņemt AI, un kura daļa paliek atkarīga no cilvēka vērtējuma, FTE TO AI darba skenēšanā atradīs uzdevumu līmeņa aprēķinu: ne padomu, bet iedalījumu pēc uzdevuma par to, ko automatizācija var atslogot un kas paliek cilvēku darbs.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.