Et signal kommer ind. Et brev fra en nabo, et kritisk spørgsmål fra en tilsynsmyndighed, en besked der cirkulerer i en brancheforening. Nogen i organisationen ser det først. Og så begynder det spørgsmål, som oftere forbliver ubesvaret end ønskeligt er: skal dette nu op til topledelsen, eller kan det vente til det næste møde.
Det spørgsmål besvares som regel af den, der først får signalet i hænderne. Ikke fordi denne person er bedst rustet til det, men fordi der ikke findes en anden aftale. Hastighed opstår da tilfældigt, afhængigt af hvem der har tjeneste den dag, hvor fyldt direktionens kalender er, og om emnet allerede tidligere er blevet diskuteret.
Ikke ethvert signal, der betyder noget, er akut. Og ikke ethvert akut signal er straks stort. En lille tilsagn, der ikke bliver indfriet, kan koste mere tillid end udeblivelsen af en stor investering. Det gør spørgsmålet om, hvem der bestemmer, hvad der skal op til topledelsen, mere kompliceret end en simpel triage baseret på størrelse. Der er brug for en sondring mellem hvad der er stort og hvad der er følsomt, og den sondring kræver et fast punkt, hvor denne afvejning bliver foretaget, ikke en individuel vurdering, der varierer fra gang til gang.
Uden dette faste punkt opstår et mønster, hvor nogle signaler eskalerer for hurtigt, af forsigtighed, og andre for sent, af vane. Begge former er et problem. Den første fylder bestyrelsens og direktionens kalender med støj. Den anden tillader, at et følsomt signal ligger ubehandlet i ugevis, før nogen melder det.
Løsningen ligger ikke i skarpere definitioner af, hvad der er akut. Sådanne definitioner findes allerede ofte, på papiret, og virker alligevel ikke, fordi praksis ikke retter sig efter kategorier. Hvad der derimod hjælper, er et ritme: et fast tidspunkt, hvor signaler bliver samlet, vejet og, hvor nødvendigt, videresendt. Dette ritme fastlægger ikke på forhånd, hvad der er akut, men sørger for, at spørgsmålet stilles struktureret, i stedet for hændelsesvist.
Spørgsmålet hvor ofte rapporterer De om stakeholdere hører derfor heller ikke kun til kommunikationsafdelingen. Det er et bestyrelsesspørgsmål, fordi rapporteringsfrekvensen bestemmer, hvor hurtigt et signal overhovedet får chancen for at blive genkendt som akut. Et kvartalsritme tillader noget andet end et ugentligt ritme. Ingen af dem er per definition bedre; det afhænger af organisationens eksponering og af, hvor hurtigt omgivelserne reagerer på det, der sker.
Ikke ethvert signal fortjener en plads ved bestyrelsesbordet. Spørgsmålet hvilke signaler hører på bestyrelsesbordet handler om denne udvælgelse, og denne udvælgelse er en af de sværeste dele af hele processen. At lade for mange signaler passere underminerer bordets autoritet; at lade for få signaler passere underminerer tilliden hos den, der har afgivet signalet.
Derfor virker det ikke at lade hastighed bestemmes af én person, på ét tidspunkt, uden fast form. Der er behov for et sted, hvor stakeholderarbejde vender tilbage struktureret, i stedet for som et løsrevet punkt på agendaen, der forsvinder, så snart noget andet trænger sig på. Det er det spørgsmål, der beskrives under hvordan får stakeholderarbejde en fast plads på agendaen, og hvem bestemmer det: ikke hvem der ser signalet, men hvem der har beføjelsen til at sige, at det nu skal diskuteres.
En fast plads på agendaen betyder endnu ikke, at signalet også bliver behandlet på en brugbar måde. Hvad der hører i en signalrapport, bestemmer, om bestyrelsesbordet kan handle eller kun kan konstatere. Siden hvad hører der i en signalrapport går ind på denne form: hvilken information der er nødvendig for at danne en vurdering, og hvilken information der kun tilføjer støj.
Trust Baseline er ikke bygget til at sige, hvad der er akut. Det kan dette instrument ikke, og det hævder det heller ikke. Hvad det derimod gør, er at fastlægge forskellen mellem, hvad ledelsen tror, den ved om stakeholdere, og hvad der faktisk bliver sagt, via en intern forespørgsel sideløbende med en ekstern. Denne forskel er en af de kilder, hvorfra signaler opstår, som kræver hastighed. Commitment-trackeren holder derefter styr på, hvilke tilsagn der er givet, og om de er blevet indfriet, netop fordi et forpasset lille tilsagn ofte tæller tungere end en forpasset stor ambition. Signal-ritmet sørger for, at disse to kilder samles på et fast tidspunkt, i stedet for at forblive løsrevne.
Værktøjet er under opbygning. Den, der ønsker at gøre brug af dette, kan tilmelde sig ventelisten; der findes endnu ingen fungerende version at tilbyde.
Spørgsmålet om, hvornår et signal er akut, afhænger til dels af, hvem der tager det op, og hvor meget tid der er til det inden for organisationen. Den, der vil vide, hvilken del af stakeholderarbejdet, fra signalering til rapportering, der kan overtages af AI, kan få det beregnet med arbejdsscanningen fra FTE TO AI, som pr. opgave kortlægger, hvilken del af arbejdet der kommer i betragtning.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.