Eine Berichterstattung über Zusagen wird meist erst erstellt, wenn jemand danach fragt. Ein Aufsichtsrat, ein Journalist, ein Prüfer. Dann stellt sich heraus, dass die Zusage selbst noch auffindbar ist — in einem Protokoll, einer Pressemitteilung, einer E-Mail — aber dass niemand zeigen kann, was danach geschehen ist. Berichterstattung über Zusagen ist also nicht in erster Linie eine Schreibfrage. Es ist eine Frage danach, was Sie festgelegt haben in dem Moment, als Sie die Zusage machten, und was Sie in der Zeit danach nachgehalten haben.
Eine Liste mit Zusagen ist eine Ansammlung von Sätzen. Eine Berichterstattung ist etwas anderes: sie zeigt pro Zusage, wer sie gemacht hat, wann, gegenüber wem, was die Frist war, und was geschehen ist, als diese Frist verstrich. Ohne diese Struktur stützt sich eine Berichterstattung auf Erinnerung und auf das Wohlwollen der Menschen, die damals dabei waren. Das funktioniert, solange diese Menschen noch da sind. Es hört auf zu funktionieren bei einer Übergabe, einer Reorganisation, oder einfach dem Verstreichen der Zeit. Was Sie dabei mit einer Zusage tun, die ein Vorgänger gemacht hat und die Sie selbst nicht gemacht haben, ist was tun Sie mit einer Zusage eines Vorgängers eine Frage, die in praktisch jeder Berichterstattung wiederkehrt, meist ohne dass es darauf eine feste Antwort gibt.
Eine Berichterstattung kann nicht mehr zeigen als das, was festgelegt wurde. Das bedeutet, dass die Qualität einer Berichterstattung über Zusagen in dem Moment bestimmt wird, in dem die Zusage gemacht wird, nicht in dem Moment, in dem Rechenschaft darüber verlangt wird. Wer erst im Nachhinein rekonstruiert, was versprochen wurde und gegenüber wem, entdeckt oft, dass ein Teil der Zusagen nie irgendwo notiert wurde. Sie wurden in einem Gespräch, einer Podiumsdiskussion, einer informellen Erläuterung gemacht, und bestehen nur noch im Gedächtnis derjenigen, die dabei waren. Wie Sie das verhindern und welche Zusagen dabei am leichtesten durch die Maschen schlüpfen, steht beschrieben auf wie verhindern Sie Zusagen, die niemand kennt. Eine Berichterstattung ist also immer nur so gut wie die Festlegung, die ihr vorausging.
Es gibt einen Unterschied zwischen dem Aufschreiben einer Zusage und dem Nachweis, dass sie eingehalten wurde. Das erste erfordert einen festen Moment: einen Ort, an dem die Zusage landet, sobald sie gemacht wird, mit dem Datum, der Quelle und der Frist dazu. Das zweite erfordert etwas anderes: eine Spur dessen, was zwischen dem Moment des Zusagens und dem Moment des Einhaltens geschehen ist, mit den Aktionen und den dazugehörigen Daten. Berichterstattung wird erst möglich, wenn beide Schritte erfolgt sind. Wie diese Festlegung und dieser Nachweis sich zueinander verhalten, ist ausgearbeitet auf wie legen Sie eine Zusage fest und wie weisen Sie nach, dass sie eingehalten ist. Wer diese zwei Schritte nicht auseinanderhält, kommt beim Schreiben einer Berichterstattung oft zu dem Schluss, dass zwar eine Absicht vorlag, aber kein Nachweis.
Eine Zusage ohne Frist ist schwer zu berichten, weil es keinen Moment gibt, an dem festgestellt werden kann, ob sie eingehalten wurde. Aber eine Frist allein reicht auch nicht: jemand muss diese Frist überwachen, und diese Überwachung muss selbst auch sichtbar sein. Andernfalls entsteht eine Berichterstattung, die behauptet, dass etwas geschehen ist, ohne das belegen zu können. Wer innerhalb einer Organisation diese Überwachung übernimmt und wie das nachgewiesen wird, ist ausgearbeitet auf wer überwacht eine Frist und wie weisen Sie nach, dass es geschehen ist. Dies ist meist das schwächste Glied in einer Berichterstattung: nicht das Fehlen der Zusage, sondern das Fehlen von jemandem, der für deren Überwachung verantwortlich war.
Eine Berichterstattung über Zusagen wird oft um die großen, sichtbaren Versprechen herum aufgebaut: eine Investition, ein Ziel, eine strukturelle Veränderung. Aber das Nichteinhalten einer kleinen Zusage — eine Rückmeldung, eine Reaktion, eine kleine Anpassung — kostet in der Regel mehr Vertrauen als das Unterlassen einer großen Investition. Eine große Zusage wird als etwas mit einem langen Horizont und vielen Abhängigkeiten verstanden. Eine kleine Zusage wird als Test angesehen: hält sich diese Organisation an das, was sie sagt, auch wenn es wenig Mühe kostet. Was das Nichteinhalten einer solchen kleinen Zusage tatsächlich kostet, und warum sich das nicht in Geld ausdrücken lässt, steht auf was kostet eine kleine Zusage, die Sie nicht einhalten, und wie weisen Sie das nach. Eine Berichterstattung, die nur die großen Zusagen berücksichtigt, lässt den größten Teil des Risikos unbenannt.
Wenn Berichterstattung über Zusagen nur in dem Moment geschieht, in dem danach gefragt wird, dann ist jede Berichterstattung eine Rekonstruktion. Wird das Nachhalten von Zusagen und das Überwachen von Fristen zu einem fortlaufenden Prozess, dann wird Berichterstattung zu einer Frage des Nachschlagens dessen, was bereits festgelegt ist. Dieser Unterschied — zwischen Rekonstruieren und Nachschlagen — ist genau das, womit die Frage nach der Berichterstattung über Zusagen beginnt und endet. Mehr darüber, wie diese beiden sich zueinander verhalten, und was dabei nachgewiesen werden kann, steht auf wie berichten Sie über Zusagen und wie weisen Sie nach, dass es stimmt.
Das Notieren einer Zusage, das Verknüpfen einer Frist, das Protokollieren einer Aktion und das Zusammenstellen einer Berichterstattung sind allesamt Aufgaben, die aus wiederkehrenden, erkennbaren Schritten bestehen. Solche Aufgaben sind genau das, worauf der Werkscan von FTE TO AI blickt: der berechnet pro Aufgabe, welcher Teil der Arbeit von KI übernommen werden kann, ohne dass damit etwas über die Zusage selbst entschieden wird. Wer wissen möchte, welcher Teil der Berichterstattung über Zusagen als Aufgabe in Frage kommt, kann das mit dem Werkscan berechnen lassen.
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