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Chi tiene traccia di una scadenza rispettata

Un impegno viene spesso accompagnato da una scadenza. Prima della fine dell'anno, prima della prossima assemblea degli azionisti, entro due trimestri. Nel momento in cui la scadenza viene menzionata, suona chiara. Un anno dopo, la domanda è chi ricorda ancora che era in corso, e chi ha fatto attenzione al fatto che la data si avvicinava.

La scadenza in sé non vigila su nulla. Una data in un verbale, in un comunicato stampa o in una promessa fatta in sala consiglio è un'annotazione, non un meccanismo. Senza un responsabile e senza un luogo dove venga tenuto aggiornato lo stato, la scadenza scompare nel mucchio delle cose che una volta sono state dette. Quando qualcuno se lo chiede, la domanda non è più se sia stata rispettata, ma se qualcuno se la ricordi ancora.

Cosa serve a una scadenza per essere vigilata

Una scadenza diventa qualcosa che si può vigilare solo quando tre elementi sono chiari: chi ha fatto l'impegno, cosa esattamente è stato promesso, e quando avrebbe dovuto essere completato. Se manca uno dei tre, non c'è una scadenza da vigilare, solo il ricordo di una dichiarazione. È anche ciò che si fa con un impegno preso da un predecessore: senza la registrazione dell'accordo originario, rimane solo la domanda se qualcuno se lo ricordi ancora, e questa non è una base su cui orientarsi.

Il responsabile di una scadenza non è automaticamente chi l'ha pronunciata. Gli amministratori cambiano, i portafogli si spostano, e un impegno preso tre anni fa può ricadere su qualcuno che non era presente quando è stato assunto. Vigilare significa che la scadenza ha un luogo che non dipende dalla memoria di una singola persona.

Perché una scadenza in arrivo deve essere visibile prima che scada

L'utilità della vigilanza non sta nel momento in cui una scadenza scade, ma nel periodo che la precede. Una scadenza che emerge solo il giorno in cui termina non offre più alcuna possibilità di scelta. Non c'è più tempo per correggere qualcosa, per spiegare perché qualcosa richiede più tempo, o per segnalare in anticipo che qualcosa non ce la farà.

Un ritmo di segnalazione che porta le scadenze alla luce in tempo utile offre lo spazio per intervenire prima che la pressione della scadenza stessa diventi l'unico segnale. Ciò non cambia il numero di impegni rispettati, ma il modo in cui un'organizzazione li gestisce: correggere in tempo pesa diversamente dal giustificarsi a posteriori.

Piccola o grande, la vigilanza è la stessa

C'è la tentazione di tenere traccia solo delle grandi scadenze: l'impegno strategico, la promessa pubblica, l'obiettivo che compare nella relazione annuale. L'impegno più piccolo, preso in una conversazione con una comunità locale o in risposta alla domanda di un giornalista, non riceve allora né un responsabile né una data.

Questa distinzione non è ovviamente sensata. Quanto costa il fatto che un piccolo impegno non venga rispettato non dipende dalla portata dell'impegno, ma dalla sua visibilità per chi l'ha sentito. Una promessa piccola e specifica non rispettata è spesso più facile da verificare per chi la riceve rispetto a una grande ambizione ancora in corso di realizzazione. La vigilanza sulle scadenze funziona quindi meglio quando non seleziona in base alla grandezza, ma sul semplice fatto che vi sia legata una data.

Fissare non è la stessa cosa che dimostrare

Vigilare su una scadenza e aver rispettato una scadenza sono due cose diverse. La vigilanza garantisce che l'organizzazione sappia in tempo cosa sta accadendo. Dimostrare che un impegno è stato rispettato è un passaggio separato, che richiede una traccia: quando è stato preso l'impegno, chi lo ha preso, cosa è avvenuto e quando. Senza quella traccia, un risultato rimane un'affermazione, anche se di fatto è corretto. Questo riguarda direttamente come si fissa un impegno e come si dimostra che è stato rispettato, e la domanda chi vigila su una scadenza e come si dimostra che è avvenuta: vigilanza e rendicontazione sono due passaggi entrambi necessari, non un unico passaggio che per caso ha due nomi.

Dove si inserisce la Trust Baseline

La Trust Baseline consiste in un'indagine interna accanto a un'indagine esterna presso gli stakeholder. La differenza tra queste due immagini è il primo risultato. A ciò si aggiunge un commitment-tracker che tiene traccia degli impegni, dei loro responsabili e delle loro scadenze, con un ritmo di segnalazione che mostra in tempo utile cosa si sta avvicinando. Non si tratta di un giudizio su cosa ne pensi uno stakeholder: misuriamo la differenza tra ciò che il management pensa di aver detto e ciò che è stato effettivamente registrato, non ciò che il destinatario ne ricorda.

Lo strumento è in fase di sviluppo. Chi desidera già utilizzarlo può iscriversi alla lista d'attesa; non c'è ancora nulla che possiamo fornire oggi.

Chi vigila su una scadenza tiene solitamente traccia anche di quando occorre farne rapporto, e questo apre una domanda che va oltre il solo tracker, ossia come si rendiconta sugli impegni in un modo che regga nel tempo. Tenere traccia delle scadenze, segnalare in tempo utile e comporre una rendicontazione sono tutti compiti composti da passaggi ricorrenti e individuabili. Per chi vuole sapere quale parte di ciò può essere ripresa dall'AI e quale parte resta lavoro umano, la scansione del lavoro di FTE TO AI fornisce per ogni compito un calcolo di quella quota.