Solījums ieinteresētajai pusei rodas bieži sarunā, vēstulē, reakcijā uz incidentu. Kāds organizācijas vārdā saka, ka kaut kas notiks līdz noteiktam datumam. Pēc tam šis solījums bieži pazūd protokolā, e-pasta kastītē vai vienas personas atmiņā. Kas šo personu aizvieto, pārceļas vai aizmirst, paņem solījumu līdzi.
Jautājums, kas uzrauga termiņu, izklausās administratīvs. Tas tā nav. Tas skar organizācijas darbības pamatjautājumu attiecībā uz apkārtējo pasauli. Solījums, ko neviens neuzrauga, praksē kļūst par solījumu, ko neviens nepilda — nevis nevēlēšanās dēļ, bet tāpēc, ka nav mehānisma, kas to izceļ gaismā brīdī, kad tas ir svarīgi.
Lielākā daļa organizāciju solījumus fiksē. Protokolos, darbību sarakstā, gada pārskatā. Problēma nav fiksēšanā, bet tajā, kas notiek pēc tam. Darbību saraksts, kas netiek pārskatīts, ir arhīvs. Solījums, kas pastāv vienīgi tā devēja atmiņā, ir jutīgs pret personāla mainību, reorganizāciju vai vienkārši laika spiedienu.
Trūkst struktūras, kas nošķir trīs lietas: kas ir solīts, kas par to ir atbildīgs, un kad tas ir jāpierāda kā izpildīts. Bez šī dalījuma solījums pārvēršas nodomā, un nodoms nav tas, ko ieinteresētā puse atceras.
Pastāv modelis, kas ir biežāks, nekā izklausās: mazu solījumu neizpilde izmaksā vairāk uzticības nekā liela ieguldījuma neveikšana. Ieinteresētā puse, kas dzird, ka liels solījums nav bijis īstenojams, to pieņem biežāk nekā ieinteresētā puse, kas pamana, ka mazs, konkrēts solījums — atgriezeniskā saite, atskaite, saruna — vienkārši ir aizmirsts. Pirmo izskaidro kā sarežģītību. Otro atceras kā neuzticamību. Vairāk par to, ko šī atšķirība praksē izmaksā, lasāms lapā par mazu neizpildītu solījumu izmaksām.
Tieši tāpēc solījumu izsekošanas rīks (commitment tracker) nav dekoratīvs. Tas pastāv ne tāpēc, lai uzrauga lielus stratēģiskus solījumus — tiem parasti pievērš uzmanību tāpat. Tas pastāv, lai mazi, konkrēti, ar datumu saistīti solījumi paliktu redzami, jo tieši tie visātrāk pazūd no redzesloka un visvairāk sver, kad tas notiek.
Zināms scenārijs: vadītājs dod solījumu, tiek nomainīts, un jaunais vadītājs nezina, ka solījums pastāv — vai zina, bet nejūtas ar to saistīts, jo pats to nav devis. Ieinteresētās puses šo atšķirību neveic. Viņiem organizācija ir tā puse, kas kaut ko ir sacījusi, ne konkrēta persona. Kā ar to rīkoties, ir atkarīgs no tā, cik precīzi ir noregulēta nodošana un vai solījums ir atsaistīts no personas, kas to devusi. Šis jautājums atkārtojas lapā par priekšgājēja solījumiem.
Izsekošanas rīks, kas solījumus sasaista ar lomu, nevis ar vārdu, un ar datumu, nevis ar neskaidru "tuvākajā laikā", pārcieš personāla mainību. Bez šādas struktūras solījums retos gadījumos pārcieš reorganizāciju.
Organizāciju, kas apgalvo, ka solījums ir izpildīts, un organizāciju, kas to var pierādīt, ieinteresētās puses neuztver vienādi. Pierādīšanai nepieciešams pēdas nospiedums: kāds precīzi bija solījums, kad tam vajadzēja būt izpildītam, kas konkrēti ir notikušas, un kas to var apstiprināt. Bez šī pēdas nospieduma apgalvojums paliek apgalvojums, un ieinteresētā puse, kura iepriekš ir bijusi vīlusies, apgalvojumam vairs netic uz vārda.
Tas skar arī jautājumu, kā un cik bieži organizācija par šo tēmu komunicē ar sabiedrību. Solījums, kas tiek pieminēts vienīgi brīdī, kad tas ir izpildīts — vai tieši nav — jūtas citādāk nekā solījums, kas starplaikā jau ir redzams kā notiekošs process. Kā šis ritms izskatās, aplūkots lapā par atskaišu biežumu attiecībā uz ieinteresētajām pusēm un lapā par atskaitīšanos par solījumiem un izpildes pierādīšanu.
Solījums, kas nekad nav apspriests valdes galdā, praksē ir solījums, ko organizācija nav apzināti devusi — pat tad, ja to ir izteikusi persona ar pilnvarām. Kuriem signāliem strukturāli būtu jānonāk uz šī galda un kuriem tieši nebūtu jāpaliek kā neskaidrai raizei bez atbildīgā, ir atsevišķs jautājums. Tas aplūkots lapā par to, kādi signāli pieder valdes galdam, tāpat kā jautājums, kā novērst, ka rodas solījums, kas paliek ārpus organizācijas redzesloka — lasāms lapā par solījumiem, ko neviens nezina.
Solījumu izsekošanas rīks (commitment tracker) kā Trust Baseline daļa nav atskaišu rīks un nav arhīvs. Tā ir struktūra, kas solījumu sasaista ar lomu, termiņu un pierādīšanas pienākumu, tā, lai uzraudzība nebūtu atkarīga no atmiņas. Rīks, kas šo atbalsta, ir izstrādes procesā. Kas vēlas ar to strādāt jau tagad, var pierakstīties gaidīšanas sarakstā; pasūtīt vēl nekas nav, bet ir kaut kas, ko gaidīt.
Solījumu uzraudzība ir viens no uzdevumiem, kas šobrīd bieži gulstas uz vienu personu, ar visu tam raksturīgo trauslumu. Kura daļa no šīs uzraudzības — termiņu signalizēšana, pierādījumu sagatavošana, atbildīgo atgādināšana — ir piemērota nodošanai AI, atšķiras katrā organizācijā. FTE TO AI darba skenēšana (werkscan) katram uzdevumam aprēķina, kuru darba daļu var pārņemt, lai šis novērtējums nebūtu balstīts uz nojausmu.
Vraag maar. Het interessantste antwoord komt meestal van wie u nog niet heeft gesproken.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.