Egy vezető tisztségviselő egy környékbeli lakossal folytatott beszélgetés során azt mondja, hogy foglalkoznak a zajártalommal. Egy szóvivő visszajelzést ígér egy lakossági szervezetnek a negyedév végéig. Egy vezetőségi tag egy interjúban céldátumot említ egy intézkedéshez. Ezen kijelentések közül semelyik nem kerül bele egy éves jelentésbe. Ezen kijelentések közül semelyik nem jut el egy stratégiai dokumentumba. De megjegyzik őket, és nem az Önök szervezete az, aki megjegyzi.
Egy be nem tartott kis vállalás kára nem kicsi. Aki egy nagy beruházást elhalaszt, azt meg tudja magyarázni: piaci körülmények, prioritások, tőke. Aki egy kis vállalást egyszerűen elenged, az nem ad magyarázatot, mert nem volt senki, aki előre látta volna. Az érintett fél, aki erre várt, saját következtetést von le. Ez a következtetés nem az adott vállalásról szól. Arról szól, hogy jelent-e valamit az Önök szava.
A projekteknek van tulajdonosuk, irányítóbizottságuk és beszámolási vonalaik. A külső érintett felek felé tett vállalásoknak legtöbbször nincs. Ezek egy beszélgetés, egy levél, egy panelbeszélgetés, egy teremből érkező kérdésre adott válasz során keletkeznek. Olyan emberek teszik őket, akik utána visszatérnek saját napirendjükhöz, és a vállalás feljegyzésekben, e-mailekben tűnik el, vagy sehol.
Ez más probléma, mint a rossz projektmenedzsment. Ez egy nyilvántartási probléma: nincs olyan hely, ahová ezek a kijelentések automatikusan bekerülnének. Nélküle senki sem tudja, hogyan előzhetők meg az olyan vállalások, amelyekről senki sem tud, mert az első lépés nem a betartás, hanem annak felismerése, hogy valamit vállaltak.
Egy vállalást leírni nem nehéz. Egy vállalást hónapok vagy évek múlva is visszakeresni, a megfelelő háttérrel, a megfelelő határidővel és a megfelelő felelőssel, az már igen. Különösen akkor, ha az, aki a vállalást tette, közben más pozícióba került, vagy elhagyta a szervezetet.
Ez minden átadásnál felmerül. Egy új igazgató, egy új vállalati kapcsolatokért felelős vezető, egy új szóvivő olyan vállalásokat örököl, amelyeket ő maga nem tett, és amelyeknek az előzményét nem ismeri. A kérdés, hogy mit tesz egy elődje által tett vállalással, ekkor nem elméleti. A válasz határozza meg, hogy a szervezet folytonosságot mutat, vagy egy olyan memóriát, amely minden váltásnál újra nulláról kezdődik.
Egy vállalás rögzítése egy pillanat. Az ellenőrzése egy időszak: valakinek tudnia kell, mikor közeledik egy határidő, és ennek a személynek nem véletlenül kell éppen annak lennie, aki emlékszik rá. Annak bizonyítása, hogy egy vállalást betartottak, egy harmadik lépés, elkülönülve az első kettőtől, és gyakran az a lépés, amely hiányzik.
Egy szervezet, amely betartott egy vállalást, de ezt nem tudja megmutatni, nincs jobb helyzetben, mint egy szervezet, amely nem tartotta be a vállalást. Egy érintett fél számára, aki azt kérdezi, tettek-e valamit, az „igen, megtettük” alátámasztás nélkül alig más, mint egy új ígéret. Aki tudni akarja, hogyan rögzít egy vállalást és hogyan bizonyítja, hogy betartották, pontosan ebbe a különbségbe ütközik a megtétel és a bizonyítás között.
Egy határidő felelős nélkül nem határidő, hanem egy dátum, amely elmúlik. Amint egy vállalást rögzítettek, tisztázni kell, ki felelős a nyomon követésért, és kit szólítanak fel, ha semmi nem történik. Ennek a hozzárendelésnek a hiányában a felelősség eltűnik az osztályok közötti térben, és pontosan ott halnak meg a vállalások.
A kérdés, ki ellenőrzi a határidőt, és hogyan bizonyítja, hogy ez megtörtént, ezért nem csak szervezési kérdés. Ez egy olyan kérdés, amelyre előre kell választ adni, nem utólag, amikor egy újságíró vagy egy felügyeleti szerv rákérdez.
Nincs törvényi kötelezettség arra, hogy a külvilág felé megmutassák, milyen vállalásokat tettek és melyeket tartottak be. Ez választássá teszi. Azok a szervezetek, amelyek ezt a választást tudatosan teszik meg, adnak az érintett feleknek valamit, amire támaszkodhatnak: nem egy szót egy beszélgetésben, hanem egy nyomot, amelyet követni lehet. Hogy ez a nyom hogyan néz ki, és mit hoz, az a szervezettől és érintett feleitől függ; aki ebbe jobban bele akar mélyedni, olvasson tovább arról, hogyan számol be a vállalásokról olyan módon, amely illik ahhoz, amit már rögzítenek.
A teljes kérdés, a költségektől a bizonyítékig, összefut azon az oldalon, amely arról szól, mit kerül egy kis vállalás, amelyet nem tart be, és hogyan bizonyítja, hogy a következőt betartják.
A Trust Baseline egymás mellé állítja azt, ami belsőleg elképzelnek arról, mit vállaltak, és azt, amit az érintett felek erről külsőleg mondanak. A kettő közötti különbség az első eredmény, nem ítélet arról, kinek van igaza. Emellett egy commitment-tracker nyomon követi a vállalásokat, határidőket és felelősöket, és egy jelzésritmus biztosítja, hogy egy közeledő határidő ne múljon valaki emlékezetén. Az eszköz még készül. Aki ezzel szeretne dolgozni, amint elérhető lesz, feliratkozhat a várólistára.
A vállalások nyomon követése, a határidők ellenőrzése és a bizonyítékok elkészítése maga is feladat, állandó mintákkal és ismétlődéssel. Aki tudni akarja, ennek a munkának melyik része vehető át MI által, és melyik rész igényli továbbra is egy ember figyelmét, az az FTE TO AI munkaelemzésénél talál egy feladatonkénti kiszámítást.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.