Įsipareigojimas dažniausiai duodamas geru momentu: pokalbio, metinės ataskaitos ar reakcijos į incidentą metu. Tuo momentu ketinimas yra nuoširdus, o dėmesys – didelis. Problema kyla vėliau, kai kontekstas dingsta, o įsipareigojimas egzistuoja tik kaip kelių žmonių prisiminimas arba kaip sakinys dokumente, kurio niekas daugiau neatidaro.
Taigi užfiksavimas nėra problema. Problema yra tai, kas vyksta po to: kas seka įsipareigojimo eigą, kada jis baigiasi, ir kas atsitinka, kai terminas artėja, o nieko nėra padaryta. Neturint fiksuotos vietos ir nuolatinio ritmo, įsipareigojimas nedingsta su trenksmu, o pamažu, kol kas nors iš išorės apie jį nepasiteirauja, ir nėra atsakymo, kuris eitų toliau nei „mes tuo užsiimame".
Dauguma organizacijų sugeba užrašyti įsipareigojimą. Veiksmų sąrašas, protokolas, vidinis memorandumas: dažniausiai yra vieta, kur tekstas užfiksuotas. Klaidos atsiranda verčiant tekstą į atsakomybę. Įsipareigojimas be atsakingo asmens nėra įsipareigojimas, tai tik pageidavimas. O įsipareigojimas su atsakingu asmeniu, kuris nežino, kad yra atsakingas, taip pat nėra įsipareigojimas.
Tai ir yra priežastis, kodėl ką daryti su pirmtako duotu įsipareigojimu yra atskiras klausimas. Įsipareigojimai automatiškai nepersikelia kartu su pasikeitusiomis pareigomis. Perimant vaidmenį, perimami ir pirmtako sukurti lūkesčiai, net jei jų niekada patys nesate išsakę.
Užfiksuoti, ką ketinate padaryti, yra viena. Įrodyti, kad tai įvyko, yra kas kita, ir tam reikia formos, kuri nesiremia vieno žmogaus atmintimi. Įrodomas įsipareigojimas turi statusą, kurį galima patikrinti bet kuriuo metu, terminą, kuris nepastebimai neslenka, ir faktinį pėdsaką to, kas iš tikrųjų padaryta – ne to, kas buvo pažadėta padaryti.
Šis skirtumas tampa juntamas tik tada, kai kas nors iš išorės sugrįžta prie ankstesnio pareiškimo. Tuomet svarbu ne tai, koks buvo ketinimas, o tai, ar yra kuo parodyti pažangą. Kas neturi šio pėdsako, turi rekonstruoti veikdamas laiko spaudimu, o rekonstrukcija laiko spaudimu retai būna įtikinama.
Kiekvienas įsipareigojimas turi terminą, net jei jis nėra aiškiai nurodytas. „Netolimoje ateityje" ir „kitame etape" yra terminai be datos, ir juos sunkiausia stebėti, nes niekas tiksliai nežino, kada jie baigiasi. Klausimas kas seka termino eigą ir kaip parodote, kad jis buvo įvykdytas yra tiksliai apie šį aspektą: terminas be atsakingo asmens baigiasi nepastebėtas, o terminas su atsakingu asmeniu, kuriam apie jį nepriminta, baigiasi taip pat beveik nepastebimai.
Tai, kas šiuo atveju rizikuojama, nėra simetriška. Mažo įsipareigojimo neįvykdymas – trumpo atsakymo, grįžtamosios informacijos, pažadėto pokalbio – dažnai kainuoja daugiau pasitikėjimo nei didelės investicijos vėlavimas. Didelis pažadas vertinamas pagal turinį ir vykdymo sudėtingumą; mažas įsipareigojimas vertinamas pagal charakterį. Kas jo neįvykdo, parodo, ko vertas jo žodis, nepriklausomai nuo priežasties. Daugiau apie tai puslapyje kiek kainuoja neįvykdytas mažas įsipareigojimas.
Daugelis organizacijų jau teikia ataskaitas apie įsipareigojimus – metinėje ataskaitoje, pažangos suvestinėje arba atsakyme į priežiūros institucijos klausimą. Bet ataskaita, kuri pati nėra sudaryta iš statuso ir termino pėdsako, dažnai tik pakartoja pirminį pažadą kitais žodžiais. Tai atrodo kaip įrodymas, bet nėra. Klausimas kaip teikiate ataskaitas apie įsipareigojimus ir kaip parodote, kad jie buvo įvykdyti tą skirtumą parodo aiškiau: ataskaita pasako, ką sakote, o pėdsakas parodo, kas buvo padaryta.
Ne kiekvienas įsipareigojimas turi patekti prie valdybos stalo. Bet kai kurie turi, ypač tie, kurie turi visuomeninį arba finansinį poveikį, jei neįvykdomi. Kokie signalai pasiekia tą stalą, o kokie ne, dažnai yra pasirinkimas, priimamas netiesiogiai, kol įsipareigojimas, kurio niekas aukščiausiu lygiu nežinojo, staiga tampa viešas. Žr. kokie signalai turi pasiekti valdybos stalą šiam svarstymui ir kaip išvengti įsipareigojimų, kurių niekas nežino tam, kas tam yra prieš tai.
Trust Baseline pradedama vidine apklausa kartu su išorine suinteresuotųjų šalių apklausa, ir šių dviejų vaizdų skirtumas yra pirmasis rezultatas. Papildomai kuriame įsipareigojimų sekimo įrankį (commitment-tracker) ir signalų ritmą: fiksuotą vietą įsipareigojimams, jų terminams ir statusui, su ritmu, kuris periodiškai grąžina pažangą atsakingiems žmonėms. Tai nėra pareiškimas apie tai, ką galvoja suinteresuotosios šalys – to mes nežinome, kol jos patys to nepasako – bet būdas viduje padaryti matomu, kas buvo pažadėta ir kas su tuo įvyko. Įrankis kuriamas. Norintys jį naudoti gali užsiregistruoti į laukiančiųjų sąrašą.
Įsipareigojimų užfiksavimas, sekimas ir periodiškas grįžtamosios informacijos teikimas iš esmės yra pasikartojantis darbas: statusų surinkimas, terminų signalizavimas, suvestinių rengimas. Norintys sužinoti, kurią dalį šio darbo galima perduoti AI, o kuri dalis lieka žmogaus darbu, gali tai apskaičiuoti pagal užduotis naudodamiesi FTE TO AI darbo skenavimo įrankiu (werkscan).
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.