Един управител казва по време на разговор с жител от съседството, че се обмисля въпросът за шумовото замърсяване. Един говорител обещава на организация от общността обратна връзка до края на тримесечието. Един член на ръководството споменава в интервю целева дата за някаква мярка. Никое от тези изказвания не е записано в годишен отчет. Никое от тези изказвания не попада в стратегически документ. Но те се помнят, и не от вашата организация.
Щетата от нарушено малко обещание не е малка. Който отлага голяма инвестиция, може да го обясни: пазарни условия, приоритети, капитал. Който просто оставя малко обещание неизпълнено, не дава обяснение, защото никой не е видял, че то предстои. Заинтересованата страна, която го е чакала, прави свой собствен извод. Този извод не се отнася само за онова конкретно обещание. Той се отнася до това дали думата ви значи нещо.
Проектите имат собственици, ръководни групи и линии на отчитане. Обещанията към външни заинтересовани страни обикновено нямат това. Те се раждат в разговор, писмо, дискусия в панел, отговор на въпрос от залата. Правят ги хора, които след това продължават напред със своя дневен ред, а обещанието изчезва в бележки, имейли или никъде.
Това е различен проблем от лошото управление на проекти. Това е проблем на регистрацията: не съществува място, където тези изказвания автоматично да попадат. Без такова място никой не знае как предотвратявате обещания, за които никой не знае, защото първата стъпка не е спазването, а разпознаването на факта, че нещо е било обещано.
Записването на обещание не е трудно. Намирането на обещание месеци или години по-късно, с правилния контекст, правилния срок и правилния собственик, е трудно. Особено когато лицето, което е дало обещанието, вече заема друга длъжност или е напуснало организацията.
Това се проявява при всяко предаване на щафетата. Нов директор, нов ръководител „корпоративни отношения“, нов говорител наследява набор от обещания, които сам не е давал и чиято причина не познава. Въпросът какво правите с обещание на предшественик тогава не е теоретичен. Отговорът определя дали организацията показва приемственост или има памет, която започва отново от нулата при всяка смяна.
Записването на обещание е момент. Следенето му е период: някой трябва да знае кога наближава срок, и този човек не бива случайно да е онзи, който си спомня. Доказването, че обещание е спазено, е трета стъпка, отделна от първите две, и често стъпката, която липсва.
Организация, която е спазила обещание, но не може да го покаже, не е в по-добра позиция от организация, която не е спазила обещанието. За заинтересована страна, която пита дали е направено нещо, „да, направихме го“ без доказателство не е много различно от ново обещание. Който иска да знае как записвате обещание и как доказвате, че е спазено, се сблъсква точно с тази разлика между да го направиш и да го докажеш.
Срок без собственик не е срок, а дата, която просто минава. Веднага след като обещание е записано, трябва да е ясно кой е отговорен за изпълнението и към кого се обръщат, ако нищо не се случва. Без това разпределение отговорността изчезва в пространството между отделите, и точно там умират обещанията.
Въпросът кой следи срок и как доказвате, че е спазен затова не е само организационен въпрос. Това е въпрос, на който трябва да е отговорено предварително, не впоследствие, когато журналист или регулаторен орган попита за това.
Не съществува правно задължение да се показва на външния свят кои обещания са направени и кои са спазени. Това го прави избор. Организациите, които правят този избор осъзнато, дават на заинтересованите страни нещо, на което да се опрат: не дума в разговор, а следа, която може да се проследи. Как изглежда тази следа и какво носи, зависи от организацията и нейните заинтересовани страни; който иска да се задълбочи в темата, може да продължи да чете за как отчитате обещания по начин, който съответства на онова, което вече се записва.
Целият въпрос, от разходите до доказателството, се събира на страницата за какво струва малко обещание, което не спазвате, и как доказвате, че следващото ще бъде спазено.
Trust Baseline поставя вътрешната картина на онова, което е обещано, редом до външната картина на онова, което заинтересованите страни казват за това. Разликата между тези две е първият резултат, не преценка кой е прав. Освен това инструмент за следене на обещания (commitment-tracker) следи обещания, срокове и собственици, а сигнален ритъм се грижи, наближаващ срок да не зависи от чиято си памет. Инструментът е в процес на изграждане. Който иска да работи с него веднага след появата му, може да се запише за списъка на чакащите.
Следенето на обещания, наблюдението на срокове и изготвянето на доказателства сами по себе си също са задачи, с постоянни модели и повторение. Който иска да знае каква част от тази работа може да бъде поета от AI, и каква част продължава да изисква вниманието на човек, ще намери в работния анализ (werkscan) на FTE TO AI изчисление по задача.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.